Um guia completo para controlar as finanças do seu consultório ou clínica.
Objetivo
Ao final deste tutorial, você dominará:
Configuração do módulo financeiro
Automatização de receitas
Controle de despesas
Análise e relatórios
Tempo estimado: 30 minutos de leitura
Por que controlar finanças?
Um bom controle financeiro permite:
Saber quanto você ganha realmente
Identificar onde gasta seu dinheiro
Planejar o futuro com dados reais
Tomar decisões informadas (reajustes, investimentos)
Declarar impostos corretamente
Parte 1: Configuração Inicial
1.1 Criar contas financeiras
Contas representam onde seu dinheiro está.
Passo a passo:
Vá em Financeiro
Na seção "Contas Financeiras", clique em "+"
Preencha os campos:
Nome da conta: Ex: "Banco Itaú", "Caixa"
Instituição financeira: Selecione o banco (opcional)
Tipo de conta: Conta Corrente, Carteira, Poupança, etc.
Saldo inicial: Valor atual na conta
Data do saldo inicial: Data de referência do saldo
Clique em "Criar conta"
Configuração sugerida:
Conta | Tipo | Uso |
Banco | Conta Corrente | Transferências, PIX, cartão de débito |
Caixa | Carteira | Dinheiro vivo |
Reserva | Conta Poupança | Dinheiro guardado (opcional) |
1.2 Cadastrar cartões de crédito (opcional)
Se você usa cartão de crédito para despesas do consultório:
Vá em Financeiro
Na seção "Cartões de Crédito", clique em "+"
Preencha:
Nome do cartão: Ex: "Nubank", "Itaú Platinum"
Bandeira: Visa, Mastercard, etc.
Limite total: Limite de crédito do cartão
Dia de fechamento: Dia do mês em que a fatura fecha
Dia de vencimento: Dia do mês para pagar a fatura
Conta de pagamento padrão: Conta de onde sairá o dinheiro da fatura
Clique em "Criar cartão"
Benefícios de cadastrar cartões:
Controle de limite disponível
Visualização de faturas
Parcelamento de despesas
Relatórios separados por cartão
1.3 Criar categorias financeiras
Categorias organizam tipos de receitas e despesas.
Para receitas:
Honorários
Convênios
Cursos/Palestras
Outros
Para despesas:
Aluguel
Contas (água, luz, internet)
Material
Marketing
Formação
Impostos
1.4 Configurar a cobrança com Serviços
Aqui está a novidade mais importante para o seu financeiro. Antes, a categoria de agendamento definia o valor da sessão e gerava o lançamento financeiro automaticamente. Agora, esse papel é dos Serviços:
A categoria de agendamento organiza a sua agenda — duração, cor e tipo de atendimento.
O Serviço — com suas faixas de preço e pacotes — cuida da cobrança e do acompanhamento das sessões.
Com Serviços você oferece o mesmo atendimento em vários formatos (1, 4 ou 10 sessões), cada um com seu valor, e ainda acompanha, paciente a paciente, quantas sessões já foram utilizadas — tudo com o lançamento financeiro criado para você.
Suas configurações atuais continuam funcionando. Se você já usa o controle financeiro na categoria de agendamento, nada para de funcionar. A plataforma apenas vai sugerir que você vincule um Serviço à categoria para aproveitar pacotes e acompanhamento de sessões.
Passo 1: Crie o Serviço com financeiro ativado
No menu lateral, vá em Configurações > Serviços e pacotes
Clique em "Novo Serviço"
Em "Informações do Serviço", preencha o Nome do Serviço (ex.: "Psicoterapia Individual"), a Cor de identificação e, se quiser, a Descrição
Ative o controle "Gerar registro financeiro". Com ele ligado, cada pacote vendido cria a cobrança no financeiro automaticamente. Escolha a "Categoria Financeira" que vai classificar essa receita
Na seção "Faixas de Preço", monte os formatos que você vende. Para cada faixa, informe o Número de sessões e o Valor total — o Valor por sessão é calculado sozinho. Use "Adicionar faixa de preço" para criar mais formatos
Clique em "Salvar"
Veja o guia completo: Como criar um serviço
Passo 2: Venda um pacote para o paciente
Abra o perfil do paciente
Na barra lateral, no card "Serviço", clique em "Vincular serviço"
No modal "Novo Pacote", selecione o serviço e a faixa de preço combinada com o paciente
Confira o "Resumo" — ele avisa que será criada uma cobrança no financeiro — e clique em "Criar pacote"
Veja o guia completo: Como vender um pacote
Passo 3: Marque a cobrança como paga
Pacotes com financeiro nascem como Pendente, com uma cobrança aguardando confirmação:
No perfil do paciente, abra a aba Financeiro
Na seção "Cobranças Pendentes", encontre a cobrança "Pacote: <serviço> - N sessões"
Quando o paciente pagar, clique em "Marcar como pago"
Pronto! O pacote passa de Pendente para Ativo e fica disponível para descontar sessões nos atendimentos.
Resultado: a cobrança é criada automaticamente ao vender o pacote, e você só precisa confirmar o recebimento.
Parte 2: Receitas do Dia a Dia
2.1 Receitas automáticas (Serviços e pacotes)
Com o Serviço configurado (Parte 1.4), a cobrança nasce sozinha ao vender o pacote:
A cobrança do pacote é criada automaticamente no financeiro do paciente
Status: Pendente
Você só precisa confirmar o recebimento quando o paciente pagar
Confirmando recebimento:
Você tem dois caminhos práticos:
Pelo perfil do paciente — abra a aba Financeiro, encontre a cobrança em "Cobranças Pendentes" e clique em "Marcar como pago".
Na hora do atendimento — ao usar o Iniciar Atendimento, a Etapa 4 (Recebimento) permite registrar o pagamento e marcar como recebido na mesma tela. Veja: Serviço e pacote no atendimento
2.2 Receitas manuais
Para receitas não vinculadas a agendamentos:
Vá em Financeiro
Clique em "Adicionar Recebimento"
Preencha as seções:
Informações Básicas: Descrição, Valor, Categoria
Recebimento: Como será recebido (PIX, Dinheiro, etc.) e Conta
Datas: Quando aconteceu, Quando vence, Status (Recebido ou Em aberto)
Parcelamento: À vista, Parcelado ou Recorrente
Salve
Exemplos:
Recebimento de convênio
Venda de livro
Palestra realizada
2.3 Recebimentos parcelados
Para pacientes que pagam em parcelas:
Crie a receita
Na seção "Parcelamento", selecione "Parcelado"
Defina número de parcelas
Sistema cria lançamento para cada parcela
2.4 Receitas recorrentes
Para receitas que se repetem (mensalidades, contratos fixos):
Crie a receita
Na seção "Parcelamento", selecione "Recorrente"
Defina "Quantas vezes?" (ex: 12 para um ano)
Escolha "Com que frequência?" (Mensal, Semanal, etc.)
Sistema cria lançamento para cada ocorrência
Parte 3: Controlando Despesas
3.1 Despesas fixas mensais
Despesas que se repetem todo mês:
Lista comum:
Aluguel
Internet
Telefone
Software (Mais Terapias, outros)
Contador
Seguro
Como registrar despesas fixas (usando Recorrente):
Vá em Financeiro
Clique em "Adicionar Despesa"
Preencha as seções:
Informações Básicas: Descrição (ex: "Aluguel"), Valor, Categoria
Pagamento: Como será pago e de qual Conta
Datas: Quando aconteceu, Quando vence, Status
Na seção "Parcelamento", selecione "Recorrente"
Defina "Quantas vezes?": 12 (para um ano)
Escolha "Com que frequência?": Mensal
Salve
O sistema criará automaticamente 12 lançamentos, um para cada mês.
Frequências disponíveis:
Diário, Semanal, Mensal, Bimestral, Trimestral, Anual
3.2 Despesas variáveis
Gastos que mudam mês a mês:
Material de escritório
Livros
Cursos
Marketing
Manutenção
Dica: Registre todas as despesas, mesmo pequenas. Elas somam.
3.3 Despesas anuais
Não esqueça de provisionar:
Anuidade do conselho (CRP, CRM)
IPTU
Férias (reserve dinheiro)
13º de funcionários (se tiver)
Dica: Divida o valor anual por 12 e reserve mensalmente.
Parte 4: Rotina Financeira
4.1 Diariamente
Confirmar pagamentos recebidos
Registrar despesas do dia
Verificar caixa (se recebe em dinheiro)
4.2 Semanalmente
Revisar receitas pendentes
Cobrar inadimplentes
Pagar contas da semana
Verificar saldo das contas
4.3 Mensalmente
Fechar o mês anterior
Gerar relatório de receitas vs despesas
Pagar contas fixas
Reservar para impostos
Analisar resultados
Parte 5: Análise e Relatórios
5.1 Relatório de receitas
Acesse relatórios para ver:
Total de receitas no período
Receitas por categoria
Receitas por paciente
Comparativo com períodos anteriores
5.2 Relatório de despesas
Analise:
Total de gastos
Gastos por categoria
Onde está gastando mais
Tendências de aumento
5.3 Resultado (Lucro/Prejuízo)
Receitas - Despesas = Resultado R$ 15.000 (receitas) - R$ 5.000 (despesas) = R$ 10.000 (lucro)
5.4 Fluxo de caixa
Visualize:
Entradas e saídas ao longo do tempo
Meses melhores e piores
Projeção futura (agendamentos = receitas previstas)
Parte 6: Dicas Avançadas
6.1 Separação pessoal vs profissional
Mantenha separados:
Conta bancária profissional
Conta bancária pessoal
No sistema, só registre o profissional
6.2 Pró-labore
Se você é PJ, defina um pró-labore:
Decida quanto você "paga" a si mesmo
Registre como despesa "Pró-labore"
Transfira para conta pessoal
O que sobra é lucro da empresa
6.3 Reserva para impostos
Separe mensalmente:
~15-20% para Simples Nacional
Ou percentual adequado ao seu regime
6.4 Fundo de emergência
Reserve 3-6 meses de despesas:
Crie conta "Reserva" no sistema
Transfira regularmente
Use apenas em emergências
Parte 7: Exemplo Prático
Cenário: Mês típico
Receitas:
30 sessões x R$ 200 = R$ 6.000 Convênio: R$ 800 Total: R$ 6.800
Despesas:
Aluguel: R$ 1.500 Internet: R$ 150 Mais Terapias: R$ 100 Material: R$ 100 Contador: R$ 300 Curso: R$ 200 Total: R$ 2.350
Resultado:
R$ 6.800 - R$ 2.350 = R$ 4.450 de lucro
Ações:
Reservar R$ 890 para impostos (20%)
Transferir R$ 3.000 como pró-labore
Manter R$ 560 como reserva
Problemas Comuns
"Não sei quanto estou ganhando"
Solução: Use o sistema religiosamente:
Registre toda entrada
Confirme todos os pagamentos
Gere relatório mensal
"Dinheiro some"
Solução: Registre toda despesa:
Mesmo as pequenas
Categorize corretamente
Analise onde está indo
"Não consigo separar pessoal de profissional"
Solução:
Abra conta bancária só para o consultório
Defina pró-labore fixo
Não misture gastos
"Pacientes atrasam pagamento"
Solução:
Use lembretes de pagamento
Defina política clara de cobrança
Considere pré-pagamento ou pacotes
Métricas para Acompanhar
Mensalmente
Métrica | Como calcular |
Receita total | Soma das receitas pagas |
Despesa total | Soma das despesas |
Lucro líquido | Receita - Despesa |
Taxa de recebimento | Pago / Esperado x 100 |
Ticket médio | Receita / Nº sessões |
Anualmente
Métrica | Análise |
Crescimento | Compare com ano anterior |
Sazonalidade | Identifique meses fortes/fracos |
Margem | Lucro / Receita x 100 |
Parte 8: Gerenciando o Financeiro por Paciente
Além da visão consolidada no módulo Financeiro, você pode gerenciar valores a receber diretamente pelo perfil de cada paciente.
8.1 Widget Financeiro no Perfil
No perfil de cada paciente, você encontra um widget no sidebar direito:
Em atraso - Total de valores vencidos e quantidade
A vencer - Total pendente dentro do prazo e quantidade
Clique em "Ver detalhes" para abrir o modal completo
8.2 Ações disponíveis
No modal financeiro do paciente você pode:
Marcar como recebido - Confirmar pagamento de um lançamento
Editar - Alterar valor, descrição ou data
Excluir - Remover um lançamento
Reabrir - Voltar um pagamento para pendente (se marcou errado)
8.3 Vantagens dessa abordagem
Durante a sessão: Verifique pendências rapidamente antes de encerrar
Cobrança personalizada: Veja o histórico específico do paciente
Contexto: Todas as informações do paciente em um só lugar
Veja: Financeiro do Paciente
Parte 9: Relatórios Financeiros
9.1 Acessando os relatórios
No menu lateral, clique em "Relatórios"
Clique no card "Financeiro"
Nota: Relatórios financeiros são exclusivos para Administradores.
9.2 Fluxo de Caixa
Visualize entradas e saídas ao longo do tempo:
Identifique meses de maior e menor movimento
Compare receitas vs despesas
Planeje despesas grandes com antecedência
9.3 Contas a Receber
Acompanhe valores pendentes organizados por vencimento:
A vencer - Ainda dentro do prazo
Vencidos 1-30 dias - Primeiro nível de atraso
Vencidos 31-60 dias - Atenção requerida
Vencidos +60 dias - Ação urgente necessária
Use este relatório para priorizar cobranças e identificar inadimplentes.
Veja: Relatórios Financeiros
Checklist de Configuração
Contas financeiras criadas (ex: Banco, Caixa)
Cartões de crédito cadastrados (se usar)
Categorias financeiras configuradas (receitas e despesas)
Serviços criados com "Gerar registro financeiro" e faixas de preço
Primeiro pacote vendido a um paciente
Saldo inicial configurado nas contas
Primeira conciliação feita