Um guia completo para controlar as finanças do seu consultório ou clínica.
🎬 Veja em vídeo: Financeiro: visão geral, transações e o que cada pessoa vê (1:57)
Objetivo
Ao final deste tutorial, você dominará:
Configuração do módulo financeiro
Automatização de receitas
Controle de despesas
Análise e relatórios
Tempo estimado: 30 minutos de leitura
Por que controlar finanças?
Um bom controle financeiro permite:
Saber quanto você ganha realmente
Identificar onde gasta seu dinheiro
Planejar o futuro com dados reais
Tomar decisões informadas (reajustes, investimentos)
Declarar impostos corretamente
Parte 1: Configuração Inicial
1.1 Criar contas financeiras
Contas representam onde seu dinheiro está.
Passo a passo:
Vá em Financeiro
Na seção "Contas Financeiras", clique em "+"
Preencha os campos:
Nome da conta: Ex: "Banco Itaú", "Caixa"
Instituição financeira: Selecione o banco (obrigatório, assim como os demais campos)
Tipo de conta: Conta Corrente, Carteira, Poupança, etc.
Saldo inicial: Valor atual na conta
Data do saldo inicial: Data de referência do saldo
Clique em "Salvar"
Configuração sugerida:
Conta | Tipo | Uso |
Banco | Conta Corrente | Transferências, PIX, cartão de débito |
Caixa | Carteira | Dinheiro vivo |
Reserva | Conta Poupança | Dinheiro guardado (opcional) |
🎬 Veja em vídeo: Contas e saldo: saldo inicial e transferência entre contas (3:08)
1.2 Cadastrar cartões de crédito (opcional)
Se você usa cartão de crédito para despesas do consultório:
Vá em Financeiro
Na seção "Cartões de Crédito", clique em "+"
Preencha:
Nome do cartão: Ex: "Nubank", "Itaú Platinum"
Banco emissor do cartão: a instituição do cartão
Limite total: Limite de crédito do cartão
Dia de fechamento: Dia do mês em que a fatura fecha
Dia de vencimento: Dia do mês para pagar a fatura
Conta de pagamento padrão: Conta de onde sairá o dinheiro da fatura
Clique em "Salvar"
Benefícios de cadastrar cartões:
Controle de limite disponível
Visualização de faturas
Parcelamento de despesas
Relatórios separados por cartão
🎬 Veja em vídeo: Cartão de crédito da clínica: fatura, limite e pagamento (2:17)
1.3 Criar categorias financeiras
Categorias organizam tipos de receitas e despesas.
Para receitas:
Honorários
Convênios
Cursos/Palestras
Outros
Para despesas:
Aluguel
Contas (água, luz, internet)
Material
Marketing
Formação
Impostos
🎬 Veja em vídeo: Categorias de agendamento, registro e financeiro: como organizar (1:42)
1.4 Configurar a cobrança com Serviços
Aqui está a novidade mais importante para o seu financeiro. Antes, a categoria de agendamento definia o valor da sessão e gerava o lançamento financeiro automaticamente. Agora, esse papel é dos Serviços:
A categoria de agendamento organiza a sua agenda — duração, cor e tipo de atendimento.
O Serviço — com suas faixas de preço e pacotes — cuida da cobrança e do acompanhamento das sessões.
Com Serviços você oferece o mesmo atendimento em vários formatos (1, 4 ou 10 sessões), cada um com seu valor, e ainda acompanha, paciente a paciente, quantas sessões já foram utilizadas — tudo com o lançamento financeiro criado para você.
O financeiro na categoria foi descontinuado. Não é mais possível ativá-lo em nenhuma categoria. Se a sua conta ainda tem categorias configuradas assim, elas continuam gerando lançamentos até você vincular um Serviço. Veja Controle financeiro pela categoria de agendamento (descontinuado).
Passo 1: Crie o Serviço com financeiro ativado
No menu lateral, vá em Configurações > Serviços e preços
Clique em "Novo Serviço"
Em "Informações do Serviço", preencha o Nome do Serviço (ex.: "Terapia Fonoaudiológica"), a Cor de identificação e, se quiser, a Descrição
Ative o controle "Gerar registro financeiro". Com ele ligado, cada pacote adicionado a um paciente cria a cobrança no financeiro automaticamente. Escolha a "Categoria Financeira" que vai classificar essa receita
Na seção "Tabela de preços", monte os formatos que você oferece. Para cada faixa, informe o Número de sessões e o Valor total — o Valor por sessão é calculado sozinho. Use "Adicionar faixa de preço" para criar mais formatos
Clique em "Salvar"
Veja o guia completo: Como criar um serviço
🎬 Veja em vídeo: Serviços e pacotes: como cadastrar preços e pacotes de sessões (3:03)
Passo 2: Adicione um pacote ao paciente
Abra o perfil do paciente
Na barra lateral, no card "Serviço", clique em "Vincular serviço"
No modal "Vincular serviço", selecione o serviço e a faixa de preço combinada com o paciente
Confira o "Resumo" — ele avisa "Registro financeiro será criado automaticamente" — e clique em "Confirmar contratação". Aparece "Serviço vinculado ao paciente"
É criada uma cobrança única, pelo valor total do pacote.
Veja o guia completo: Como adicionar um pacote
🎬 Veja em vídeo: Pacotes e agendamentos pela ficha do paciente (1:59)
Passo 3: Marque a cobrança como paga
Pacotes com financeiro nascem como Pendente, com uma cobrança aguardando confirmação:
No perfil do paciente, abra a aba Financeiro
Na seção "Cobranças Vencidas", encontre a cobrança "Pacote: <serviço> - N sessões" (na faixa de 1 sessão, "Sessão avulsa: <serviço>"). Ela vence no dia em que o pacote foi adicionado, por isso aparece como vencida enquanto não for paga
Se quiser pedir o pagamento, use "Cobrar via Pix" (Pix estático: não dá baixa sozinho)
Quando o paciente pagar, clique em "Marcar como pago" (nesta aba, administrador ou secretária), confira os dados na janela "Marcar como recebido" e clique em "Confirmar recebimento"
Pronto! O pacote passa de Pendente para Ativo. Ele já descontava sessões enquanto estava Pendente: o status só indica se a cobrança foi paga.
Resultado: a cobrança é criada automaticamente ao adicionar o pacote, e você só precisa confirmar o recebimento.
Parte 2: Receitas do Dia a Dia
2.1 Receitas automáticas (Serviços e preços)
Com o Serviço configurado (Parte 1.4), a cobrança nasce sozinha ao adicionar o pacote:
A cobrança do pacote é criada automaticamente no financeiro do paciente
Status: Pendente
Você só precisa confirmar o recebimento quando o paciente pagar
Confirmando recebimento:
Você tem dois caminhos práticos:
Pelo perfil do paciente — abra a aba Financeiro, encontre a cobrança em "Cobranças Vencidas" ou "Cobranças Pendentes" e clique em "Marcar como pago" (nesta aba, a baixa só conclui para administrador e secretária; o terapeuta vê o botão, mas a confirmação é recusada, e dá baixa pelo agendamento ou pelo Iniciar Atendimento).
Na hora do atendimento — ao usar o Iniciar Atendimento, a Etapa 4 (Recebimento) permite registrar o pagamento e marcar como recebido na mesma tela. Veja: Serviço e pacote no atendimento
🎬 Veja em vídeo: Cobrança automática: da agenda ao financeiro (1:49)
🎬 Veja em vídeo: Marcar como recebido ou pago, reabrir e excluir lançamentos (2:12)
2.2 Receitas manuais
Para receitas não vinculadas a agendamentos:
Vá em Financeiro
Clique em "Recebimento", no topo da tela
Preencha as seções:
Informações Básicas: Descrição, Valor, Categoria
Recebimento: Como será recebido (PIX, Dinheiro, etc.) e Conta
Datas: Quando aconteceu, Quando vence, Status (Recebido ou Em aberto)
Parcelamento: À vista, Parcelado ou Recorrente
Salve
Exemplos:
Recebimento de convênio
Venda de livro
Palestra realizada
🎬 Veja em vídeo: Como lançar recebimento e despesa, e as três datas (2:27)
2.3 Recebimentos parcelados
Para pacientes que pagam em parcelas:
Crie a receita
Na seção "Parcelamento", selecione "Parcelado"
Defina número de parcelas
Sistema cria lançamento para cada parcela
🎬 Veja em vídeo: Parcelado ou recorrente: a diferença no financeiro (2:01)
2.4 Receitas recorrentes
Para receitas que se repetem (mensalidades, contratos fixos):
Crie a receita
Na seção "Parcelamento", selecione "Recorrente"
Defina "Quantas vezes?" (ex: 12 para um ano)
Escolha "Com que frequência?" (Mensal, Semanal, etc.)
Sistema cria lançamento para cada ocorrência
Parte 3: Controlando Despesas
3.1 Despesas fixas mensais
Despesas que se repetem todo mês:
Lista comum:
Aluguel
Internet
Telefone
Software (Mais Terapias, outros)
Contador
Seguro
Como registrar despesas fixas (usando Recorrente):
Vá em Financeiro
Clique em "Despesa", no topo da tela
Preencha as seções:
Informações Básicas: Descrição (ex: "Aluguel"), Valor, Categoria
Pagamento: Como será pago e de qual Conta
Datas: Quando aconteceu, Quando vence, Status
Na seção "Parcelamento", selecione "Recorrente"
Defina "Quantas vezes?": 12 (para um ano)
Escolha "Com que frequência?": Mensal
Salve
O sistema criará automaticamente 12 lançamentos, um para cada mês.
Frequências disponíveis:
Diário, Semanal, Mensal, Bimestral, Trimestral, Anual
3.2 Despesas variáveis
Gastos que mudam mês a mês:
Material de escritório
Livros
Cursos
Marketing
Manutenção
Dica: Registre todas as despesas, mesmo pequenas. Elas somam.
3.3 Despesas anuais
Não esqueça de provisionar:
Anuidade do conselho (CRP, CRM)
IPTU
Férias (reserve dinheiro)
13º de funcionários (se tiver)
Dica: Divida o valor anual por 12 e reserve mensalmente.
Parte 4: Rotina Financeira
4.1 Diariamente
Confirmar pagamentos recebidos
Registrar despesas do dia
Verificar caixa (se recebe em dinheiro)
4.2 Semanalmente
Revisar receitas pendentes
Cobrar inadimplentes
Pagar contas da semana
Verificar saldo das contas
4.3 Mensalmente
Fechar o mês anterior
Gerar relatório de receitas vs despesas
Pagar contas fixas
Reservar para impostos
Analisar resultados
🎬 Veja em vídeo: Rotina financeira da clínica em 7 passos (1:44)
Parte 5: Análise e Relatórios
5.1 Receitas e despesas
Em Relatórios → Financeiro → Fluxo de Caixa, você vê receitas e despesas por mês. Não há relatório por categoria nem por paciente: para ver os lançamentos de uma categoria, confira Financeiro → Transações. Veja Relatórios Financeiros.
5.2 Onde está gastando mais
Revise as despesas do mês em Financeiro → Transações e compare com os meses anteriores no Fluxo de Caixa.
5.3 Resultado (Lucro/Prejuízo)
Receitas - Despesas = Resultado R$ 15.000 (receitas) - R$ 5.000 (despesas) = R$ 10.000 (lucro)
5.4 Fluxo de caixa
Visualize:
Entradas e saídas ao longo do tempo
Meses melhores e piores
Parte 6: Dicas Avançadas
6.1 Separação pessoal vs profissional
Mantenha separados:
Conta bancária profissional
Conta bancária pessoal
No sistema, só registre o profissional
6.2 Pró-labore
Se você é PJ, defina um pró-labore:
Decida quanto você "paga" a si mesmo
Registre como despesa "Pró-labore"
Transfira para conta pessoal
O que sobra é lucro da empresa
6.3 Reserva para impostos
Separe mensalmente:
~15-20% para Simples Nacional
Ou percentual adequado ao seu regime
6.4 Fundo de emergência
Reserve 3-6 meses de despesas:
Crie conta "Reserva" no sistema
Transfira regularmente
Use apenas em emergências
Parte 7: Exemplo Prático
Cenário: Mês típico
Receitas:
30 sessões x R$ 200 = R$ 6.000 Convênio: R$ 800 Total: R$ 6.800
Despesas:
Aluguel: R$ 1.500 Internet: R$ 150 Mais Terapias: R$ 100 Material: R$ 100 Contador: R$ 300 Curso: R$ 200 Total: R$ 2.350
Resultado:
R$ 6.800 - R$ 2.350 = R$ 4.450 de lucro
Ações:
Reservar R$ 890 para impostos (20%)
Transferir R$ 3.000 como pró-labore
Manter R$ 560 como reserva
Problemas Comuns
"Não sei quanto estou ganhando"
Solução: Use o sistema religiosamente:
Registre toda entrada
Confirme todos os pagamentos
Gere relatório mensal
"Dinheiro some"
Solução: Registre toda despesa:
Mesmo as pequenas
Categorize corretamente
Analise onde está indo
"Não consigo separar pessoal de profissional"
Solução:
Abra conta bancária só para o consultório
Defina pró-labore fixo
Não misture gastos
"Pacientes atrasam pagamento"
Solução:
Envie a cobrança pelo "Cobrar via Pix" → "Enviar por WhatsApp" (o sistema não manda lembrete de pagamento sozinho)
Defina política clara de cobrança
Considere pré-pagamento ou pacotes
🎬 Veja em vídeo: Cobrar por Pix: QR Code, chave e baixa do pagamento (1:57)
Métricas para Acompanhar
Mensalmente
Métrica | Como calcular |
Receita total | Soma das receitas pagas |
Despesa total | Soma das despesas |
Lucro líquido | Receita - Despesa |
Taxa de recebimento | Pago / Esperado x 100 |
Ticket médio | Receita / Nº sessões |
Anualmente
Métrica | Análise |
Crescimento | Compare com ano anterior |
Sazonalidade | Identifique meses fortes/fracos |
Margem | Lucro / Receita x 100 |
Parte 8: Gerenciando o Financeiro por Paciente
Além da visão consolidada no módulo Financeiro, você pode gerenciar valores a receber diretamente pelo perfil de cada paciente.
🎬 Veja em vídeo: Financeiro do paciente: vencidos, pendentes e cobrança por Pix (1:17)
8.1 Widget Financeiro no Perfil
No perfil de cada paciente, o card Financeiro na lateral direita resume as cobranças em aberto, com total e quantidade:
Em atraso e A vencer - Hoje o card pode mostrar cobranças já vencidas em A vencer
Clique em "Ver detalhes" para abrir a aba Financeiro do paciente e conferir Cobranças Vencidas
8.2 Ações disponíveis
Na aba Financeiro do paciente você pode:
Cobrar via Pix, em cada cobrança em aberto
Marcar como pago, informando a data e o valor recebido
Ver o Histórico de pagamentos
Para editar, reabrir ou excluir um lançamento, use Financeiro → Transações.
O Terapeuta vê o financeiro dos próprios pacientes e marca como recebidos os lançamentos dos próprios atendimentos, mas não edita nem exclui. Veja o que cada papel pode fazer.
8.3 Vantagens dessa abordagem
Durante a sessão: Verifique pendências rapidamente antes de encerrar
Cobrança personalizada: Veja o histórico específico do paciente
Contexto: Todas as informações do paciente em um só lugar
Veja: Financeiro do Paciente
Parte 9: Relatórios Financeiros
9.1 Acessando os relatórios
No menu lateral, clique em "Relatórios"
Clique no card "Financeiro"
Nota: Relatórios financeiros são exclusivos para Administradores e fazem parte dos planos Terapeuta Premium e Clínicas.
9.2 Fluxo de Caixa
Visualize entradas e saídas ao longo do tempo:
Identifique meses de maior e menor movimento
Compare receitas vs despesas
Planeje despesas grandes com antecedência
🎬 Veja em vídeo: Fluxo de caixa: quanto entrou, saiu e sobrou no mês (1:44)
9.3 Contas a Receber
Acompanhe valores pendentes organizados por vencimento:
A Vencer: ainda dentro do prazo
1-30 dias de atraso
31-60 dias de atraso
61-90 dias de atraso
90+ dias de atraso
Use este relatório para priorizar cobranças e identificar inadimplentes.
🎬 Veja em vídeo: Contas a receber: quem ainda não pagou e há quanto tempo (1:42)
Veja: Relatórios Financeiros
Checklist de Configuração
Contas financeiras criadas (ex: Banco, Caixa)
Cartões de crédito cadastrados (se usar)
Categorias financeiras configuradas (receitas e despesas)
Serviços criados com "Gerar registro financeiro" e faixas de preço
Primeiro pacote adicionado a um paciente
Saldo inicial configurado nas contas
Primeira conciliação feita