Dit artikel is wellicht ook interessant voor jou:

Het voeren van ontwikkelgesprekken is een belangrijk onderdeel van elke HR-cyclus. Wanneer er met organisatiebrede ontwikkelgesprekken wordt gewerkt, zal de Admin een zogenoemde gespreksronde aanmaken. Daarnaast kun jij als coach ook separate ontwikkelgesprekken aanmaken voor individuele medewerkers in je team.

In de basis komt het proces voor het plannen en voeren van deze ontwikkelgesprekken op het volgende neer:

In dit artikel gaan we verder in op het eerste onderdeel.

Je maakt als coach een ontwikkelgesprek altijd voor 1 specifieke medewerker aan. Hiervoor ga je naar de 'Team' omgeving en naar het profiel van die medewerker. Onder de tab Gesprekken heb je de mogelijkheid middels de knop 'Maak een gesprek' een ontwikkelgesprek met de medewerker aan te maken.

Je kunt ook een ontwikkelgesprek met een medewerker aanmaken via de pagina Ontwikkeling - Gesprekken - Over iemand anders - Maak een gesprek.

Je begint altijd met het selecteren van een template. De Admins hebben deze templates opgesteld zodat jij precies weet bij welk gesprek je gebruik moet maken van welk template. Nadat je een template hebt gekozen wordt automatisch de naam en de beschrijving uit dat template ingeladen. Dit is meteen de tekst die in de email komt te staan die naar de medewerker wordt gestuurd. Jij kunt als coach hier bij elk ontwikkelgesprek aanpassingen in maken.

Let op: Door naast de dropdown van het template op 'Preview' te klikken kun je alvast zien hoe het template eruit ziet wanneer hij moet worden ingevuld door de medewerker.

Indien je gesprekstemplate een onderdeel bevat voor het plannen van nieuwe doelen of het evalueren van doelen moet je in deze stap ook de gewenste doelen cyclus bepalen. De doelen cyclus zorgt ervoor dat de nieuwe geplande doelen direct in dat termijn worden ingepland, of dat bij het evalueren van doelen enkel de juiste doelen uit het gekozen termijn worden ingeladen.

Naast dat je de Ontwikkelgesprek module kunt gebruiken voor het voeren van ontwikkelgesprekken, kunnen er ook gesprekstemplates worden gemaakt voor bijvoorbeeld het uitwisselen van 360° feedback op skills. De Admin stelt bij het aanmaken van de gesprekstemplates in wie welke vragen moet beantwoorden. Hierbij heeft de Admin de volgende opties:

Let op: Je kunt als coach enkel de vragen invullen die door de Admin in het gesprekstemplate zijn ingesteld voor 'Coach evaluatie'.

Bij het aanmaken van de evaluatie voor een bepaalde medewerker worden alle mogelijke coaches van de medewerker automatisch getoond. Jij kunt onderscheid maken tussen welke coach verantwoordelijk is voor het invullen van het gespreksformulier en welke coach, als deelnemer, het uiteindelijke gesprek moet voeren. Dit kunnen uiteraard dezelfde coaches zijn.

Door op de naam van het rolprofiel te klikken komt er een popup tevoorschijn waarmee je rolprofielen kunt deselecteren in het specifieke ontwikkelgesprek. De bijbehorende skills maken vervolgens geen deel uit van het gespreksformulier dat de medewerker en jij als coach moet invullen.

In de laatste stap kun je direct een datum plannen waarop het uiteindelijke gesprek plaats moet vinden. Afhankelijk van jouw agenda instellingen komt deze afspraak direct in de Outlook/Google agenda te staan. Verder kun je nog diverse deadlines invullen voor bijvoorbeeld het uitvragen en geven van input voor het gesprek.

Let op: Het is in Learned mogelijk om je ingevulde evaluaties te kalibreren. Dit is een optie die door de Admin moet worden ingeschakeld bij het aanmaken van het gesprekstemplate. Hiermee heb jij als coach de mogelijkheid om je ingevulde evaluatie te delen met andere coaches en Admins om samen tot een 'eerlijke' evaluatie te komen. Indien deze optie is geactiveerd zie je dit in de deadline voor het geven van jouw input.

Je kunt ervoor kiezen om het ontwikkelgesprek te publiceren of te bewaren als concept. Mocht je ervoor kiezen om het ontwikkelgesprek te bewaren als concept wordt deze nog niet gedeeld met de medewerker en kun je later nog wijzigingen aanbrengen. Nadat je het ontwikkelgesprek hebt gepubliceerd kunnen alle betrokken partijen aan de slag.