Vos conditions générales de vente prévoient des pénalités en cas de retard de paiement ? LeanPay peut les rappeler automatiquement à vos clients dans vos relances, avec un montant calculé pour chaque relance. Un bon moyen d'appuyer votre demande de paiement, sans faire le calcul vous-même.
Deux types de pénalités peuvent être affichés : l'indemnité forfaitaire de recouvrement (IFR) et les pénalités de retard calculées à partir d'un taux que vous définissez. Elles se configurent étape par étape, dans vos plans de relance.
Bon à savoir
Les pénalités affichées dans LeanPay sont purement informatives. Elles ne sont ni facturées, ni ajoutées à l'encours de votre client, ni envoyées à votre logiciel comptable. Le montant relancé reste toujours le solde des factures tel qu'il figure dans votre comptabilité. Si vous souhaitez réellement facturer ces pénalités, c'est à faire depuis votre outil de facturation.
Les deux types de pénalités
Indemnités forfaitaires de recouvrement (IFR) - un montant fixe de 40,00 € par facture échue, prévu par la loi française. LeanPay multiplie ce montant par le nombre de factures échues de la relance.
Pénalités de retard (appelées pénalités contractuelles dans le paramétrage) - un montant calculé chaque jour à partir du taux annuel que vous définissez, du solde restant dû de chaque facture échue et de son nombre de jours de retard.
Configurer les pénalités dans un plan de relance
Rendez-vous dans Paramètres et réglages → Plans de relance, puis ouvrez le plan concerné.
Sélectionnez l'étape de relance sur laquelle vous voulez afficher les pénalités : email, courrier ou appel téléphonique.
Dans la section Pénalités de retard de l'étape :
activez Rappel des indemnités forfaitaires de recouvrement (IFR) pour afficher l'IFR ;
activez Rappel des pénalités contractuelles pour afficher les pénalités de retard, puis renseignez le Taux annuel à appliquer (en %).
Enregistrez le plan.
Répétez l'opération pour chaque étape où vous voulez faire apparaître les pénalités : vous pouvez par exemple ne les afficher qu'à partir de la deuxième ou troisième relance, pour durcir le ton progressivement.
Bon à savoir
Le taux est commun à tout le plan de relance : si vous le modifiez sur une étape, il change pour toutes les étapes du plan. En revanche, l'activation des pénalités se fait étape par étape. Les étapes SMS ne permettent pas d'afficher de pénalités.
Comment le montant est calculé
IFR : 40,00 € x nombre de factures échues de la relance.
Pénalités de retard : pour chaque facture échue, LeanPay applique la formule suivante, puis additionne les montants obtenus :
Solde restant dû x nombre de jours de retard x taux annuel / 365
Exemple : une facture dont il reste 10 000 € à régler, en retard de 30 jours, avec un taux de 10 % : 10 000 x 30 x 10 % / 365 = 82,19 € de pénalités.
Les pénalités ne portent que sur les factures échues : les factures non échues n'en génèrent pas. Le calcul se base sur le solde restant dû, pas sur le montant initial : un paiement partiel réduit donc les pénalités. Comme le nombre de jours de retard augmente chaque jour, le montant affiché évolue d'une relance à l'autre.
Où apparaissent les pénalités
Dans vos emails et courriers de relance - un bloc Pénalités s'ajoute en bas du tableau de relance, avec le nombre de factures concernées et le total de chaque type de pénalité. Le tableau de relance doit donc être présent dans le modèle de l'étape.
Lors d'un appel téléphonique - le nombre de pénalités et leurs totaux sont rappelés dans la fenêtre de l'appel, pour que vous puissiez les mentionner à votre interlocuteur.