L'import des fichiers PDF des factures et des avoirs permet de :
visualiser le document dans la page détaillée des factures et avoirs en question
ajouter ces fichiers PDF en pièces jointes des relances de façon automatique
Comment sont intégrées les fichiers PDF ?
Technologie OCR
Chez LeanPay, nous avons développé une technologie OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) qui lit automatiquement le contenu des fichiers PDF afin d'identifier la référence de la facture ou de l'avoir et ainsi associer le fichier PDF à la facture ou l'avoir correspondant sur LeanPay.
Aucune validation humaine n'est nécessaire, l'import est 100% automatique.
Import massif
Il est possible d'importer plusieurs factures dans le même fichier PDF, l'outil procède au découpage des fichiers de façon automatique.
L'outil gère également le cas de factures comportant plusieurs pages.
Mise à jour d'un fichier PDF
En cas de ré-import d'un fichier PDF ayant déjà été importé, l'outil met à jour le fichier PDF associé à la facture ou à l'avoir.
Import d'un fichier correspond à une facture non présente
En cas d'import d'un fichier PDF correspondant à une facture ou un avoir non présent sur LeanPay, le fichier PDF est automatiquement placé dans une file d'attente et sera automatiquement associé à la facture lorsque celle-ci sera créée dans LeanPay via l'import du Grand Livre Clients.
Trois méthodes d'import à votre disposition
Import via email
Vous avez la possibilité d'envoyer les fichiers PDF directement à l'adresse email d'import communiquée lors de la création de votre compte LeanPay.
Information : Généralement, l'adresse fournie sera sous le format suivant : mesfactures_XXXX@leanpay.fr
Automatisation : Ajoutez l'adresse en copie (cc ou cci) lors de l'envoi des factures et avoirs vers vos clients afin d'automatiser la mise à jour de LeanPay.
Dépôt directement dans l'application
Vous avez également la possibilité de déposer les fichiers PDF de vos factures et avoirs directement dans LeanPay :
Cliquer sur 'Imports' dans le menu en bas à gauche de votre écran
Puis cliquer sur le bouton bleu 'Importer' situé en haut à droite de votre écran
Puis cliquer sur 'Factures et avoirs'
Puis déposer vos fichiers PDF et cliquer sur 'Importer'
Import par SFTP
Tout comme pour le Grand Livre Clients, LeanPay peut mettre à disposition de votre équipe SI un serveur SFTP contenant un dossier 'Documents' dans lequel ils peuvent déposer de façon automatique les fichiers PDF des factures et avoirs.
L'intégration des fichiers PDF sera alors basé sur le nom des fichiers PDF : la reference de la facture ou de l'avoir doit être contenu dans le nom afin que l'outil puisse associer ce fichier PDF à la facture ou à l'avoir correspondant sur LeanPay.
Fréquence et délai d'import
Fréquence
Importez vos fichiers PDF aussi régulièrement que possible, en fonction de votre organisation interne. Une mise à jour fréquente assure une gestion efficace du recouvrement.
Délais de prise en compte
Les données importées sont prises en compte immédiatement, sans délai d'attente. La durée de l'import peut varier de quelques secondes à quelques minutes, selon la taille et le nombre de fichiers.
Suivi des imports effectués
Consultez la liste de vos imports directement dans votre compte LeanPay :
Cliquer sur 'Imports' dans le menu en bas à gauche de votre écran
Assistance : Notre équipe est à votre disposition pour vous assister dans la mise en place de LeanPay et vous aider à résoudre tout problème. N'hésitez pas à nous contacter via le chat disponible en bas à droite de votre écran sur LeanPay.