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Plantillas de Carta de Cobro

Define el formato y contenido de las cartas enviadas en las liquidaciones de honorarios.

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Escrito por Onboarding LS
Actualizado esta semana

¿Cómo configurar plantillas de Carta de Cobro?

1. Introducción

Las Plantillas de Carta de Cobro te permiten definir el formato y contenido de las cartas que acompañan las liquidaciones de honorarios. Con ellas puedes personalizar texto, estilo, variables dinámicas e idioma para mantener una comunicación consistente con tus clientes.

Puedes administrar todas las plantillas desde:
Ajustes del Sistema → Plantillas de Carta de Cobro

2. Conceptos clave

Una plantilla de carta de cobro incluye:

  • Nombre interno para identificarla

  • Descripción breve de uso de la plantilla

  • Idioma (español o inglés)

  • Contenido editable con formato

  • Variables dinámicas (cliente, montos, fechas, etc.)

  • Estado “Predeterminada” por idioma (siempre existe una por idioma por lo que podrás tener 2 plantillas predeterminadas)

Disponibilidad por plan

  • Si tienes plan Essential, puedes ver el menú de Plantillas, pero no puedes crear ni editar; al intentar hacerlo verás un formulario de contacto.

  • Si tienes plan Professional, puedes crear, editar, duplicar, eliminar y definir plantillas predeterminadas.

3. Crear, editar o duplicar plantillas (Plan Professional)

Crear una nueva plantilla

  1. Ve a Ajustes del Sistema → Plantillas.

  2. Haz clic en “Agregar plantilla”.

  3. Se abrirá el Editor, donde debes completar:

    • Nombre interno

    • Idioma

    • Descripción

  4. Escribe o pega el contenido y usa las herramientas de formato: negrita, cursiva, alineación, imágenes y variables dinámicas.

  5. Guarda la plantilla para que aparezca en el listado o cancela para descartar cambios.

Editar una plantilla existente

  1. Desde el listado, selecciona la opción “Editar”.

  2. Modifica el contenido y guarda los cambios.

Duplicar una plantilla

  1. En el listado, selecciona “Duplicar”.

  2. El sistema creará una copia editable.

  3. Ingresa un nuevo nombre y descripción.

  4. Guarda la nueva plantilla.

Eliminar una plantilla

  1. Selecciona “Eliminar” en la plantilla que quieras quitar.

  2. El sistema validará:

    • Si es predeterminada, no podrás eliminarla.

    • Si está asociada a proyectos activos, el sistema te lo notificará y te permitirá seleccionar una plantilla de reemplazo antes de confirmar la eliminación.

    • Si no tiene asociaciones, se eliminará de inmediato.

Las liquidaciones ya emitidas no cambian; los cambios aplican solo hacia el futuro.

4. Marcar una plantilla como predeterminada (Plan Professional)

  1. Entra a Ajustes → Plantillas.

  2. En el listado, usa la acción “Marcar como predeterminada”.

  3. Si ya existe otra predeterminada en ese idioma, el sistema la desmarcará automáticamente.

  4. Verás un distintivo visual que indica cuál es la predeterminada.

Siempre habrá exactamente una plantilla predeterminada por idioma.

5. Seleccionar una plantilla predeterminada para un proyecto (Plan Professional)

  1. Abre el Proyecto → Configuración.

  2. Busca el campo “Plantilla de carta de cobro”.

  3. El sistema te mostrará solo plantillas del idioma del proyecto.

  4. Selecciona la plantilla y guarda.

Si no eliges ninguna, se aplicará automáticamente la predeterminada del idioma. Si cambias el idioma del proyecto, el sistema ajustará automáticamente la plantilla correspondiente.

Si tienes plan Essential, verás esta opción como premium y se abrirá un formulario de contacto.

6. Seleccionar una plantilla al crear una liquidación (Plan Professional)

  1. Ve a Liquidaciones → Crear liquidación.

  2. En el proceso verás el campo “Seleccionar Plantilla”.

  3. El sistema te mostrará las plantillas disponibles según el idioma del proyecto.

  4. Cada plantilla se mostrará con nombre, descripción y vista previa.

  5. Selecciona una para usarla en esa liquidación.
    ​

Si tienes Essential, esta opción aparecerá como premium.

7. Editar la carta de cobro durante una liquidación (Plan Professional)

Cuando creas una liquidación, puedes ajustar el contenido de la carta. Tienes tres opciones para guardar:

  • Guardar: guarda los cambios solo para esa liquidación, sin modificar la plantilla original.

  • Guardar y actualizar plantilla:

    • Puedes elegir entre:

      • Sobrescribir una plantilla existente.

      • Guardar los cambios como una plantilla nueva (el sistema te pedirá nombre y descripción).

  • Descartar cambios: vuelve al contenido original sin guardar modificaciones.
    ​

  • Previsualizar: te permite ver cómo quedará la carta antes de continuar.

8. Reglas generales

  • Siempre existe una plantilla predeterminada por idioma.

  • Las liquidaciones ya emitidas nunca cambian, incluso si actualizas plantillas.

  • Si cambias el idioma de un proyecto, el sistema reasignará automáticamente la plantilla predeterminada correspondiente.

  • Las funciones avanzadas de plantillas están disponibles solo en el plan Professional.

9. Preguntas frecuentes

  • ¿Puedo tener varias plantillas en un mismo idioma?
    Sí, pero solo puedes definir una como predeterminada.

  • ¿Qué pasa si elimino una plantilla que está en uso?
    Si la plantilla está asociada a proyectos activos, el sistema te lo notificará y te permitirá seleccionar una plantilla de reemplazo antes de confirmar la eliminación.

  • ¿Las liquidaciones históricas cambian si edito una plantilla?
    No, nunca se modifican.

  • ¿Puedo usar plantillas en el plan Essential?
    No, solo puedes verlas como una opción premium.

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