Le portail client offre à chacun de vos clients un espace en ligne à vos couleurs. Ils y retrouvent leurs factures et avoirs, les téléchargent et peuvent les régler en quelques clics. Vous leur donnez tous les éléments pour payer, sans échange de mails supplémentaire.
Vos clients y accèdent depuis un lien personnel, sans compte ni mot de passe à créer. Ce lien est inclus dans vos relances par email ou par SMS, ou vous pouvez le leur transmettre directement.
Ce que vos clients voient sur leur portail
En arrivant sur le portail, votre client voit :
un message de bienvenue avec le nom et le logo de votre entreprise ;
son encours total, avec le détail par catégorie (échu, non échu, en litige, en promesse de paiement, en recouvrement, avoirs non associés) ;
ses documents, répartis en onglets :
Factures à payer - les factures qui restent à régler, avec leur retard éventuel ;
Échéanciers - les échéances à régler, si un échéancier a été mis en place pour ce client ;
Tous les documents - l'ensemble de ses factures, avoirs et opérations diverses.
Depuis chaque onglet, votre client peut télécharger le PDF d'un document, un par un ou plusieurs à la fois. Il peut aussi consulter les documents associés à une facture si vous avez activé l'option (voir plus bas). Le portail est disponible en français, anglais et espagnol : votre client choisit sa langue en haut de la page.
Si vous avez activé le paiement en ligne, votre client peut sélectionner une ou plusieurs factures et les régler directement par virement ou par carte bancaire.
Paramétrer le portail client
Le paramétrage du portail est réservé aux administrateurs du compte LeanPay.
Depuis la barre de navigation, cliquez sur Paramètres et réglages.
Dans la catégorie Options, cliquez sur Portail client.
Renseignez vos réglages, puis cliquez sur Enregistrer.
Personnalisation
Nom d'entreprise - le nom affiché dans le message de bienvenue du portail. Ce champ est obligatoire.
Logo entreprise - cliquez sur Choisir un fichier pour ajouter votre logo. Formats acceptés : PNG (fond transparent recommandé) ou JPEG, 100 kB maximum. Pour un rendu optimal, prévoyez une hauteur de 100 px et une largeur comprise entre 100 et 300 px.
Configuration
Option "Nous contacter" - affiche un bouton Nous contacter sur le portail pour que vos clients puissent vous écrire (voir ci-dessous).
Afficher les documents associés - permet à vos clients de consulter et télécharger les documents associés à leurs factures et avoirs (bons de commande, bons de livraison...). Attention : lorsque l'option est activée, tous les documents associés deviennent visibles.
Affichage du code client - affiche le code client à côté du nom du client sur son portail.
Statuts des écritures à relancer - choisissez les statuts des factures et avoirs visibles sur le portail : facture non échue, échue, payée, en litige, en promesse de paiement, en recouvrement, avoir à déduire, etc. Les documents dont le statut n'est pas coché restent masqués pour vos clients. Utilisez Tout sélectionner ou Tout désélectionner pour aller plus vite.
Bon à savoir
Les moyens de paiement proposés sur le portail ne se règlent pas sur cette page : ils se configurent dans Paramètres et réglages > Options > Paiement en ligne. Vous pouvez ensuite les adapter client par client depuis l'onglet Paramètres du détail client.
Partager le portail avec vos clients
Le plus simple est de passer par vos relances. Dans un email, la balise Tableau de relance affiche les factures du client, suivies d'un bouton qui ouvre son portail. Dans un SMS, utilisez la balise Lien vers le portail. Vous pouvez aussi transmettre le lien vous-même : depuis la fiche du client, cliquez sur Actions > Portail client > Copier le lien vers le portail. Pour voir le portail tel que votre client le voit, choisissez Accéder au portail.
Bon à savoir
Le portail est propre à chaque client. Les relances adressées à un groupe de clients n'incluent pas de lien vers le portail. Les relances par courrier non plus.
Recevoir les messages de vos clients
Lorsque l'option Nous contacter est activée, votre client peut vous écrire depuis son portail. Il renseigne son prénom, son nom, son email, un objet et son message.
De votre côté :
vous recevez une notification dans LeanPay et un email, avec un bouton Répondre pour lui répondre directement par email ;
le message est enregistré dans l'historique du client, consultable avec le filtre Portail client.
Les notifications sont envoyées aux gestionnaires de compte du client et aux autres utilisateurs du compte, qui peuvent les activer ou les désactiver dans leur Centre de notifications (catégorie Portail client).