Dit artikel is wellicht ook interessant:
Het voeren van formele evaluaties is een belangrijk onderdeel van elke performance management cyclus. De Admin maakt een evaluatieronde aan en vervolgens staat deze klaar in het profiel van de medewerker zodat hij zich kan voorbereiden op zijn evaluatiegesprek.
Een evaluatiecyclus aanmaken
Om een evaluatieronde als Admin aan te maken doorloop je allereerst de volgende stappen:
Ga naar Evaluaties in het menu en klik vervolgens op de tab Evaluatiecyclus.
Op deze pagina zie je een overzicht van alle evaluatierondes die er zijn aangemaakt. Je kunt hier filteren op actieve of gearchiveerde cycli, door op 'Toon filters' te klikken. Door middel van de knop 'Cyclus aanmaken' kun je een nieuwe evaluatieronde creëren.
💡 De coach kan ook, mits deze optie is geactiveerd, evaluaties aanmaken voor zijn teamleden vanuit de 'Team' omgeving of vanaf de pagina Evaluaties onder de tab 'Evaluatiecyclus'.
📚 Lees hier meer over het aanmaken van een evaluatie als coach.
Om een evaluatiecyclus aan te maken, dien je de onderstaande 5 stappen van het aanmaakproces te doorlopen.
Stap 1: Kies een template
Wanneer je een evaluatiecyclus gaat aanmaken, begin je altijd met het selecteren van een evaluatietemplate.
💡 Bij het aanmaken van de evaluatievragen, heb je per vraag aan kunnen geven wie de vraag moet beantwoorden. Wanneer je een template selecteert, zie je in één oogopslag wie er gevraagd worden om feedback te geven.
❗️Let op: Zie je na het selecteren van het template dat er peer feedback wordt uitgevraagd, maar wil je dit niet. Dan dien je dit aan te passen in de vraag. Ga hiervoor naar Evaluaties - Thema's - open het thema waar de vraag is toegevoegd en bewerk deze.
Bepaal rechtsboven op de pagina in welke talen je het template wilt maken.
💡 Geef de evaluatiecyclus een unieke naam. Bijvoorbeeld: Eindejaarsgesprek 2024. Zodoende is deze gemakkelijker terug te vinden, ook als je meerdere evaluatiecycli hebt uitgestuurd.
Stap 2: Selecteer de medewerkers
Vervolgens selecteer je de medewerkers die deel zullen nemen aan de evaluatieronde. Voor elke deelnemer wordt automatisch de primaire functie en alle coaches geselecteerd. Dit laatste wordt overgenomen vanuit de teamstructuur.
Wil je hier wijzigingen in aanbrengen, kun je bij stap 2 mutaties per medewerker doorvoeren. Klik hiervoor op de medewerker, er verschijnt dan een pop-up. Zo kun je de functies om te evalueren aanpassen en onderscheid maken tussen de coaches die de input moeten leveren (de evaluatie coaches) en welke coaches er bij het gesprek aanwezig zijn (gasten).
De uitgenodigde gasten krijgen toegang tot de evaluatieverslagen en zullen, afhankelijk van de instellingen bij stap 3, worden gevraagd om;
Een datum en tijd in te plannen om het rapport te bespreken;
Een digitale handtekening te zetten onder het verslag.
Gasten zijn standaard de coaches van de medewerker, maar het is ook mogelijk om andere collega's uit de organisatie toe te voegen.
❗️Let op: Coaches die niet zijn toegevoegd voor het geven van input en/of het bijwonen van het gesprek als gast, hebben standaard geen toegang tot het verslag van de medewerker. Tenzij een Admin dit heeft aangevinkt onder de privacy instellingen bij stap 3.
💡: Maak gebruik van de schermvullende weergave om alle mutaties in een keer in het focus scherm door te kunnen voeren.
Wanneer er nog geen functieprofiel of coach gekoppeld staat aan de medewerker, kan je dit gelijk doen in het aanmaakproces van de cyclus. Klik hiervoor op de medewerker en wijs deze medewerker een team met coach, of een functie toe.
💡: Maak gebruik van de multi-select om meerdere medewerkers te verwijderen, of om voor de selectie medewerkers dezelfde instellingen te wijzigen.
De instellingen die je in bulk kunt wijzigen bij het aanmaken van een evaluatiecyclus zijn;
Welke functieprofielen er zullen worden geëvalueerd. Hier krijg je de keuze alle functies te (de-)selecteren, of de primaire functie te (de-)deslecteren. Hierdoor wordt het mogelijk om voor alle geselecteerde deelnemers. Handig als jullie bijvoorbeeld werken met dubbele rollen.
Welke coach(es) er worden gevraagd om input te schrijven. Je kunt kiezen of je alle coaches selecteert om input te geven (zoals standaard) of dat je alle coaches de-selecteert en zelf een selectie maakt per medewerker. Hier ben je gebonden aan de coaches die gekoppeld staan aa n de medewerker in de teamstructuur.
Welke gasten er aanwezig zijn bij het gesprek. Hier zie de mogelijkheid om alle coaches te (de-)selecteren als gast, of dat je een andere gebruiker (de-)selecteert als gast. Wanneer je een gast toevoegt, ben je niet gebonden aan de teamstructuur. Dit stelt je in staat om een buddy of iemand van HR aan te laten sluiten.
❗️: Bulk wijzigingen hebben enkel effect op gebruikers waar de betreffende instellingen toepasbaar zijn. Als niet iedereen in de organisatie een secundaire rol heeft, kun je er dus alsnog voor kiezen om iedereen te selecteren > evalueer alle functies.
Stap 3: Instellingen
In de derde stap kunnen de instellingen omtrent de cyclus, de notificaties en de privacy worden bepaald.
Algemene instellingen
Hieronder een overzicht van de instellingen voor de evaluatiecyclus, en waar deze instellingen voor dienen:
Inplannen evaluatie in Learned | Door middel van deze instelling zien de medewerker + de toegevoegde gast(en) in het rapport in Learned om een datum en tijd in te stellen voor het fysieke gesprek met de medewerker. Mocht dit 7 dagen na de startdatum nog niet gelukt zijn, zal er een e-mailreminder worden uitgestuurd naar de medewerker en de gast, om dit alsnog te doen. |
Kalibreren | De kalibreer optie is gebouwd voor evaluatiecoaches. Deze optie maakt het mogelijk om input voor een medewerker al wel te delen met eventuele andere coaches van de betreffende medewerker en de Admin, maar nog niet met de medewerker zelf. Op die manier kan er intern worden "gekalibreerd", om zeker te weten dat er een eerlijke beoordeling wordt gegeven. |
Digitale handtekening | Hiermee activeer je de optie om alle deelnemers van de evaluatie te laten ondertekenen met een digitale handtekening. |
Automatisch archiveren* | Door deze instelling wordt de cyclus automatisch gearchiveerd en gesloten na 30 dagen. Hiermee worden alle eventuele openstaande taken ook weer netjes opgeruimd. Je kunt dit altijd op een later moment ongedaan maken door de cyclus te dearchiveren. |
Algehele waardering** | Met deze optie activeer je dat de algehele waardering van de medewerker wordt getoond in het evaluatierapport. Deze score is gebaseerd op basis van de coach input en kan alleen worden vertoond wanneer er een template wordt gebruikt met thema wegingen. |
Vorige scores | Met deze optie worden de vorige scores getoond in de actieve evaluaties. |
*Standaard is alleen de optie voor automatisch archiveren geactiveerd.
** Indien je een gewogen template hebt, staat de optie voor algehele waardering standaard geactiveerd.
❗️Let op: Wanneer digitaal ondertekenen is ingeschakeld, kun je de optie om 'Vorige scores' nog activeren, tenzij de evaluatie de status ondertekenen, voltooid of gearchiveerd heeft. Wanneer digitaal ondertekenen niet is ingeschakeld, kun je de optie voor 'Vorige scores' activeren zolang de evaluatie de status aanstaand, actief of voltooid heeft.
Notificatie instellingen
Bepaal hoeveel meldingen er worden uitgestuurd naar de deelnemers met betrekking tot hun taken.
Standaard worden er 3 meldingen uitgestuurd:
Op de dag van de startdatum van een taak
7 dagen voor de deadline van een taak > herinnering naar de medewerkers die een taak nog niet hebben afgerond.
Op de dag van de deadline van een taak > herinnering naar de medewerkers die een taak nog niet hebben afgerond.
❗️Let op: De startdatums en deadlines van de taken stel je in bij de volgende stap.
💡 Herinneringen worden alleen verstuurd naar diegenen die de taak nog niet hebben afgerond.
Privacy instellingen
Standaard kunnen medewerkers, gasten en coaches die geselecteerd zijn voor een evaluatie het evaluatieverslag bekijken.
Je kunt ervoor kiezen om het rapport inzichtelijk te maken voor alle huidige en toekomstige coaches. Handig als er verschuivingen aanstaande zijn in de teamstructuur.
*De optie om alle (huidige en toekomstige) coaches van een medewerker inzicht te geven in het rapport is standaard uitgeschakeld.
Stap 4: Bepaal de planning
Bepaal in de laatste stap wanneer de medewerkers worden uitgenodigd voor de evaluatieronde en wanneer de deadline is. Voordat we dat doen, stel je in hoe die uitnodiging eruit komt te zien.
Uitnodigingsberichten
Stel een uitnodigingsbericht op in de nodige vertalingen. Deze tekst zal ook worden toegevoegd aan de e-mail uitnodiging naar de deelnemers en wordt daarnaast weergegeven op het beginscherm van de evaluatie.
💡 Je kunt jouw uitnodigingsbericht opslaan, zodat je het een volgende keer kunt hergebruiken. Je hebt ook de mogelijkheid om verschillende uitnodigingsberichten toe te voegen, zodat je voor elk type gesprek een uitnodiginsbericht kunt selecteren.
Uitnodigingsberichten kunnen worden beheerd in de instellingen van het Performance product. 📚 Lees dit artikel meer over het werken met uitnodigingsberichten.
Naast dat je op voorhand bij de instellingen van het Performance product verschillende uitnodigingsberichten kunt opstellen, heb je ook de mogelijkheid om bij het aanmaken van de evaluatieronde en bericht aan te passen. Je kunt het aangepaste bericht het oude bericht laten overschrijven of als nieuw bericht opslaan.
Planning van de taken
Afhankelijk van het template dat je hebt geselecteerd zullen de medewerkers, coaches, en eventuele peers, hun evaluaties gaan schrijven.
Bij deze stap bepaal je wanneer elke taak beschikbaar wordt, door het instellen van een startdatum. Bepaal vervolgens wanneer de taak afgerond moet zijn door het instellen van een deadline. Dit doe je voor alle taken.
Je kunt ervoor kiezen om hierbij gebruik te maken van de automatische gegenereerde tijdlijn, op basis van de startdatum.
💡 Indien er 360 graden feedback aanstaat voor de evaluatie, kun je als Admin een instructie schrijven voor het uitnodigen van de peers. Bijvoorbeeld dat er een maximum geldt of dat ze alleen collega's van de eigen afdeling kunnen uitnodigen.
Stap 5: Doe een final check
Aangekomen in de laatste stap, biedt Learned de mogelijkheid om nog een laatste check te doen op alles wat je in stap 1 t/m 4 hebt ingesteld alvorens je de evaluatieronde publiceert.
Druk op de 'bewerken' knop om de instellingen bij een van de stappen aan te passen.
Publiceren of opslaan als concept
Wanneer alles goed ingesteld staat, kun je de evaluatiecyclus publiceren. Dit houdt in dat de evaluatiecyclus beschikbaar is voor de medewerkers vanaf de geselecteerde startdatum. Ook de taken om evaluaties te schrijven worden uitgestuurd.
Je kunt er ook voor kiezen de evaluatiecyclus te bewaren als concept. In dat geval worden de medewerkers, coaches en gasten nog niet uitgenodigd en heb je nog de mogelijkheid om iets te veranderen aan de instellingen van deze cyclus. Maar ook aan de templates, functieprofielen en teamstructuur.
❗️Let op: Wijzigingen in het evaluatietemplate, de (geselecteerde) functies en de teamindelingen komen niet meer door in de reeds geactiveerde evaluatiecyclus. Mocht je ervoor kiezen om de cyclus te bewaren als concept, kun je eerst de wijzigingen aanbrengen en deze later alsnog publiceren.