Présentation des principes clés de la planification des relances dans LeanPay.
Point clé de la planification : la détermination du niveau
Pour définir la prochaine relance, LeanPay se base sur 4 étapes importantes :
Identification des factures : LeanPay récupère les factures concernées en fonction du client et de l'entité.
Dernière relance effectuée : le système vérifie la dernière relance effectuée pour déterminer la prochaine relance à effectuer.
Détermination du niveau :
Si la facture la plus ancienne du client est la même que celle de la dernière relance effectuée, alors le niveau de la nouvelle relance est celui dont le délai post-échéance est le 1er supérieur au niveau de la dernière relance effectuée.
Si la facture la plus ancienne du client a changé depuis la dernière relance effectuée, alors la planification est recalculée et le niveau de la nouvelle relance est celui dont le délai est inférieur ou égal au retard de la facture la plus ancienne du client.
Si la dernière relance manuelle n’est pas réalisée avant le passage au prochain niveau de relance prévu, elle passera automatiquement au niveau supérieur.
Respect des règles de planification : Plusieurs paramètres essentiels de la planification sont également pris en compte :
le respect des jours ouvrés
le délai minimum entre deux actions
Impact des modifications majeures :
Certaines modifications peuvent interférer avec la planification habituelle des relances :
Changements dans le plan de relance : toute modification du contenu du plan de relance peut déclencher une nouvelle planification en fonction de la facture la plus ancienne du client.
Échec ou passage de relance : si une relance échoue ou est passée, la planification est ajustée en conséquence pour assurer la continuité des actions de recouvrement.
La planification des relances
Une fois le niveau de relance défini, il faut alors planifier la relance dans le temps, et ce en fonction de plusieurs règles précises. Nous allons voir ici quelles sont ces règles et comment elles s'intègrent lors de la planification.
Légende des schémas :
Pour illustrer les règles, nous utiliserons des mises en situation schématisées. Pour une meilleure compréhension des exemples fournis, ces schémas utiliseront une légende spécifique :
Notifications Pré-Échéance : Liberté de planification
Règles :
Pour chaque facture, une seule notification pré-échéance peut être programmée par jour, et ce jusqu'à l'échéance de la facture.
Le délai minimum n'a aucun impact sur les notifications.
LeanPay ne tient pas compte des jours ouvrés pour l'envoi des notifications.
Les envois automatiques des notifications s'opèrent tous les jours à partir de 08h45 UTC+1.
Exemple : Dans ce cas, les deux notifications (auto et manuelle) partent sans qu'une quelconque règle n'intervienne.
Planification des étapes post-échéance en jours ouvrés
Règle :
Si une étape de relance est planifiée en jour ouvrable, elle est reportée au prochain jour ouvré.
Exemple : La planification de première étape de relance, prévue en auto, est théoriquement planifiée pour le dimanche. La règle ne permet pas de le faire, nous reportons donc au lundi suivant.
Le délai minimum entre deux relances
Règle :
Le délai minimum entre deux actions garantit un intervalle de temps incompressible entre deux relances. Chaque nouvelle relance doit respecter ce délai minimum avant de pouvoir être générée et envoyée.
Exemple : Nous avons un délai minimum de 4 jours, une nouvelle étape ne sera planifiée qu'après au moins ces 4 jours suivant l'envoi de la dernière relance.
Note : En cas de changement de plan de relance, ce délai minimum est respecté.
Envois automatiques vs manuels : règles différentes
Règles :
Les envois automatiques sont effectués immédiatement après la planification, tandis que les envois manuels peuvent être réalisés à tout moment par un utilisateur et ne sont pas soumis à la règle des jours ouvrés. Cependant, si une relance n’est pas effectuée avant le passage au prochain niveau de relance prévu, celle-ci passera automatiquement au niveau supérieur.
Les envois automatiques des étapes de relances s'opèrent tous les jours à partir de 10h30 UTC+1.
Exemple : Les relances 1 et 2 définies comme automatiques, s'envoient juste après la planification. L'envoi de l'étape 3, définie comme manuelle, sera disponible et à actionner manuellement une fois planifiée, depuis la page des relance à effectuer. Dans le cas présent, l'utilisateur a vu sa relance disponible dès le mercredi (date de planification) et l'a envoyé le dimanche suivant.
Répétition de la dernière étape de relance
Règle :
La dernière étape de relance se répète en suivant le délai minimum entre deux actions défini dans le plan de relance, tant qu'un calcul de la relance n'est pas nécessaire (impact majeur ou changement de date d'échéance).
Exemple : Le délai minimum entre chaque action est configurée pour se répéter tous les 4 jours. Ainsi, l'étape sera planifiée systématiquement jusqu'à ce que la situation de paiement change au niveau de l'encours relancé.
