Textvorlagen aufrufen
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Du siehst Vorlagen für jeden Dokumententyp:
Angebot
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Name:
Interner Name zur Identifikation
z.B. "Standard-Angebot" oder "Wartungsvertrag-Angebot"
Einleitungstext (Header):
Erscheint über der Positionsliste
z.B. "Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für Ihre Anfrage..."
Schlusstext (Footer):
Erscheint unter der Positionsliste
z.B. "Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung..."
E-Mail-Betreff:
Betreffzeile der Versand-E-Mail
E-Mail-Text:
Inhalt der Versand-E-Mail
Variablen verwenden
Variablen werden automatisch durch echte Daten ersetzt:
Variable | Beschreibung | Verfügbar für |
{client_name} | Kundenname | Alle |
{document_number} | Dokumentennummer | Alle |
{document_date} | Ausstellungsdatum | Alle |
{total_amount} | Gesamtbetrag | Alle |
{due_date} | Fälligkeitsdatum | Rechnung |
{due_amount} | Fälliger Betrag | Rechnung |
{offer_number} | Angebotsnummer | Angebot |
{invoice_number} | Rechnungsnummer | Rechnung |
Beispiel:
Vorlage: "Anbei erhalten Sie Rechnung {invoice_number} über {total_amount}."
Ergebnis: "Anbei erhalten Sie Rechnung RE-2025-00042 über 1.234,56 €."
Variablen-Übersicht
Die vollständige Liste aller verfügbaren Variablen findest du direkt in den Textvorlagen-Einstellungen. Dort wird auch angezeigt, für welche Dokumententypen jede Variable verfügbar ist.
Mehrere Vorlagen pro Typ
Du kannst mehrere Vorlagen für denselben Dokumententyp erstellen:
"Angebot Standard" – für normale Aufträge
"Angebot Wartung" – für Wartungsverträge
"Angebot Notdienst" – mit speziellen Bedingungen
Beim Erstellen eines Dokuments wählst du die passende Vorlage aus.
E-Mail-Vorlage unabhängig wählen
Im E-Mail-Dialog kannst du eine andere Vorlage wählen als auf dem Dokument. So kombinierst du:
Dokumententext von Vorlage A
E-Mail-Text von Vorlage B
Texte in Vorlagen formatieren
In Ihren Vorlagen können Sie Wörter oder Sätze hervorheben und Ihre Texte übersichtlicher machen:
Fett: Schreiben Sie <b> vor den Text und </b> dahinter → der Text wird dicker. Beispiel: <b>Vielen Dank</b> → Vielen Dank
Kursiv: Schreiben Sie <i> vor den Text und </i> dahinter → der Text wird schräg. Beispiel: <i>für Ihr Interesse</i> → für Ihr Interesse
Unterstrichen: Schreiben Sie <u> vor den Text und </u> dahinter → der Text bekommt eine Linie darunter. Beispiel: <u>an unseren Dienstleistungen</u> → an unseren Dienstleistungen
Listen:
Aufzählung: Für mehrere Punkte ohne Reihenfolge, schreiben Sie <ul> am Anfang, </ul> am Ende, und jeden Punkt zwischen <li> und </li>. Beispiel:
<ul>
<li>Beratung</li>
<li>Planung</li>
<li>Umsetzung</li>
</ul>Ergebnis:
Beratung
Planung
Umsetzung
Nummerierte Liste: Für Punkte in Reihenfolge, <ol> statt <ul> verwenden. Beispiel:
<ol>
<li>Erster Schritt</li>
<li>Zweiter Schritt</li>
<li>Dritter Schritt</li>
</ol>Ergebnis:
Erster Schritt
Zweiter Schritt
Dritter Schritt
Tipp: Schreiben Sie einfach den Text, den Sie ändern möchten, zwischen die Zeichen. So können Sie schnell wichtige Worte hervorheben oder Listen erstellen.