Die Funktion Abwesenheiten ermöglicht es Ihnen, sämtliche Arten von Abwesenheiten bequem im Kalender zu erfassen. Darüber hinaus können Sie den Urlaubsanspruch hinterlegen, welcher automatisch berechnet und nach der Vergabe von Terminen entsprechend angepasst wird.

Nach Aktivierung der Abwesenheiten erscheint das Feld Mitarbeiter:

Hinweis: Zukünftig wird dieser Bereich nicht nur die Erfassung von Abwesenheiten ermöglichen, sondern auch die Verwaltung von Informationen, Dokumenten und Anwesenheiten der einzelnen Mitarbeiter unterstützen. Diese Funktionen befinden sich derzeit in der Entwicklung. Wir informieren Sie selbstverständlich, sobald diese Erweiterungen verfügbar sind.

Der Artikel ist wie folgt aufgebaut:

Um Abwesenheiten verwalten zu können, müssen zunächst entsprechende Pläne erstellt und anschließend den Mitarbeitern zugewiesen werden. Gehen Sie dazu in den Bereich Einstellungen > Abwesenheiten:

Es besteht die Möglichkeit, beliebig viele Abwesenheiten anzulegen und diesen unterschiedliche Kategorien zuzuweisen. Aktuell stehen die Kategorien Unbezahlter Urlaub und Krankheit zur Verfügung. Beide Kategorien funktionieren identisch, dienen jedoch zur klaren Differenzierung der Abwesenheiten. Weitere Kategorien werden künftig ergänzt.

Über die Option + Neuer Abwesenheitstyp können Sie zusätzliche Typen, wie z. B. Mutterschutz, Fortbildungen oder ähnliche, erstellen. Diese werden im Kalender mit unterschiedlichen Farben visualisiert, um eine klare Übersicht zu gewährleisten:

Öffnen Sie anschließend den gewünschten Abwesenheitstyp, navigieren Sie in den Bereich Pläne und wählen Sie entweder einen unserer vordefinierten Pläne aus oder erstellen Sie individuelle Pläne, um sämtliche Abwesenheiten innerhalb Ihres Unternehmens abzudecken:

Sollte kein passender Plan dabei sein, klicken Sie oben rechts auf + Plan und hinterlegen die gewünschten Einstellungen:

Hinweis: Wenn Sie keinen Übertrag von verbleibenden Urlaubstagen wünschen, wählen Sie am unteren Ende Nein aus. Falls ein Übertrag gewünscht wird, müssen Sie die Anzahl der Monate angeben, in denen der Übertrag im neuen Jahr gültig bleibt.

Sollten für verschiedene Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen unterschiedliche Regelungen gelten, erstellen Sie für jede Regelung einen separaten Plan, der anschließend individuell zugewiesen wird.

Im nächsten Schritt weisen wir die zuvor angelegten Pläne den entsprechenden Personen zu. Wählen Sie dazu in der schwarzen Navigationsleiste den Punkt Mitarbeiter aus. Anschließend können Sie durch einen Klick auf das Kästchen neben dem Namen der gewünschten Person eine Auswahl von einer oder mehreren Personen treffen.

Wenn ein Plan somit auf mehrere Personen zutrifft, kann durch die Mehrfachauswahl und anschließend Klick auf Aktionen anzeigen und Abwesenheitsplan zuweisen der gewünschte Plan direkt allen ausgewählten Personen zugeteilt werden:

Nun wird der gewünschte Plan ausgewählt und zugewiesen:

Hinweis: Bitte beachten Sie den Anspruchzeitraum. Falls Sie sich noch für dieses Jahr entscheiden, müssen alle Urlaubstage von diesem Jahr nachgetragen werden, damit der Übertrag für das kommende Jahr stimmt.

Mit Klick auf den Mitarbeiter, erscheint der persönliche Bereich. Navigieren Sie in den Bereich Abwesenheiten. Dort werden alle Abwesenheitstypen angezeigt:

Klicken Sie auf den Abwesenheitstyp, den Sie prüfen möchten und Sie sehen, ob der Plan korrekt zugewiesen wurde:

Sollte noch kein Plan hinterlegt sein, können Sie auch direkt in dem Bereich einen Plan zuweisen. Klicken Sie dazu auf + Abwesenheitsplan zuweisen:

Sobald mindestens ein Plan zugewiesen wurde, können die gewünschten Termine in der Planung hinterlegt werden. Öffnen Sie dazu den Punkt Planung und klicken Sie oben rechts auf Abwesenheiten:

Nun erscheint folgende Ansicht:

Je nach Konfiguration werden der erste Abwesenheitstyp sowie das aktuelle Jahr angezeigt. Darunter erfolgt die Auflistung aller Personen. Für Personen, denen ein Plan zugewiesen wurde, werden an dieser Stelle der Übertrag, der Anspruch, die bereits genutzten Tage sowie die verbleibenden Tage nach Abzug dargestellt. Von hier aus können Termine direkt zugewiesen werden.

Klicken Sie oben in der Mitte auf + Neu:

Daraufhin erscheint folgende Seite, die entsprechend ausgefüllt werden kann:

Im ersten Schritt wird der Abwesenheitstyp festgelegt, gefolgt von der Auswahl des Mitarbeiters. Anschließend wird der Zeitraum definiert, in dem die betreffende Person abwesend sein wird. Der Aktivitätstyp, der sich oberhalb befindet, spielt dabei eine zentrale Rolle, da das System anhand dieser Auswahl auf den entsprechenden Abwesenheitsplan zugreift und die Tage korrekt berechnet. Abschließend klicken Sie auf Speichern, wodurch die Abwesenheit im Kalender erfasst wird:

Hinweis: Es können unter Dauer halbe Tage beantragt werden. Bei einzelnen Tagen sieht die Einstellung wie folgt aus:

Hinweis: Falls Urlaub über mehr als eine Woche hinaus geplant wird, bitte die Termine entsprechend pro Woche anlegen, da das Wochenende sonst mitgerechnet wird.

Sobald die gewünschte Abwesenheit hinterlegt ist, wird der Kontostand angepasst. Bei Bedarf kann eine Person ausgewählt werden und alle bereits verplanten Abwesenheiten werden pro Abwesenheitstyp aufgelistet:

So können auf die Schnelle die bereits hinterlegten Abwesenheiten gefunden und bei Bedarf angepasst bzw. gelöscht werden, ohne den Kalender durchsuchen zu müssen:

Analog können die Abwesenheiten über die Planung über + Neu > Abwesenheiten angelegt werden: