Respostas para as dúvidas mais comuns sobre gestão de pacientes.
Cadastro de Pacientes
Como cadastro um novo paciente?
No menu lateral, clique em "Pacientes"
Clique no botão "Novo paciente"
Preencha as informações: nome completo e data de nascimento (obrigatórios)
Adicione e-mail e telefone se desejar
Clique em "Salvar"
🎬 Veja em vídeo: Como cadastrar um paciente e o responsável da criança (2:39)
Quais informações são obrigatórias?
Apenas o nome completo e a data de nascimento são obrigatórios. Todas as outras informações (e-mail, telefone, endereço, CPF) são opcionais.
Posso cadastrar telefone de outro país?
Sim. No campo de telefone, escolha o país pela bandeira e digite o número local. Marque "É WhatsApp?" se o número tiver WhatsApp; a opção aparece quando o número está completo. Vale para o cadastro do paciente e do responsável. Números estrangeiros cadastrados antes do seletor de país podem ter ficado incompletos ou com o código do Brasil: confira e corrija. Se um paciente com número de outro país não receber os lembretes, fale com o suporte pelo chat.
Posso cadastrar um paciente diretamente ao criar um agendamento?
Sim! Ao criar um agendamento, no campo de paciente você verá a opção "Adicionar Paciente". Isso abre um formulário rápido para cadastro sem sair da tela de agendamento.
Existe limite de pacientes que posso cadastrar?
Não há limite de pacientes no Mais Terapias. Você pode cadastrar quantos pacientes precisar.
Edição e Organização
Como edito as informações de um paciente?
Vá em "Pacientes"
Encontre o paciente na lista
Clique no nome dele ou no ícone de lápis (Editar paciente) na coluna "Ações": o perfil do paciente abre
Na barra lateral, clique em "Informações Pessoais"
Faça as alterações e clique em "Salvar"
Como encontro um paciente específico?
Use os filtros na lista de pacientes:
Filtrar por nome: Digite parte do nome
Filtrar por email: Digite o e-mail como está no cadastro (a busca por e-mail diferencia maiúsculas de minúsculas)
A lista filtra sozinha logo depois que você para de digitar (o botão "Buscar" ou a tecla Enter só aplicam o filtro na hora)
🎬 Veja em vídeo: Lista de pacientes: buscar, inativar na alta e aceitar convites (2:01)
Posso buscar um paciente pelo CPF?
Não. A lista de pacientes filtra por nome, e-mail e status. Para achar um paciente, use parte do nome ou do e-mail.
Posso organizar os pacientes por categorias ou grupos?
Não. A lista de pacientes se organiza pelo status (Ativo/Inativo) e pelos profissionais vinculados a cada paciente. Não há grupos nem etiquetas.
Status e Inativação
Como inativo um paciente?
Na lista de pacientes, encontre o paciente
Clique no botão de status ("Ativo")
Selecione "Inativo"
Confirme na janela "Inativar paciente?", que mostra o que muda e o que continua
Pacientes inativos não aparecem nas buscas padrão, mas seus dados são mantidos.
🎬 Veja em vídeo: Lista de pacientes: buscar, inativar na alta e aceitar convites (2:01)
O que acontece quando inativo um paciente?
O que muda:
O paciente sai das listas de pacientes ativos (fica no filtro "Pacientes inativos")
Os agendamentos futuros em aberto saem da agenda — nada é cancelado, eles voltam na reativação
Os lembretes automáticos param (confirmação, reforço e presença)
Novos agendamentos, pacotes e convites ficam bloqueados até a reativação
O que continua:
Registros, prontuários e documentos seguem disponíveis para consulta e exportação
O financeiro fica no lugar: cobranças em aberto seguem visíveis e podem ser recebidas
Agendamentos passados e em atraso permanecem na agenda, para você finalizar ou cancelar
O paciente pode ser reativado a qualquer momento — e tudo volta ao normal.
Posso agendar para um paciente inativo?
Não. A inativação bloqueia novos agendamentos, pacotes, convites, o vínculo de um novo responsável e o link de Solicitar Preenchimento. Se você tentar, o sistema recusa e pede para reativar o paciente antes.
Se o paciente voltou a ser atendido, reative-o primeiro (botão de status → "Ativo").
Posso adicionar um pacote a um paciente inativo?
Não. A plataforma avisa "Paciente inativo não pode contratar novas sessões. Reative o paciente para continuar." Reative o paciente e depois use "Vincular serviço" no perfil dele. Os pacotes que ele já tinha continuam visíveis e, conforme sua permissão no financeiro, podem ser cancelados ou recebidos.
Como vejo os pacientes inativos?
Na lista de pacientes, marque a opção "Pacientes inativos" no filtro de status.
Posso excluir um paciente permanentemente?
Por questões de segurança e conformidade, pacientes não podem ser excluídos permanentemente. Você pode inativá-los, o que os remove das listas e buscas padrão.
Perfil do Paciente
O que encontro no perfil do paciente?
O perfil do paciente é organizado em quatro abas:
Prontuário em Timeline: a timeline com todos os registros de evolução organizados por data
Agenda: próximos e últimos agendamentos, além da tabela Serviços contratados (com o uso de cada pacote, ex: "3/4 sessões")
Financeiro: cobranças e pacotes do paciente, onde você acompanha o que está pendente e marca como pago. Aparece para quem tem acesso ao financeiro
Gestão: os Terapeutas Vinculados e, no plano Clínicas, a tabela Gestão de profissionais envolvidos
Não existe uma aba com todos os arquivos do paciente: cada arquivo fica na aba Arquivos do registro em que foi anexado. Veja FAQ: Registros.
No topo do menu lateral do perfil ficam três atalhos: "Informações Pessoais" (editar o cadastro), "Agendar Atendimento" e "Solicitar Preenchimento" (pedir dados, formulários e arquivos ao paciente por um link. Saiba mais).
Abaixo deles vêm os cartões:
Próximo Agendamento: com os botões "Iniciar" e "Ver"
Financeiro: resumo financeiro com "Ver detalhes" (leva para a aba Financeiro). Aparece para quem tem acesso ao financeiro
Serviço: mostra os pacotes contratados (Ativo, Pendente e Finalizado), com o serviço, o número de sessões e uma barra de progresso, e o botão "Vincular serviço" para adicionar um novo pacote
Responsáveis: guardiões ou responsáveis legais (para menores)
🎬 Veja em vídeo: Ficha do paciente: o mapa do prontuário (1:04)
Posso manter dois links de preenchimento ativos para o mesmo paciente?
Não. Ao gerar um novo link em "Solicitar Preenchimento", os links anteriores desse paciente que ainda não foram preenchidos são cancelados. Se precisar pedir itens diferentes, inclua tudo no mesmo link ou gere o novo depois que o paciente preencher o anterior.
🎬 Veja em vídeo: Link de preenchimento: a família atualiza o cadastro sem criar conta (1:23)
Como adiciono uma foto ao paciente?
Acesse o perfil do paciente
Clique no avatar (círculo com as iniciais)
Na janela Upload de Imagem, clique em Escolher Arquivo e selecione a imagem (ou use Tirar Foto)
Em Recortar Imagem, ajuste o recorte e clique em Recortar
Em Prévia da Imagem, confira o resultado e clique em Salvar Foto. Para mudar o recorte, clique em Ajustar
🎬 Veja em vídeo: Como cadastrar um paciente e o responsável da criança (2:39)
O que são os "Profissionais envolvidos"?
São os terapeutas que têm acesso a este paciente. A lista de profissionais envolvidos é importante para:
Acesso ao paciente:
Quando você cria um agendamento para um paciente, o terapeuta responsável é automaticamente associado a ele
Terapeutas da lista podem visualizar e agendar consultas com o paciente
Compartilhamento automático de registros:
Quando você compartilha um registro com nível "Você e terapeutas", todos os profissionais envolvidos receberão acesso automaticamente
Quando você compartilha com "Todos envolvidos", tanto os profissionais quanto o paciente e os responsáveis (se já aceitaram o convite do Portal do Paciente) receberão acesso
Isso facilita o trabalho em equipe multiprofissional sem precisar compartilhar registro por registro
Exemplo: Se um paciente tem 3 profissionais envolvidos (fonoaudiólogo, terapeuta ocupacional e fisioterapeuta), ao compartilhar um registro com "Você e terapeutas", os 3 profissionais terão acesso automaticamente.
Como adiciono profissionais envolvidos?
Profissionais entram na lista automaticamente quando:
Você cria um agendamento para o paciente com aquele terapeuta
O terapeuta recebe compartilhamento de registros do paciente
No plano Clínicas, o Administrador e a Secretária também podem incluir um profissional pela aba Gestão, na tabela Gestão de profissionais envolvidos, mudando o status dele para "Ativo". O papel Terapeuta não vê essa tabela.
🎬 Veja em vídeo: Equipe do paciente: quem atende e quem vê cada registro (1:41)
Como removo um profissional envolvido?
No plano Clínicas, o Administrador ou a Secretária abre o perfil do paciente, vai à aba Gestão e, em Gestão de profissionais envolvidos, muda o status do profissional para "Inativo".
Responsáveis e Menores
Como cadastro um responsável/guardião?
Acesse o perfil do paciente
No cartão "Responsáveis", clique em "Novo Responsável"
Preencha os dados do responsável
Clique em "Salvar"
Só o Nome completo é obrigatório. O "Vínculo com o paciente" é texto livre (ex: Pai, Mãe, Cuidador, Tutor). Não há marcação de responsável "principal": quando o agendamento mostra o contato do responsável, é o primeiro da lista do cartão "Responsáveis" (não dá para escolher qual).
Dá para cadastrar o responsável também no próprio cadastro do paciente, ligando a opção "Adicionar Responsável?".
🎬 Veja em vídeo: Responsáveis e o convite para o portal da família (1:08)
Irmãos na clínica: preciso cadastrar o mesmo responsável de novo?
Não, desde que você adicione pelo botão "Novo Responsável" do perfil. Ao salvar, se a clínica já tem um responsável com o mesmo nome completo, com um nome que contenha o primeiro e o último nome digitados (sem diferenciar maiúsculas e acentos) ou com o mesmo e-mail, o sistema vincula esse responsável existente ao paciente em vez de criar outro, e os dados digitados não alteram o cadastro existente. A mensagem é a mesma: "Responsável adicionado com sucesso". Confira no cartão "Responsáveis" se o vinculado é a pessoa certa. Pela opção "Adicionar Responsável?" do cadastro do paciente essa verificação não acontece: é sempre criado um responsável novo.
Como edito ou removo um responsável?
Clique no nome do responsável no cartão "Responsáveis" para abrir o cadastro dele e editar os dados. Hoje não é possível remover ou desvincular um responsável do paciente.
Para que serve cadastrar responsáveis?
Menores de idade precisam ter um responsável legal
Responsáveis podem receber lembretes de consulta, quando a opção "Enviar para responsáveis" está ligada. Os lembretes da Mais Terapias vão só por WhatsApp. Na integração com o Google Calendar, só o e-mail do cadastro do paciente entra no evento como convidado; os responsáveis não entram
O e-mail do responsável é usado para convidá-lo ao Portal do Paciente, onde ele vê os registros compartilhados com o paciente
Mantém o contato de emergência atualizado
Dica: Onde cadastrar os dados de contato do responsável?
Não cadastre o telefone ou email do responsável nos campos do paciente.
Cadastre os dados de contato do responsável na seção "Responsáveis" do perfil do paciente. Isso é importante porque:
Organização: Mantém os dados separados e identificáveis
Compartilhamento: com o e-mail no cadastro do responsável, você envia a ele o convite para o Portal do Paciente. Só depois que ele aceita, ele vê os registros compartilhados com nível "Você e Paciente" ou "Todos Envolvidos". O cadastro, sozinho, não dá acesso
Evita confusões: Quando o responsável também é paciente da clínica, manter os cadastros separados evita duplicidades e erros de comunicação
Lembretes: O sistema envia lembretes para o contato correto (paciente ou responsável conforme configurado)
🎬 Veja em vídeo: Como cadastrar um paciente e o responsável da criança (2:39)
Compartilhamento entre Profissionais
Como outro profissional da minha clínica pode ver meus pacientes?
Depende do papel que a pessoa tem na clínica. Ao convidar, você escolhe o papel, e não permissões individuais:
Administrador: vê todos os pacientes e todos os registros, inclusive os Privados
Terapeuta: vê os pacientes vinculados a ele, os próprios registros e os que foram compartilhados com ele
Secretária: vê o cadastro de todos os pacientes para gerenciar a agenda, mas não o conteúdo clínico dos terapeutas
🎬 Veja em vídeo: Colaboradores: como convidar terapeutas e secretária para a clínica (1:55)
Como transfiro um paciente para outro profissional?
No plano Clínicas, o administrador usa Transferir pacientes, na área de Colaboradores. Veja Como transferir pacientes.
A transferência muda quem atende o paciente, mas não compartilha os registros antigos: o novo profissional vê só o que estiver compartilhado com ele. Para ele ver o histórico, compartilhe os registros com ele.
🎬 Veja em vídeo: Colaboradores: desempenho, pacientes e transferências de cada profissional (1:46)
Consigo mover pacientes e prontuários da minha conta para outra conta?
Não pela plataforma. Cada conta tem os próprios pacientes, e Transferir pacientes vale só entre profissionais da mesma clínica. Isso inclui levar pacientes da sua conta de autônomo para a conta de uma clínica, ou de um e-mail para outro. Para migrar entre contas, fale com o suporte pelo chat.
Um paciente pode ser atendido por vários profissionais?
Sim! Um paciente pode ter agendamentos com diferentes profissionais da mesma clínica. Todos os registros ficam centralizados no prontuário dele.
Problemas Comuns
Não consigo encontrar um paciente que cadastrei
Confira o filtro de status: pacientes inativos só aparecem com a opção "Pacientes inativos"
Tente buscar por partes do nome (ex: só o primeiro nome). A busca por nome ignora maiúsculas e acentos
Verifique se não há erro de digitação no nome
Para recomeçar, clique em "Limpar filtros"
🎬 Veja em vídeo: Lista de pacientes: buscar, inativar na alta e aceitar convites (2:01)
O paciente aparece duplicado
Ao cadastrar, o sistema avisa quando encontra um paciente parecido ("Atenção Terapeuta!"). Veja Como cadastrar um paciente.
Se mesmo assim você cadastrou o mesmo paciente mais de uma vez:
Identifique qual cadastro tem mais informações/registros
Inative o cadastro duplicado (com menos dados)
Se precisar mesclar dados, entre em contato com o suporte
🎬 Veja em vídeo: Como cadastrar um paciente e o responsável da criança (2:39)