Dit artikel is wellicht ook interessant voor jou:

Het voeren van evaluaties is een belangrijk onderdeel van elke HR-cyclus. Wanneer er met organisatie brede evaluaties wordt gewerkt, zal de Admin een zogenoemde evaluatieronde aanmaken. Daarnaast kun jij als coach separate evaluatiegesprekken, of optioneel een evaluatiecyclus, voor medewerkers uit jouw team aanmaken mits dit is geactiveerd in jullie account.

In de basis komt het proces voor het plannen en voeren van deze evaluaties op het volgende neer:

In dit artikel gaan we verder in op het eerste onderdeel: het aanmaken van een evaluatie als coach.

Als coach kun je alleen een evaluatie voor jouw teamleden aanmaken. Ga hiervoor naar je pagina Evaluaties - Alle . Op deze pagina zie je alle evaluaties terug waar jij onderdeel vanuit maakt, maar niet over jou gaan. Hier zie je de mogelijkheid om een evaluatie voor een medewerker aan te maken via de knop 'Evaluatie aanmaken'.

Zodra je op de knop 'Evaluatie aanmaken' hebt gedrukt, doorloop je de onderstaande 4 stappen.

Wanneer je een evaluatie aanmaakt, begin je altijd met het selecteren van een evaluatie template. De Admins binnen jullie organisatie hebben deze templates opgesteld zodat je precies weet voor welk gesprek je welk template moet gebruiken. De Admin stelt bij het aanmaken van de evaluatietemplates in wie welke vragen moet beantwoorden. Hierbij heeft de Admin de volgende opties:

Bepaal rechtsboven op de pagina welke vertalingen van het template je wilt gebruiken voor de evaluaties. In het geval dat jouw teamlid of een peer een andere voorkeurstaal heeft ingesteld, zullen zij het evaluatieformulier in gekozen voorkeurstaal voorgeschoteld krijgen.

De naam voor de evaluatie wordt niet automatisch over genomen vanuit het geselecteerde template. Je zult hier dus zelf nog een naam in moeten vullen.

Bij het aanmaken van de evaluatie voor een teamlid, zul je, afhankelijk van de opties in het template, moeten bepalen op welke functie er zal worden geëvalueerd. Jij kunt ook bepalen welke coach(es) de medewerker van input zullen voorzien. Standaard staan alle coaches van de medewerker voorgeselecteerd.

Daarna selecteer je de gasten die bij het fysieke gesprek, om het evaluatierapport te bespreken, aanwezig zal zijn. Dit kan (een van) de coach(es) van een medewerker zijn, maar dit zou ook een andere collega kunnen zijn. Je kunt deze gasten later nog bijwerken.

In de derde stap kunnen de instellingen omtrent de evaluatie, de notificaties en de privacy worden bepaald.

Voor het aanmaken van een evaluatie als coach, zie je de optie om het rapport digitaal te ondertekenen. Dit geldt voor zowel jouw teamlid als voor jou als coach.

Bepaal hoeveel meldingen de medewerker, jij als coach en mogelijke peers ontvangen. Standaard worden er 3 meldingen uitgestuurd:

Standaard kunnen de medewerker, jij als coach en de geselecteerde gasten het evaluatieverslag bekijken.

Je kunt ervoor kiezen om het rapport inzichtelijk te maken voor alle huidige en toekomstige coaches. Handig als er verschuivingen aanstaande zijn in de teamstructuur.

*De optie om alle (huidige en toekomstige) coaches inzicht te geven in het evaluatieverslag staat standaard uitgeschakeld.

Kies een bericht dat je wilt toevoegen als uitnodiging voor de evaluatie. Deze uitnodigingsberichten zijn aangemaakt door Admins. Je kunt deze nog aanpassen naar wens.

Afhankelijk van het geselecteerde template zal de medewerker, jij als coach en eventuele peers, evaluaties gaan schrijven.

Bij deze stap bepaal je welke taak wanneer beschikbaar wordt door het instellen van een startdatum. Bepaal vervolgens wanneer de taak afgerond moet zijn door het instellen van een deadline. Dit doe je voor alle taken.

Je kunt ervoor kiezen om hierbij gebruik te maken van de automatische gegenereerde tijdlijn, op basis van de startdatum.

Aangekomen in de laatste stap, biedt Learned de mogelijkheid om nog een laatste check te doen op alles wat je in stap 1 t/m 3 hebt ingesteld alvorens je de evaluatieronde publiceert.

Druk op de 'Bewerken' knop om de instellingen bij een van de stappen aan te passen.

Wanneer alles goed ingesteld staat, kun je de evaluatie publiceren. Dit houdt in dat de evaluatie beschikbaar is voor de betrokken deelnemers, vanaf de geselecteerde startdatum. Ook de notificaties omtrent taken om evaluaties te schrijven zullen worden uitgestuurd.

Je kunt er ook voor kiezen de evaluatie te bewaren als concept. In dat geval wordt het teamlid en eventuele andere coaches nog niet uitgenodigd en heb je nog de mogelijkheid om iets te veranderen aan de instellingen van deze evaluatie. Wanneer de evaluatie is gepubliceerd zal je geen mogelijkheid meer hebben om het template te veranderen of een digitale handtekening te vereisen.

Afhankelijk van jullie organisatie instellingen in Learned zie je mogelijk een optie voor het aanmaken van een evaluatiecyclus. Hierdoor heb je de mogelijkheid om in één keer voor al jouw teamleden een evaluatie uit te sturen.

Mocht deze optie geactiveerd zijn, zie je als coach op het tabblad met 'Evaluatiecyclus', de mogelijkheid om een cyclus aan te maken.

Hier doorloop je dezelfde stappen. Echter zie je bij het selecteren van medewerkers, de mogelijkheid om meerdere teamleden te selecteren.