1️⃣ ¿Qué es y por qué la necesitas?
Una plantilla de WhatsApp es un mensaje preparado y guardado que se utiliza para:
Enviar recordatorios de citas
Confirmaciones
Encuestas
Otros mensajes automatizados…
❗ Importante: WhatsApp solicita siempre el uso de plantillas cuando inicias la conversación con el paciente.
Antes de poder usarlas, WhatsApp revisa y aprueba cada plantilla.
2️⃣ Cómo crear tu primera plantilla en Kokuai
Accede al apartado de Plantillas.
Haz clic en “Nueva plantilla” para comenzar a crearla.
👉 Componentes de una plantilla
Rellena los siguientes campos (no todos son obligatorios):
📄 Nombre de la plantilla
Nombre que permite identificarla fácilmente.
❗️Importante: no se puede repetir ni editar una vez guardado.
🏷️ Categoría
Define el propósito del mensaje:
Marketing: promocional, con coste.
Utility: sin coste adicional.
WhatsApp puede modificar la categoría al aprobar la plantilla.
🌐 Idioma
Idioma en el que está escrita la plantilla.
Si escribes en otro idioma, elige cualquiera; WhatsApp determinará el idioma al revisarla.
🖼️ Header (Encabezado) – Opcional
Puede ser un texto corto en negrita o un archivo multimedia (imagen o vídeo).
Recomendación: colocar el logo de la clínica.
No se permiten emojis.
✏️ Body (Cuerpo)
Texto principal del mensaje que leerá el paciente.
Incluye el contenido y las variables (nombre, hora, motivo, etc.).
📌 Footer (Pie de página) – Opcional
Texto breve al final del mensaje.
Ideal para la firma de la clínica.
No se permiten emojis.
🔘 Botones
Opciones que el paciente puede pulsar para responder rápido, por ejemplo:
“Confirmo”
“Reprogramo”
“Cancelo”
También se puede añadir un link, por ejemplo, para dejar una reseña en Google.
👉 Personaliza tus Mensajes con Variables (body-cuerpo)
Las variables que podrás añadir en el cuerpo del mensaje, te permiten personalizar tus plantillas con información del paciente, como su nombre, la fecha de la cita, etc. Esto hace que tus comunicaciones sean mucho más personales y efectivas.
Para usar una variable, solo tienes que abrir el “campo disponible” y pegar la variable en el cuerpo del mensaje.
👉 Plantillas de Escritura Libre
¿Necesitas enviar un mensaje cuyo contenido varía cada vez? Las plantillas de escritura libre son la solución.
Para crear una, debes incluir la variable {{motivo}} en el cuerpo del mensaje.
Al enviar la plantilla, Kokuai te permitirá escribir el texto que desees en lugar de esa variable.
Requisitos para las plantillas de escritura libre:
La plantilla no puede empezar ni terminar con la variable {{motivo}}.
Debe haber texto antes y después de la variable.
Es recomendable incluir un saludo y una despedida para dar contexto al mensaje.
👉 Botones Interactivos: Facilita la Comunicación
Los botones son una forma rápida y sencilla de guiar a tus pacientes y obtener respuestas inmediatas.
Tipos de botones:
💬 Botones de Respuesta Rápida, (Quick_reply)
Permiten al paciente responder con un solo clic.
Ejemplos: “Confirmar”, “Cancelar”, “Reprogramar”.
📲 Botones de Acción (CTA):
Redirigen al paciente a una acción específica:
Llamada telefónica: inicia una llamada al número configurado.
Enlace a una web (URL): abre una página web, como tu sitio, una encuesta de satisfacción o tus redes sociales.
💡 Consejo:
El texto de los botones debe ser corto y claro.
No incluir emojis, para asegurar la aprobación de WhatsApp
👉 Estados de una plantilla
Desde que creas una plantilla hasta que está lista para usarse, pasa por diferentes estados:
📝 Borrador:
La plantilla está siendo creada en Kokuai.
Puedes editarla libremente en este estado.
📤 Enviada:
La plantilla ha sido enviada a Meta (WhatsApp) para su revisión.
Importante: Meta es quien aprueba y categoriza la plantilla.
✅ Aprobada:
La plantilla ha sido aprobada por Meta y ya está lista para usarse.
❌ Rechazada:
Meta ha rechazado tu plantilla.
Debes revisarla, corregirla y volver a enviarla.
⚠️ Nota importante:
Una vez enviada a revisión, la plantilla no puede editarse.
Si necesitas cambios, tendrás que crear una nueva plantilla.
3️⃣ Aprobación de la plantilla
Una vez que guardas y publicas tu plantilla, se envía a Meta para su revisión. En Meta quien tiene que aprobar la plantilla y quien la va a categorizar (Marketing/Utility).
El tiempo de aprobación de una plantilla puede variar. Algunas se aprueban en cuestión de minutos, Meta indica que como plazo maximo son 24 horas. Mientras tanto, la plantilla aparecerá con el estado “Enviada”.
👉 Plantillas de WhatsApp: Diferencias entre Utility y Marketing
Meta clasifica las plantillas en dos categorías principales durante su aprobación. Independientemente de la categoría que hayas seleccionado al crear la plantilla, la decisión final de clasificación siempre corresponde a META.
📊 Comparativa de Categorías de Plantillas
Categoría | Propósito | Ejemplos | Coste |
Utility | Mensajes para el paciente que aporta información ya solicitada por él. | - Recordatorios de citas - Confirmaciones de reserva - Actualizaciones de estado | ✅ Generalmente incluido en tu plan de Kokuai |
Marketing | Mensajes promocionales, ofertas o anuncios. Captación de clientes. | - Descuentos - Lanzamiento de nuevos servicios - Recalls | 💰 Conlleva un coste adicional por conversación |
El sistema de revisión de Meta funciona automáticamente y analiza el contenido de tu plantilla. Si detecta lenguaje que parece promocional, la clasificará como “Marketing”.
Para que tus recordatorios tengan más posibilidades de ser “Utility”, ten en cuenta estos consejos:
Sé directo y claro: Solo incluye la información esencial de la cita.
Evita lenguaje de promoción: No uses palabras como “oferta”, “descuento”, “gratis”, “promoción” o “aprovecha”.
Usa emojis y signos de exclamación con moderación: Si los pones en exceso, WhatsApp puede interpretarlo como marketing.
Desde enero de 2026, todos los clientes tenéis incluidas 100 Plantillas de Marketing sin coste en vuestro plan.
4️⃣Solución de problemas comunes
👉 Mi Plantilla fue Aprobada pero da Error al Enviar
Puede que una plantilla esté aprobada pero luego no te deje enviarla, revisa estos puntos:
Revisa las Variables: Asegúrate de que todas se rellenan con el formato correcto (por ejemplo, las fechas en el campo de fecha). Un mal uso de las variables puede que no deje enviar las plantillas.
Prueba la plantilla: Mándatela a tu propio número de WhatsApp para ver cómo funciona en la práctica
Habla con soporte: Si sigue dando problemas, ponte en contacto con nuestro equipo de soporte, indicándoles el nombre exacto de la plantilla y el error que te aparece.
👉 ¿Qué hago si Meta rechaza mi plantilla?
No te preocupes si esto pasa, puedes corregirla y volver a enviarla. Las razones más comunes de rechazo son:
Uso o formato incorrecto de las variables.
Contenido poco claro o que incumple las políticas de WhatsApp.
Revisa tu plantilla, haz los ajustes necesarios y vuelve a enviarla para su aprobación.
Si tienes dudas, nuestro equipo de soporte está disponible para ayudarte.