La création des factures et avoirs dans LeanPay passe par l'import des fichiers au format PDF.
Comment sont intégrées les factures et avoirs ?
Technologie OCR
Chez LeanPay, nous avons développé une technologie OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) qui lit automatiquement le contenu des fichiers PDF de vos factures et avoirs afin d'importer automatiquement les informations suivantes :
le code client
le nom du client
la reference de la facture ou de l'avoir
la date d'émission
la date d'échéance
le montant TTC en euros
Aucune validation humaine n'est nécessaire, l'import est 100% automatique.
Import massif
Il est possible d'importer plusieurs factures dans le même fichier PDF, l'outil procède au découpage des fichiers de façon automatique.
Mise à jour d'une facture
En cas de ré-import d'une facture ayant déjà été importée, l'outil analyse si des informations ont changé dans le PDF (exemple : la date d'échéance) et met à jour les informations au besoin. Si aucun changement n'est repéré sur le PDF, alors LeanPay met à jour le PDF associé à la facture sur LeanPay mais ne modifie aucune information associée à la facture.
Gestion des doublon
Pas d'inquiétude si vous importez un PDF déjà présent sur l'outil, LeanPay le repère et le traite de façon à ce qu'il n'y ait pas de doublon sur LeanPay.
Deux méthodes d'import à votre disposition
Import par mail
Envoyez vos fichiers PDF directement à l'adresse email d'import qui vous a été communiqué lors de la création de votre compte.
Cette adresse est sous le format suivant : mesfactures_'nomdevotreentreprise'@leanpay.fr
Une fois les PDF envoyés, l'OCR de LeanPay prend le relai et crée les factures et avoirs dans LeanPay.
Astuce : Ajoutez l'adresse LeanPay en copie (cc ou cci) lors de l'envoi des factures et avoirs vers vos clients afin d'automatiser la mise à jour de LeanPay.
Dépôt directement dans l'application
Vous avez également la possibilité de déposer les fichiers PDF de vos factures et avoirs directement dans LeanPay :
Cliquer sur 'Imports' dans le menu en bas à gauche de votre écran
Puis cliquer sur le bouton bleu 'Importer' situé en haut à droite de votre écran
Puis cliquer sur 'Factures et avoirs'
Puis déposer vos fichiers PDF et cliquer sur 'Importer'
Fréquence et délai d'import
Fréquence
Importez vos fichiers PDF aussi régulièrement que possible, en fonction de votre organisation interne. Une mise à jour fréquente assure une gestion efficace du recouvrement.
Délais de prise en compte
Les données importées sont prises en compte immédiatement, sans délai d'attente. La durée de l'import peut varier de quelques secondes à quelques minutes, selon la taille et le nombre de fichiers.
Suivi des imports effectués
Consultez la liste de vos imports directement dans votre compte LeanPay :
Cliquer sur 'Imports' dans le menu en bas à gauche de votre écran
Assistance : Notre équipe est à votre disposition pour vous assister dans la mise en place de LeanPay et vous aider à résoudre tout problème. N'hésitez pas à nous contacter via le chat disponible en bas à droite de votre écran sur LeanPay.