La bonne gestion des contacts dans LeanPay est essentielle pour garantir des relances clients fiables et pertinentes.

Ajout ou modification d'un contact client

Voici comment ajouter ou éditer le contact d'un client en particulier :

Dans l'onglet 'Clients', recherchez et cliquez sur le client concerné pour accéder à sa fiche détaillée
Dans la fiche détaillée du client, cliquez sur l'onglet 'Contacts & Adresses'
Cliquez sur 'Ajouter un contact'. Une fenêtre apparaît pour saisir les détails du contact.
Remplissez les détails du nouveau contact : entrez la civilité, le prénom, le nom, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone. Vous pouvez également lui attribuer les valeurs d'une propriété facture en cas de besoin pour les relances.
Enregistrez le nouveau contact

Contact principal : le contact principal sera le destinataire principal des relances par email, par courrier et par sms.

Import d'un fichier de contacts clients dans LeanPay

Créez un fichier Excel ou exportez-le depuis votre outil comptable ou votre CRM en incluant les informations suivantes :

Code client*
Civilité du contact
Nom du contact
Prénom du contact
E-mail*
Numéro de téléphone fixe du contact
Numéro de téléphone mobile du contact
Indication si le contact est le principal non au sein de l'entreprise ("Principal" ou "Secondaire")
Valeur.s d'une propriété facture associée à l'usage de relance si nécessaire

Téléchargez le modèle pour l'import de vos contacts clients : LeanPay_ModèIe import contacts.xlsx

Une fois votre fichier préparé, voici comment l'importer sur LeanPay :

Cliquer sur 'Imports' dans la barre latérale située à gauche de l'écran
Puis cliquer sur le bouton 'Importer' situé en haut à droite de l'écran
Puis cliquer sur 'Données complémentaires'
Puis sélectionnez le module d'import 'Contacts clients'
Importez votre fichier au format XLSX ou CSV ou XLSX
Choisissez la feuille de calcul : si votre fichier dispose de plusieurs onglets, nous vous demanderons de choisir la feuille de calcul dédiée.
Définissez la clé de référence : assurez-vous d'utiliser une clé unique pour lier vos informations importées aux données LeanPay (ex. le code client).
Identifiez les colonnes : liez les en-têtes et colonnes de votre fichier aux champs correspondants dans l'application.
Validez l'import : confirmez pour terminer l'import.

A retenir :

Un contact ne sera créé que si le client associé est présent dans LeanPay
En cas de ré-import, les informations existantes seront remplacées par les nouvelles données.
Les données non présentes dans le nouvel import resteront inchangées (aucune donnée supprimée)