Par défaut, LeanPay propose une seule relance par client, relance regroupant l'ensemble des factures et avoirs en-cours de ce client.
Grâce aux propriétés factures, vous avez la possibilité de segmenter les relances d'un même client selon les valeurs de la propriété facture définie :
Une valeur unique est attribuée à vos factures et avoirs.
Les différents contacts d'un même client sont associés aux même valeur de la propriété facture.
Avantages de la segmentation de relance :
Personnalisation : Adaptez vos relances aux caractéristiques spécifiques de chaque facture et de chaque contact.
Efficacité : améliorer vos performances en ciblant vos relances de manière plus précise.
Suivi Simplifié : Le suivi des relances et des réponses s'en trouve facilité grâce à une meilleure segmentation des communications.
Mise en place et Configuration
Étape 1 : Configuration par l'équipe Leanpay
La première étape consiste à créer une propriété facture selon votre besoin spécifique. Une fois créée, cette propriété devra être associée à un usage de relance.
Note :
Pour mettre en place cette configuration, contactez-nous. L'équipe Leanpay configurera cette propriété pour qu'elle puisse être utilisée efficacement dans le cadre de la segmentation des relances.
Étape 2 : Attribution des valeurs aux contacts
La seconde étape consiste à lier les valeurs de la propriété facture définie pour la relance à vos contacts clients. Lorsqu'un contact partage une valeur commune avec une facture, LeanPay définira alors une étape de relance dédiée à cette valeur en fonction de cette corrélation.
Pour appliquer votre propriété facture à vos contacts :
Allez sur la liste de vos clients.
Sélectionnez le client que vous souhaitez soumettre à cette segmentation.
Depuis le détail du client, allez sur "Contacts & Adresses", et sélectionnez ou créer le contact que vous souhaitez utiliser pour cette segmentation.
Depuis la fenêtre d'édition, vous trouverez désormais un champs "Tag document" auquel vous pouvez associer une valeur de votre propriété facture définie pour la relance : C'est cette valeur qui fera le lien avec les documents comptables de votre client, et permettra la segmentation de la relance.
Note :
Quelques règles concernant l'assignation aux contacts Clients :
Un contact peut disposer de plusieurs valeurs dans son "Tag document".
À l'inverse, une valeur ne peut être assigné qu'une seule fois par client.
Aussi, vous pouvez nous fournir, par le biais du document d'import de contacts, les différentes valeurs associées au tag document avec vos contacts.
Application aux relances
Une fois en place, la segmentation est directement appliquée à vos actions de relance. Pour bien comprendre son fonctionnement, examinons deux scénarios :
Dans ces scénarios :
Votre client est associé à un plan de relance de manière standard.
Le contact A (⭐️) en est le contact principal.
Les soldes des factures sont indiqués sur la pièce (carte bleue sur le schéma) et le solde total relancé et indiqué dans la carte de relance (carte à droite du schéma)
La valeur "vide" signifie qu'aucune valeur n'est assignée à la facture sur une propriété.
Scénario 1 : Propriété facture “Zone” non-associée à un usage de relance.
Toutes les factures sont incluses dans une relance globale, sans distinction et adressées au contact principal.
Scénario 2 : Propriété facture “Zone” associée à un usage de relance.
Des segments de relances sont créés en fonction des valeurs attribués aux contacts et aux factures, permettant des relances personnalisées et adaptées à chaque segment.
Notes Importantes :
Les factures sans valeur associée à un "tag document" restent disponibles, mais ne sont pas incluses automatiquement dans l'action de relance segmentée.
Il est possible d'avoir plusieurs niveaux de relance pour un même client, en fonction de l'état des factures.