Artikel aus Katalog hinzufügen
Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Dokuments:
Klicke auf "Aus Katalog"
Der Katalog-Dialog öffnet sich
Filtern:
Nach Typ: Produkte, Leistungen, Bausteine
Nach Gruppe: Wählst du eine Gruppe mit Untergruppen, werden auch die Artikel aus allen Untergruppen angezeigt (siehe „Katalog verstehen")
Sortieren: Klicke auf die Spaltenköpfe Art.-Nr., Bezeichnung oder Preis, um auf- oder absteigend zu sortieren.
Suchen:
Suche nach Artikelnummer, Titel oder Beschreibung
Nutzer mit großen Katalogen kennen oft Artikelnummern auswendig
Menge direkt festlegen: Du kannst die gewünschte Menge bereits in der Ergebnisliste eintragen, bevor du einen Artikel auswählst – so musst du sie nicht erst nachträglich im Dokument anpassen.
Wähle den Artikel aus – er erscheint auf dem Dokument.
Auswahl prüfen: Über die Tabs „Durchsuchen" und „Ausgewählt (X)" oberhalb der Liste kannst du jederzeit zwischen dem Katalog und einer Übersicht deiner bisher ausgewählten Artikel wechseln. Im Tab „Ausgewählt" siehst du alle gewählten Artikel mit ihrer Menge und kannst einzelne Einträge dort auch wieder entfernen (×).
Hinweis: Deine Auswahl bleibt erhalten, wenn du Filter wechselst, sortierst oder blätterst. Über „Auswahl hinzufügen" übernimmst du alle ausgewählten Einträge in das Dokument.
Menge und Preis anpassen
Nach dem Hinzufügen kannst du auf dem Dokument anpassen:
Menge: Wie viel wird benötigt? Unterstützt Werte bis 999.999,99 – auch für Großhandelsmengen oder umfangreiche Sammelrechnungen.
Einzelpreis: Bei Bedarf abweichend vom Katalogpreis
Beschreibung: Zusätzliche Details ergänzen
Wichtig: Änderungen auf dem Dokument haben keinen Einfluss auf den Katalogartikel. Der Katalog bleibt deine Vorlage.
Bausteine auf Dokumenten
Bausteine haben besondere Funktionen.
Baustein hinzufügen:
Erscheint als eine Position mit Gesamtpreis
Enthaltene Artikel sind ausklappbar zur Kontrolle
Baustein konfigurieren:
Klicke auf den Baustein
Du siehst alle enthaltenen Artikel
Passe Mengen oder Preise für dieses Dokument an
Baustein aufteilen:
Klicke auf den Baustein
Wähle "Artikel aufteilen"
Alle Einzelpositionen erscheinen als separate Zeilen
Der Baustein selbst verschwindet
Anwendungsfall: Angebot mit Bausteinen (einfach für Kunde), Rechnung mit Einzelpositionen (detailliert).
Positionen zu Baustein zusammenfügen
Du kannst auch mehrere Positionen nachträglich zusammenfassen:
Wähle mehrere Positionen aus (Checkboxen)
Klicke auf "Zu Baustein zusammenfügen"
Gib einen Namen und eine Einheit an
Die Positionen werden zu einer zusammengefasst
Voraussetzung: Alle ausgewählten Positionen müssen denselben Umsatzsteuersatz haben. Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen (z.B. 7% und 19%) können im Dokument nicht gebündelt werden.
Positionen zu bestehendem Baustein hinzufügen
Du kannst einzelne Positionen auch nachträglich zu einem bereits vorhandenen Baustein auf dem Dokument hinzufügen – ohne den Baustein neu aufbauen zu müssen.
Wähle über die Checkboxen einen vorhandenen Baustein und eine oder mehrere einzelne Positionen aus
Unterhalb der Positionsliste erscheint der Button „Zum Baustein hinzufügen (X Positionen)"
Klicke darauf – die gewählten Positionen werden dem Baustein hinzugefügt
Öffne den Baustein, um die neue Zusammensetzung einzusehen und Mengen bei Bedarf anzupassen
Hinweis: Alle hinzugefügten Positionen müssen denselben Umsatzsteuersatz wie die übrigen Bausteinpositionen haben.
Umsatzverfolgung
Wenn eine Rechnung als bezahlt markiert wird:
Der Umsatz wird den verwendeten Katalogartikeln zugeordnet
Du siehst im Katalog, wie viel Umsatz jeder Artikel generiert
Auch Artikel in Bausteinen werden einzeln erfasst
Diese Daten findest du in der Detailansicht jedes Katalogartikels.