La synchronisation de LeanPay avec votre comptabilité est indispensable pour assurer un recouvrement fiable et performant. Cette synchronisation peut s'effectuer par l'import du Grand Livre Clients issu de votre ERP ou de votre outil comptable.
L'import du Grand Livre Clients permet de :
Intégrer dans LeanPay toutes les écritures des comptes clients non soldées à date
Créer dans LeanPay les factures et avoirs et opérations diverses créées en comptabilité depuis le dernier import du Grand Livre Clients
Intégrer dans LeanPay les paiements reçus depuis le dernier import du Grand Livre Clients (paiements lettrés ou non lettrés)
Mettre à jour le statut des factures dans LeanPay grâce à l'analyse du lettrage
Associer les avoirs aux factures grâce à l'analyse du lettrage
Actualiser les informations liées aux factures ou clients (changement de nom, de date, de montant ...)
En résumé, importer le Grand Livre Clients permet de s'assurer que l'encours clients dans LeanPay est bien aligné avec celui affiché en comptabilité.
Paramétrage du Grand Livre Clients
Lors de l'export de votre Grand Livre Clients depuis votre ERP ou outil comptable, voici les paramètres à définir :
Comptes comptables : Inclure tous les comptes 411
Période : Inclure tout l'exercice comptable en cours. Exemple : du 1er janvier de l'année en cours à hier si vous êtes sur un exercice comptable basé sur l'année calendaire.
Périmètre : Inclure les écritures lettrées et non lettrées
Antériorité : Inclure les AN détaillés (une liste par écriture, et non pas uniquement le solde)
Format du fichier : les formats acceptés sont Excel, CSV ou TXT. Les fichiers PDF ne sont pas supportés.
En termes de données (généralement affichées en colonnes dans le fichier), nous devons retrouver les informations suivantes :
Le code client
Le nom du client
Les journaux (vente, banques, OD ...)
Le numéro des factures et avoirs
La date d'émission
La date d'échéance (à défaut, le délai sera de 0 jour)
Les montants en débit et crédit
Le Lettrage
En plus de ces informations indispensables, il est également possible d'inclure les données suivantes :
En cas de facturation dans une devise autre de l'euro :
Le montant de la facture en devise
La devise (ou son code)
Une ou plusieurs Propriétés factures (en savoir plus sur les propriétés facture)
Une ou plusieurs Propriété clients (en savoir plus sur les propriétés client)
En cas de multi-échéance : les multiples échéances doivent avoir une ligne chacune avec la même référence facture
Premier import
Le moyen le plus simple d'importer votre Grand Livre Clients est de l'envoyer sur l'adresse d'import qui vous a été communiquée lors de la création de votre compte.
Généralement, cette adresse d'import est sous le format suivant : mesfactures_XXXX@leanpay.fr
Une fois votre premier import effectué, notre équipe technique réalise la configuration technique en se basant sur le format de votre Grand Livre Clients.
Cette configuration permet d'assurer une mise à jour fiable et automatique des données dans LeanPay lors des prochains imports.
Remarque importante :
Une fois la configuration faite, il est indispensable de conserver le même format de Grand Livre Clients lors des imports suivants pour garantir la fiabilité de l'import.
Tout changement non communiqué peut entraîner un échec d'import.
Fréquence et automatisation des imports
La fréquence d'import de votre Grand Livre dépend de la fréquence de mise à jour de vos données comptables. Si votre comptabilité est mise à jour de façon quotidienne (notamment le rapprochement bancaire), alors l'idéal est de réaliser une intégration quotidienne du Grand Livre Clients dans LeanPay.
Il est possible d'automatiser l'intégration du Grand Livre Clients via la mise en place d'un serveur SFTP hébergé par LeanPay : en savoir plus
Historique et statut de vos imports
Vous pouvez consulter la liste de vos imports dans votre compte LeanPay, en cliquant sur 'Imports' dans le menu à gauche de votre écran.
Cette liste vous fournit toutes les informations essentielles concernant vos imports :
Le type de l'import
La date de l'import
L'utilisateur ayant importé le fichier
Le canal d'import
Le statut de l'import
Les téléchargements (fichier importé & rapport d'erreur)
Que faire en cas d'échec d'import ?
Généralement un échec d'import est expliqué par l'un des éléments suivants :
Format non conforme au format prévu dans la configuration initiale : comparez le fichier aux fichiers importés précédemment afin de vous assurer que le format est le même
Ajout de colonnes supplémentaires dans le Grand Livre Client : nous informer en cas d'ajout de colonnes supplémentaires afin que nous puissions mettre à jour la configuration.
Si le problème persiste, contactez l'équipe LeanPay via le chat disponible en bas à droite de votre écran.
Complétez votre intégration avec les fichiers PDF des factures et avoirs :
Parallèlement à l'import du Grand Livre Clients, intégrez les PDF de vos factures et avoirs afin de les visualiser dans LeanPay et de les joindre à vos relances. En savoir plus sur l'import des PDF.