Respostas para as dúvidas mais comuns sobre gestão financeira.

Contas financeiras representam onde você recebe e guarda seu dinheiro. Exemplos:

Nota: Cartões de crédito têm uma seção própria separada (veja abaixo).

🎬 Veja em vídeo: Contas e saldo: saldo inicial e transferência entre contas (3:08)

Sim. O saldo inicial e a data do saldo inicial são obrigatórios. Confira antes de salvar: depois de criada a conta, dá para mudar só o nome e a chave Pix, não o saldo inicial. Use como data o dia em que você conferiu o saldo, porque nenhuma baixa pode ter data anterior a ela ("A data de pagamento não pode ser anterior à data do saldo inicial da conta").

🎬 Veja em vídeo: Como lançar recebimento e despesa, e as três datas (2:27)

Por exemplo: Uma consulta realizada dia 10 (referência) com vencimento para dia 15.

Sim, enquanto ele estiver em aberto, se você for Administrador ou Secretária: no menu ⋮ do lançamento, clique em "Editar". Um lançamento já recebido ou pago não pode ser editado: use antes "Reabrir lançamento", corrija e dê baixa de novo. Parcelas de um parcelamento não são editadas uma a uma. O Terapeuta não edita lançamentos; ele só marca como recebidos os lançamentos dos próprios atendimentos. Veja o que cada papel pode fazer.

🎬 Veja em vídeo: Marcar como recebido ou pago, reabrir e excluir lançamentos (2:12)

Categorias organizam seus lançamentos, como "Atendimentos", "Convênios e reembolsos", "Aluguel e condomínio" ou "Impostos e taxas". A mesma lista vale para receitas e despesas, e você pode renomear, excluir ou criar categorias em Configurações > Financeiro.

A mesma lista de categorias vale para receitas e despesas.

🎬 Veja em vídeo: Categorias de agendamento, registro e financeiro: como organizar (1:42)

Não. As categorias financeiras são uma lista simples, com nome e cor. Para agrupar, use nomes que fiquem juntos na lista, como "Pessoal: Salários" e "Pessoal: Benefícios".

A exclusão é recusada em dois casos. Com lançamentos usando a categoria:

Não é possível excluir esta categoria pois existem N registro(s) financeiro(s) vinculado(s) a ela.

Com serviços usando a categoria no campo "Categoria Financeira":

Não é possível excluir esta categoria pois existem N serviço(s) vinculado(s) a ela.

No segundo caso, troque a categoria desses serviços em Serviços e preços antes de excluir.

É proposital: os lançamentos guardam a categoria deles, e apagar a categoria deixaria esse histórico sem classificação — inclusive nos relatórios de meses já fechados.

Não existe "desativar categoria". Categorias financeiras têm apenas criar, editar e excluir. Se você procurou essa opção e não achou, não é a sua tela: ela não existe.

Você tem dois caminhos:

1. Reaproveitar a categoria (o mais rápido). Edite o nome e a cor para o que você precisa agora. Os lançamentos antigos passam a exibir o nome novo — o que funciona bem quando você só quer corrigir ou atualizar a nomenclatura.

2. Esvaziar e então excluir. Abra cada lançamento vinculado, troque a categoria dele para outra, e volte para excluir a categoria vazia. O número na mensagem de erro te diz quantos lançamentos faltam.

Qual escolher? Se os lançamentos antigos fazem sentido sob o nome novo, reaproveite. Se você quer que o histórico continue classificado como está e só quer a categoria fora das opções futuras, aí é o caminho 2 — não há como escondê-la mantendo o vínculo.

Em Financeiro > Transações, abra o lançamento para edição e troque o campo Categoria. Vale para lançamentos em aberto. Num lançamento já recebido ou pago, use antes "Reabrir lançamento", troque a categoria e dê baixa de novo. Parcelas de um parcelamento não podem ser editadas.

Guia completo: Como usar categorias financeiras.

Pelo Serviço. A cobrança automática não pode mais ser ativada na categoria de agendamento (só categorias antigas que já a tinham continuam gerando lançamentos, veja abaixo). Quem cria o lançamento é a contratação de um serviço com "Gerar registro financeiro" ativado:

Passo a passo completo: Como ligar a agenda ao financeiro.

🎬 Veja em vídeo: Cobrança automática: da agenda ao financeiro (1:49)

Hoje a única forma é criar um Serviço (em "Serviços e preços") com faixas de preço e ativar o toggle "Gerar registro financeiro". Quando você adiciona um pacote desse serviço a um paciente, o lançamento financeiro é criado automaticamente — e cada sessão fica vinculada e contabilizada no pacote.

Assim você separa bem as responsabilidades:

Veja: Guia: Criar um serviço e Guia: Adicionar um pacote.

Só para categorias que já estavam configuradas. Essa forma foi descontinuada e não aceita novas configurações: não é possível ativá-la em uma categoria nova nem em uma existente.

As categorias antigas continuam gerando um lançamento por agendamento até a automação ser desligada. Isso acontece ao vincular um Serviço, ao salvar a categoria pela tela de edição ou ao excluir a conta financeira dela, e não tem volta. Veja Controle financeiro pela categoria de agendamento (descontinuado).

Resumindo: a categoria organiza a agenda; o Serviço cuida da cobrança e do acompanhamento das sessões.

É criado automaticamente um único lançamento de receita para o pacote inteiro, com vencimento na data da contratação. Ele fica disponível na aba Financeiro do paciente, onde você pode acompanhar, cobrar via Pix e marcar como pago (a baixa nessa aba é feita por administrador ou secretária).

Veja: Guia: Adicionar um pacote e Guia: Acompanhar o uso de um pacote.

🎬 Veja em vídeo: Serviços e pacotes: como cadastrar preços e pacotes de sessões (3:03)

🎬 Veja em vídeo: Pacotes e agendamentos pela ficha do paciente (1:59)

Não. Um pacote de serviço sem "Gerar registro financeiro" já começa Ativo e pode ser usado nos atendimentos. O pacote com cobrança fica Pendente até você marcar a cobrança como paga na aba Financeiro do paciente; aí ele passa a Ativo sozinho. Veja Guia: Adicionar um pacote.

Não direto no "Vincular serviço": o pacote sempre usa o valor da faixa escolhida. Se o valor diferente vale para vários pacientes (social, convênio), crie uma faixa com esse valor no serviço. Se é um caso só, adicione o pacote e ajuste o valor da cobrança no Financeiro. Esse ajuste muda a cobrança, não o valor registrado no pacote.

Não. A opção de ativar o financeiro na categoria de agendamento foi descontinuada e não aparece mais em nenhuma tela. Para gerar lançamentos a partir da agenda, crie um Serviço com "Gerar registro financeiro" e vincule-o à categoria. Veja Como ligar a agenda ao financeiro.

Sim! Lançamentos automáticos podem ser editados como qualquer outro. Você pode ajustar valor, data ou status.

Nenhum dos dois: o lançamento nasce da contratação. Ele é criado, com status "Em aberto", quando você vincula uma faixa de preço de um serviço com "Gerar registro financeiro": no agendamento (opção "Vincular uma faixa de preço") ou no perfil do paciente ("Vincular serviço").

Marcar a consulta como realizada não muda o lançamento. Quando o paciente pagar, marque como recebido. Veja Como ligar a agenda ao financeiro.

Não existe status "Cancelado". Um lançamento que não vai mais acontecer precisa ser excluído, e só o administrador exclui.

🎬 Veja em vídeo: Marcar como recebido ou pago, reabrir e excluir lançamentos (2:12)

Use "Reabrir lançamento" no menu ⋮. Antes de confirmar, o sistema mostra exatamente o que muda — saldo da conta, pacote do paciente, limite do cartão e parcelas vinculadas.

Os dados do recebimento são mantidos, e dá para refazer a baixa a qualquer momento. Veja Como reabrir um lançamento.

⚠️ O lançamento volta para "em aberto" — se o vencimento já passou, ele reaparece direto como Vencido.

Sim. Um lançamento que passa do vencimento sem baixa ganha o selo "Vencido" e, na Visão geral, "Em atraso · Venceu há N dias". As duas telas não usam o mesmo dia de corte:

Em Financeiro → Visão geral, no bloco "Contas a pagar e a receber", os lançamentos vencidos aparecem no topo de cada lista (a pagar e a receber), do mais antigo para o mais recente, com um selo vermelho dizendo há quantos dias venceram:

🔴 Em atraso · Venceu há 27 dias

Isso vale para os dois lados — contas a receber e contas a pagar.

No perfil do paciente → aba Financeiro, o topo mostra dois totais: VENCIDOS (vermelho) e PENDENTES (âmbar), e as cobranças vêm separadas em "Cobranças Vencidas" e "Cobranças Pendentes", cada uma com os botões "Cobrar via Pix" e "Marcar como pago".

Detalhes em Como acompanhar o que está vencido.

🎬 Veja em vídeo: Financeiro do paciente: vencidos, pendentes e cobrança por Pix (1:17)

Depende da tela. Em Detalhes e na aba Financeiro do paciente, uma receita em aberto que vence hoje já aparece como "Vencido". Na lista da Visão geral, o aviso "Em atraso" só aparece a partir do dia seguinte ao vencimento.

🎬 Veja em vídeo: Financeiro: visão geral, transações e o que cada pessoa vê (1:57)

Excluir lançamentos é exclusivo do Administrador. Ele pode excluir lançamentos em aberto e também os que já estão como "Recebido" ou "Pago". Parcelas e faturas de cartão não são excluídas sozinhas, e uma compra no cartão com fatura já paga só pode ser excluída depois de reabrir essa fatura. Ao clicar em "Excluir", um modal de confirmação será exibido mostrando:

Para confirmar a exclusão:

Atenção: Esta ação não pode ser desfeita. O lançamento sai das listas e dos saldos, e o sistema guarda um registro interno de que ele foi excluído.

Não. Excluir lançamentos, contas e cartões é exclusivo do Administrador, e por isso a lixeira não aparece para os outros papéis. A Secretária pode editar e reabrir lançamentos; o Terapeuta só marca como recebidos os lançamentos dos próprios atendimentos. Esse acesso vem do papel e não pode ser ajustado por pessoa. Se um lançamento precisa sair, peça ao administrador.

Não. Essa é a dúvida mais importante sobre a função.

O "Cobrar via Pix" gera um Pix estático (QR Code + código copia e cola) para você enviar ao paciente. Ele não conversa com o seu banco: o sistema não sabe quando o pagamento chega, não recebe aviso e não muda o status do lançamento.

Depois que o paciente pagar, confira o extrato do seu banco e clique em "Marcar como recebido" no lançamento. Até você fazer isso, ele continua aparecendo como "Em aberto" ou "Em atraso".

Passo a passo completo em Como cobrar via Pix.

🎬 Veja em vídeo: Cobrar por Pix: QR Code, chave e baixa do pagamento (1:57)

Na conta financeira, não no seu perfil. Vá em Financeiro → Visão geral, clique na conta e preencha a seção "Chave Pix". Aceita CPF, CNPJ, e-mail, telefone ou chave aleatória.

Cada conta pode ter uma chave diferente. A cobrança sempre usa a chave da conta vinculada ao lançamento.

O botão só existe para dinheiro que ainda vai entrar. Ele não aparece quando:

A própria janela oferece duas saídas: "Cadastrar chave Pix", que abre o formulário da chave dentro da própria cobrança, ou "Usar outra conta", que troca a conta do lançamento para uma que já tenha chave.

No formulário você escolhe o tipo, digita a chave e confirma em "Salvar chave e cobrar" — a cobrança continua de onde parou. Se a conta escolhida em "Usar outra conta" também não tiver chave, cadastre-a ali mesmo e confirme em "Salvar chave e vincular". O cadastro por ali depende de permissão para editar contas financeiras.

Contas de cartão de crédito não aparecem na lista — cartão não recebe Pix.

Não. O Pix gerado é estático e continua válido enquanto o lançamento estiver em aberto e a chave estiver cadastrada. Você pode abrir a mesma cobrança quantas vezes quiser.

No aplicativo do banco, o paciente vê o nome da clínica e a cidade cadastrada como recebedor — mesmo que a chave Pix seja de uma conta específica.

Sim. Se o paciente tem responsáveis cadastrados com telefone marcado como WhatsApp, aparece um seletor "Enviar para" com todos os contatos. A mensagem se ajusta automaticamente para dizer a quem se refere a cobrança.

Não. O sistema não envia lembrete de pagamento nem aviso de atraso. Para cobrar, abra o lançamento, clique em "Cobrar via Pix" e depois em "Enviar por WhatsApp": a mensagem sai pronta, mas quem envia é você. Se o paciente usa o portal, as cobranças também aparecem para ele em Financeiro.

🎬 Veja em vídeo: Parcelado ou recorrente: a diferença no financeiro (2:01)

Sim! Ao criar um lançamento:

Não. Na janela "Vincular serviço" você escolhe o serviço, a faixa de preço e, se quiser, uma observação. Ao clicar em "Confirmar contratação", o sistema cria uma cobrança única pelo valor total da faixa. Essa janela não tem opção de parcelas.

Cada parcela leva a descrição do lançamento seguida de "installment" e do número da parcela (ex: "Curso installment 1/6", "Curso installment 2/6"). Nos lançamentos recorrentes, cada ocorrência leva só o número (ex: "Aluguel 1/12", "Aluguel 2/12").

Em Financeiro → Transações, digite a descrição em "Filtrar por descrição..." e preencha Vencimento Inicial e Vencimento Final cobrindo todo o período para ver as parcelas ou ocorrências de vários meses juntas. Sem essas datas, a lista usa o mês selecionado.

Não. As parcelas são quitadas em ordem: para marcar a 3ª como paga, a 1ª e a 2ª precisam estar pagas. Fora de ordem, aparece a mensagem "Quite as parcelas anteriores antes desta". Para reabrir vale o inverso: reabra primeiro as parcelas posteriores ("Reabra as parcelas posteriores antes desta.").

Não. As parcelas não são editadas nem excluídas uma a uma. A baixa de uma parcela é feita pelo menu ⋮ → "Marcar como recebido" (ou "Marcar como pago"), sempre pelo valor integral: a janela de Detalhes não conclui a baixa de parcelas com outro valor. Se o valor pago foi diferente, registre a diferença em um lançamento separado. O lançamento principal (selo "Parcelado") também não aceita mudar o valor nem o número de parcelas. Ao abrir "Editar", esses campos ficam bloqueados com o aviso:

Este é o lançamento principal de um parcelamento. Para alterar o valor ou o número de parcelas, exclua-o e lance novamente.

A exclusão é feita pelo administrador e também remove todas as parcelas. Antes de excluir o lançamento principal, reabra as parcelas já baixadas, da última para a primeira, e confira o saldo da conta.

🎬 Veja em vídeo: Como mudar ou excluir uma série de lançamentos (1:58)

Lançamentos recorrentes são transações que se repetem automaticamente com uma frequência definida. Ideal para despesas fixas como aluguel, assinaturas, ou receitas regulares como mensalidades.

O sistema criará automaticamente um lançamento para cada ocorrência.

Use Recorrente para:

Use Parcelado para:

🎬 Veja em vídeo: Parcelado ou recorrente: a diferença no financeiro (2:01)

Sim, enquanto a ocorrência estiver em aberto. Ao editar, escolha em "Aplicar alterações em:" entre "Apenas este", "Toda a série" ou "Este e futuros". Uma ocorrência editada com "Apenas este" deixa de acompanhar as próximas alterações feitas na série. Se ela já foi recebida ou paga, use antes "Reabrir lançamento".

🎬 Veja em vídeo: Como mudar ou excluir uma série de lançamentos (1:58)

Em Financeiro → Visão geral, você vê:

🎬 Veja em vídeo: Financeiro: visão geral, transações e o que cada pessoa vê (1:57)

🎬 Veja em vídeo: Contas e saldo: saldo inicial e transferência entre contas (3:08)

Sim. Em Relatórios → Financeiro há o fluxo de caixa e as contas a receber (planos Terapeuta Premium e Clínicas; esses relatórios são exclusivos do Administrador). Em Financeiro → Transações, você navega por mês e filtra por descrição, período de referência e período de vencimento. Não há filtro por categoria nem por status. Por padrão, a lista mostra os lançamentos que vencem no mês selecionado, mesmo ao filtrar por descrição. Para buscar lançamentos de vários meses, informe a descrição e preencha Vencimento Inicial e Vencimento Final cobrindo todo o período. Veja Relatórios Financeiros.

🎬 Veja em vídeo: Fluxo de caixa: quanto entrou, saiu e sobrou no mês (1:44)

🎬 Veja em vídeo: Contas a receber: quem ainda não pagou e há quanto tempo (1:42)

Não. O Financeiro e os relatórios não exportam arquivos. Para guardar um período, use os filtros e imprima a tela como PDF (Ctrl+P no Windows, Cmd+P no Mac).

Os cartões de crédito têm uma seção separada no módulo financeiro, com gerenciamento específico de faturas e limites.

🎬 Veja em vídeo: Cartão de crédito da clínica: fatura, limite e pagamento (2:17)

Na página de detalhes do cartão você encontra:

Ao criar uma despesa, selecione o cartão de crédito como forma de pagamento. O lançamento aparecerá na fatura do período correspondente.

Na página do cartão, clique em "Pagar" para registrar o pagamento da fatura. O sistema usará a conta de pagamento padrão configurada.

O "Pagar" baixa a fatura inteira. Não há campo para registrar um pagamento parcial da fatura.

Não. Depois de cadastrado, o cartão permite mudar só o Nome e o Limite total. A conta de pagamento e os dias de fechamento e vencimento ficam como foram cadastrados, então confira esses dados antes de salvar.

Sim. O limite disponível diminui quando uma compra no cartão é registrada como paga e volta a subir quando você paga a fatura. Reabrir a fatura desfaz essa devolução.

Só o Administrador exclui cartões. Ao clicar em "Excluir", um modal de confirmação mostrará as consequências:

Para confirmar, digite o nome do cartão e clique em "Confirmar exclusão". Esta ação não pode ser desfeita.

Só o Administrador exclui contas financeiras. Ao clicar em "Excluir", um modal de confirmação mostrará as consequências:

Para confirmar, digite o nome da conta e clique em "Confirmar exclusão". Esta ação não pode ser desfeita.

Na prática, a conta e os lançamentos vinculados a ela deixam de aparecer nas listas e no saldo total. Os lançamentos não são apagados permanentemente por essa operação, mas também não voltam a aparecer na tela. Confira e resolva os registros importantes antes de excluir a conta.

🎬 Veja em vídeo: Contas e saldo: saldo inicial e transferência entre contas (3:08)

Não. A plataforma não emite notas em nome da sua clínica nem se integra à prefeitura. Emita as notas no sistema da prefeitura ou do seu contador. A nota que aparece em Meu Plano é a que a Mais Terapias emite para você, referente à sua assinatura.

Não. Ao marcar como recebido, o lançamento fica registrado, mas não é gerado recibo em PDF. A nota fiscal de Meu Plano é da sua assinatura e não serve de comprovante para o paciente. Para um recibo assinado, crie um registro com o texto do recibo e use a assinatura digital (planos Terapeuta Premium e Clínicas).

🎬 Veja em vídeo: Marcar como recebido ou pago, reabrir e excluir lançamentos (2:12)

Não. Cada atendimento fica ligado ao profissional que atendeu, e o relatório de atendimentos mostra os números de cada profissional, mas a plataforma não calcula percentual, valor fixo por sessão nem sublocação de sala, e não paga o terapeuta. Controle o repasse fora da plataforma ou lance-o como despesa no Financeiro.

Não. Para quem paga por mês, venda um pacote com o número de sessões do mês e defina o vencimento na data em que você cobra; cada atendimento desconta uma sessão. Numa série recorrente, uma faixa de 1 sessão cobre só o primeiro agendamento: para cobrar sessão a sessão, vincule a faixa em cada agendamento ou use um pacote.

Não. Não há pagamento online pelo paciente nem integração com bancos. O "Cobrar via Pix" gera um QR Code estático; quando o dinheiro cair na sua conta, marque o lançamento como recebido. Veja O sistema dá baixa sozinho quando o paciente paga o Pix?

🎬 Veja em vídeo: Cobrar por Pix: QR Code, chave e baixa do pagamento (1:57)

Não. Essa opção foi descontinuada e não pode ser ativada em categorias novas nem nas existentes. Para definir valores, inclusive diferentes por paciente (como Particular, Social e Convênio), crie um Serviço com faixas de preço e vincule a faixa certa ao paciente. Veja Como ligar a agenda ao financeiro.

Não. Dentro de uma clínica o Financeiro é um só. Se cada profissional precisa do próprio financeiro, cada um deve ter a própria conta, com um plano individual. Um mesmo login pode participar da clínica compartilhada e da conta própria e escolher em qual entrar.

Não. O saldo de cada pacote aparece no perfil do paciente (card Serviço e aba Agenda, em serviços vinculados); não há relatório que reúna todos. Veja Como acompanhar o uso de um pacote.

Não. As sessões de um pacote não vencem com o tempo. O pacote fica disponível até todas as sessões serem usadas ou até ele ser cancelado.

Não. O Financeiro não tem transferência entre contas. Registre dois lançamentos com o mesmo valor e a mesma data: uma Despesa na conta de origem e um Recebimento na conta de destino, os dois já pagos. Uma categoria como "Transferência" ajuda a separar esses lançamentos.

🎬 Veja em vídeo: Contas e saldo: saldo inicial e transferência entre contas (3:08)

Possíveis causas:

🎬 Veja em vídeo: Contas e saldo: saldo inicial e transferência entre contas (3:08)

Verifique se:

🎬 Veja em vídeo: Cobrança automática: da agenda ao financeiro (1:49)

O Administrador e a Secretária podem editar lançamentos em aberto: valor, datas, categoria e conta. Para corrigir um lançamento já recebido ou pago, use antes "Reabrir lançamento" no menu ⋮. Se o lançamento não deveria existir, o administrador pode excluí-lo. Não existe opção de cancelar.

🎬 Veja em vídeo: Marcar como recebido ou pago, reabrir e excluir lançamentos (2:12)

Não é erro: é o seu papel na clínica. A tela de Transações mostra o aviso

Acesso ao Módulo Financeiro Restrito Você não possui permissão para visualizar as transações financeiras. Entre em contato com o administrador da clínica.

O acesso ao módulo Financeiro vem do papel, não de uma permissão individual. Administrador e Secretária acessam o Financeiro; o Terapeuta não, e isso não pode ser liberado só para uma pessoa. Pelo mesmo motivo, o atalho Financeiro também não aparece no painel inicial.

O Terapeuta continua vendo, na aba Financeiro do perfil, os valores e o status de pagamento dos próprios pacientes, e pode marcar como recebidos os lançamentos dos próprios atendimentos. Se a pessoa precisa do Financeiro da clínica, o administrador pode mudar o papel dela em Configurações → Colaboradores. Veja o que cada papel pode fazer.

Ao tentar criar uma transação sem permissão, a mensagem é parecida: "Você não tem permissão para criar transações financeiras. Entre em contato com o administrador da clínica para obter acesso."

🎬 Veja em vídeo: Financeiro: visão geral, transações e o que cada pessoa vê (1:57)