En LemonSuite también es muy fundamental la configuración de los "Ajustes del sistema". Esto garantizará que todos los procesos se ejecuten de manera eficiente y sin inconvenientes, optimizando el uso de la plataforma desde el inicio.
Si eres un usuario administrador vas a dirigirte al ícono de engranaje, para luego ingresar a Ajustes del sistema.
Encontrarás en el costado izquierdo una columna con todos los ajustes que podrás realizar:
Equipos de trabajo
Los equipos de trabajo podrán ser utilizados al momento de crear usuarios en el sistema, asignando un usuario a cada equipo. Al realizar esta configuración, podrás generar reportes divididos por los equipos que existen en tu firma. También podrás asignar proyectos a equipos específicos conformados dentro de la firma.
Monedas
Con esta configuración podrás establecer en el sistema cuáles monedas podrán ser utilizadas para tarificar y cobrar posteriormente en el proceso de liquidación.
Categorías de usuario
Las categorías de usuario corresponden a los cargos que ocupan cada uno de los usuarios en la firma, y serán útiles para poder asignar las tarifas "hora-hombre" por cada usuario. Dicho de otro modo, las categorías son la manera de representar la jerarquía de posiciones según el organigrama de la firma.
Impuestos
En esta configuración podrás definir el porcentaje de impuesto (IVA) que luego aplicará al momento de generar las liquidaciones para cobrar los honorarios a tus clientes. En el sistema se configuran impuestos a "honorarios" y a "gastos", no obstante, si tus trabajos son exentos de IVA, te sugerimos dejar el porcentaje en cero (0%) en caso tal de que no aplique cobrar impuestos en tus liquidaciones.
Cuentas bancarias
En esta configuración puedes establecer las "Cuentas Bancarias" o Cuenta corriente de tu banco, la cual más adelante aparecerá como opción en las liquidaciones al momento de cobrar a tus clientes, y te servirá para indicar el dato de la cuenta bancaria dónde deseas que tus clientes puedan realizar sus pagos.
Para agregar cuentas bancarias, das clic en el botón Agregar cuenta, y aparecerá la siguiente ventana, debes dar clic en Crear nuevo banco:
Y luego, completas los campos necesarios como datos del banco, datos de la cuenta. Si tienes más de una cuenta bancaria puedes configurar una de las cuentas como la cuenta principal, simplemente activando el checkbox de Marcar como cuenta principal. Por último das clic en Guardar y quedará registra tu cuenta bancaria.
Trabajos
En esta configuración podrás manejar los parámetros para ordenar los registros de horas y cargas por los usuarios:
Intervalo de duración de trabajo: Indica la frecuencia con la que se redondea cada entrada de tiempo de horas facturables. Esta configuración siempre aproximará los registros hacia arriba
Meta diaria de horas facturables: Es la meta de horas mínimas a cumplir por los usuarios. Se refiere a la cantidad de horas que un profesional o empleado debe pasar trabajando en actividades que pueden ser facturadas.
Meta diaria de horas trabajadas: Es la meta de horas mínima que el usuario debe registrar en el sistema, pero que no necesariamente serán facturables al cliente. Esto está más asociado a la jornada laboral.
Zona horaria: Acorde a la localización geográfica.
Comienzo de la semana: Hace referencia al día en que comienza la semana en el calendario por ejemplo: de Lunes a Domingo.
Restricción de ingreso y edición de trabajo: Limita el registro de los trabajos por parte de los usuarios, acotándolo a un tiempo determinado, por ejemplo: mes en curso, por días, semana en curso, o sin restricción.
Descripción requerida: Detalle de la acción/descripción que se está registrando en el sistema.
Creación de proyectos: Esta opción permite a los administradores activar/desactivar la opción de que sus usuarios revisores/normales creen nuevos proyectos bajo demanda.
Considerar:
Los usuarios administradores siempre pueden crear proyectos desde los módulos de Tareas y registros de tiempo.
Sólo los administradores podrán activar/desactivar este setting desde configuraciones.
Para los usuarios revisores/normales:
Se disponibiliza la opción de crear un nuevo proyecto en el módulo de tareas, en la opción de crear un nuevo tablero.
Permitir la creación de proyectos en el ingreso de trabajos del módulo de registro de tiempo.
Notificaciones
Estas notificaciones están dirigidas exclusivamente a aquellos usuarios que estén habilitados para crear Trabajos en el sistema. Al activar cualquiera de estas notificaciones, se emitirán también alertas en el Centro de notificaciones en el ícono de "campana".
Se pueden configurar distintos tipos de notificaciones, como por ejemplo: de carga de horas, proyectos, tareas, facturación. Adicionalmente se pueden activar las casillas de notificaciones por Email, para que además lleguen correos de notificación, para ejecutar una acción o a nivel informativo.
Compañías
En las compañías, podrás indicar las distintas razones sociales de tu firma, desde las cuales se cobrarán a tus clientes. Si en tu firma se cobra desde una o más de una razón social, es entonces cuando debes usar esta configuración para especificar cuales son estas razones sociales que más adelante podrás elegir para emitir los cobros.
Para crear tu Compañía, das clic en el botón Agregar compañía y completarás con los datos necesarios de tu compañía.
Integraciones
Desde Integraciones puedes conectar LemonSuite con otras herramientas. Hoy está disponible la integración con NetDocuments para la gestión de documentos.
En la tarjeta de NetDocuments haz clic en Conectar y sigue los pasos de autenticación. Una vez conectado, podrás trabajar tus documentos con NetDocuments desde LemonSuite.
Tokens de Acceso
Los tokens de acceso sirven para que otra aplicación o sistema se conecte de forma segura a tu cuenta de LemonSuite a través de la API. Cada token funciona como una llave que autoriza ese acceso.
Para crearlo, Haz clic en Generar Token, ponle un nombre que te recuerde para qué lo vas a usar y guárdalo en un lugar seguro, porque no deberías compartirlo.
También es importante que lo guardes, puesto que, por temas de seguridad, no vas a poder visualizarlo nuevamente en la plataforma.
Puedes tener hasta 5 tokens activos al mismo tiempo (el contador aparece arriba, por ejemplo 1/5). En la lista verás el nombre, quién lo creó y la fecha. Si ya no usas un token, elimínalo desde la columna de acciones para cerrarle el acceso a ese sistema.
Una buena práctica es crear un token distinto para cada integración y borrar los que dejes de usar.
Auditorías
Revisa el historial de cambios de los Registros de Tiempo o Trabajos cargados en el calendario.
La sección Auditorías te muestra todo lo que se ha modificado en los registros de tiempos de los calendarios de LemonSuite. Esta sección muestra el detalle de quién lo hizo y cuándo. Es muy útil cuando trabajan varias personas y necesitas entender por qué cambió un dato.
En la parte superior puedes filtrar por período para acotar lo que quieres revisar y das clic en el botón Filtrar.
Las columnas que se muestran son:
Usuario que hizo el cambio
Entidad afectada
ID
Acción (creación, modificación o eliminación).
Detalle (descripción, nombre de proyecto, usuario, fecha, horas, facturable, creador)
Fecha y hora.
Plantillas
Las Plantillas de Carta de Cobro te permiten definir el formato y contenido de las cartas que acompañan las liquidaciones de honorarios. Con ellas puedes personalizar texto, estilo, variables dinámicas e idioma para mantener una comunicación consistente con tus clientes.
Para conocer más detalle y el paso a paso sobre cómo crear plantillas de cartas de cobro, puedes ingresar al artículo: Plantillas de Carta de Cobro.
