Eerste verbinding met Quickbooks
Klipboard synchroniseert pas met Quickbooks nadat er een eerste verbinding is gemaakt. Klik hier voor meer informatie over het koppelen van uw Klipboard-account met Quickbooks.
BELANGRIJK
Wanneer u klaar bent om facturen aan te maken in Quickbooks, gaat u naar Instellingen > Boekhouding > Beginnummer factuur en voert u het beginnummer in. Dit nummer moet het nummer zijn dat volgt op uw laatste factuurnummer in Quickbooks.
De verbinding met Quickbooks duurt 60 minuten. Daarna wordt de verbinding verbroken en moet u opnieuw verbinding maken om opnieuw te synchroniseren.
Bulkimport voorraad: Nadat u Quickbooks hebt gekoppeld, raden we u ten zeerste aan uw catalogus 'Producten en diensten' te exporteren vanuit uw Quickbooks-account. Na het exporteren formatteert u het bestand voor import in het voorraadbeheer van Klipboard.
Na het importeren kunt u bestaande producten en diensten selecteren bij het maken van een offerte, factuur of inkooporder, wat zorgt voor een sneller proces. Klik hier voor meer informatie over het importeren van producten en diensten in uw Klipboard-account.
Wat u moet weten voor de eerste verbinding
Bij de eerste verbinding tussen Klipboard en Quickbooks worden alle klanten en leveranciers vanuit uw Quickbooks-account gesynchroniseerd met Klipboard volgens de bestaande hiërarchie die in Quickbooks is ingesteld.
Quickbooks-hoofdklant = Klipboard-klant
Quickbooks-subklant = Klipboard-klantlocatie
Quickbooks-leverancier = Klipboard-leverancier
Synchronisatieregels voor klanten en leveranciers na de eerste verbinding en synchronisatie
Synchronisatieregels voor klanten of leveranciers van QuickBooks en klanten, klantlocaties of leveranciers van Klipboard na de eerste synchronisatie:
Synchronisatieregels voor klanten en klantlocaties:
Klanten van Klipboard worden gesynchroniseerd met de bovenliggende klant van QuickBooks en zijn tweerichtingsverkeer voor bewerkingen.
Maak daarom altijd uw klant aan op Klipboard om deze te synchroniseren met QuickBooks. Maak ze niet aan op QuickBooks.
Sublocaties van klanten/vestigingslocaties van Klipboard worden gesynchroniseerd met de subklant van de bovenliggende klant in QuickBooks en zijn tweerichtingsverkeer voor bewerkingen.
Maak daarom altijd uw klantlocatie aan op Klipboard om deze te synchroniseren met QuickBooks. Maak ze niet aan op QuickBooks.
Synchronisatieregels voor leveranciers:
Leveranciers van Klipboard worden gesynchroniseerd met QuickBooks-leveranciers en kunnen in twee richtingen worden bewerkt.
Maak daarom altijd uw leverancier aan in Klipboard en deze wordt gesynchroniseerd met QuickBooks. Maak ze niet aan in QuickBooks.
QuickBooks heeft een specifieke regel met betrekking tot klanten of leveranciers die worden aangemaakt. Alle klanten of leveranciers die worden aangemaakt en gesynchroniseerd met QuickBooks, moeten een unieke naam hebben. Dit geldt ook voor alle klanten, sublocaties en leveranciers die u in Klipboard aanmaakt om ervoor te zorgen dat ze worden gesynchroniseerd met Quickbooks.
Een klant kan niet tevens leverancier zijn en vice versa.
Een klant kan niet dezelfde naam hebben als een leverancier en vice versa.
Synchronisatieregels voor de hiërarchie van bovenliggende en subklanten voor klanten en klantlocaties:
Bij de eerste verbinding tussen Klipboard en Quickbooks worden alle klanten en leveranciers gesynchroniseerd vanuit uw Quickbooks-account naar Klipboard, omdat de bestaande hiërarchie (bovenliggende en subklant) is ingesteld in Quickbooks.
Als u deze hiërarchie in de toekomst echter wijzigt in Quickbooks (bijvoorbeeld een bovenliggende klant wijzigen in een subklant of vice versa), wordt deze niet weergegeven in Klipboard. Bewerkingen of facturen worden echter nog steeds gesynchroniseerd van Klipboard naar de bovenliggende of subklant.
Regels voor factuursynchronisatie
Facturen worden automatisch naar Quickbooks verzonden wanneer ze verbonden zijn met Quickbooks en wanneer ze worden aangemaakt op de factuurpagina in Klipboard.
Nadat ze naar Quickbooks zijn verzonden, worden alle wijzigingen in de factuur in Klipboard gesynchroniseerd met Quickbooks en bijgewerkt.
Facturen die in Klipboard zijn aangemaakt, maar in Quickbooks zijn bewerkt, worden gesynchroniseerd met Klipboard. U moet een handmatige synchronisatie uitvoeren om deze wijzigingen weer te geven. Lees het volgende artikel waarin wordt uitgelegd hoe u dit kunt doen.
Facturen die in Quickbooks zijn aangemaakt, worden niet naar Klipboard verzonden. Maak uw factuur daarom altijd aan via Klipboard.
Facturen kunnen alleen in Quickbooks als betaald worden gemarkeerd. Zodra betalingen voor een factuur in Quickbooks zijn afgestemd/geregistreerd, wordt Klipboard bijgewerkt (niet automatisch gesynchroniseerd) en wordt die factuur als betaald weergegeven. Om Klipboard bij te werken voor facturen die zijn afgestemd en gemarkeerd als Betaald in Quickbooks, moet u een handmatige synchronisatie uitvoeren. Lees het volgende artikel waarin wordt uitgelegd hoe u dit kunt doen.
Facturen met de status 'Concept' in Klipboard worden gesynchroniseerd met Quickbooks met de status 'Vandaag verschuldigd', omdat Quickbooks de 'Vervaldatum' standaard instelt op de datum waarop de factuur in Klipboard is aangemaakt.
Zodra een factuur in Klipboard is bijgewerkt van de status 'Concept' naar de status 'Verzonden (In afwachting van betaling), worden de factuurdatum en de vervaldatum door de automatische synchronisatie met Quickbooks bijgewerkt naar de instellingen die in Klipboard voor de betreffende factuur zijn ingesteld.
Alle verzonden facturen (status 'Wacht op betaling') van Klipboard worden gesynchroniseerd met Quickbooks als de status 'Verzonden'.
Alle facturen met de status 'Te laat' in Klipboard worden in Quickbooks gemarkeerd als 'Te laat'.
Klipboard synchroniseert geen bestandsbijlagen van/naar Quickbooks.
We synchroniseren factuurproduct- en serviceregels naar Quickbooks als 'Niet-voorraad'-artikelen als er geen voorraadproduct- en serviceregel in uw Quickbooks-account aanwezig is.
We synchroniseren factuurproduct- en serviceregel 'Accountcodes' naar Quickbooks op basis van uw selectie in Klipboard als er geen voorraadproduct- en serviceregel in uw Quickbooks-account aanwezig is. Als er een voorraadproduct- en serviceregel in uw Quickbooks-account aanwezig is, wordt de 'Accountcode' die op de regelregel is toegepast, ingesteld voor uw voorraadregel in Quickbooks.
Meer informatie
Bekijk meer helpartikelen over het gebruik van de functionaliteit van de QuickBooks-integratie