Dokumenttypen
Eigene Textvorlagen sind für folgende Dokumente verfügbar:
Angebote
Angebotsbestätigungen
Auftragsbestätigungen
Rechnungen
Gutschriften
Lieferscheine
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Navigiere zu Rechnungen → Einstellungen → Textvorlagen
Du siehst Vorlagen für jeden Dokumententyp:
Angebot
Angebotsbestätigung
Auftragsbestätigung
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Name:
Interner Name zur Identifikation
z.B. "Standard-Angebot" oder "Wartungsvertrag-Angebot"
Einleitungstext (Header):
Erscheint über der Positionsliste
z.B. "Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für Ihre Anfrage..."
Schlusstext (Footer):
Erscheint unter der Positionsliste
z.B. "Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung..."
E-Mail-Betreff:
Betreffzeile der Versand-E-Mail
E-Mail-Text:
Inhalt der Versand-E-Mail
Variablen verwenden
Variable | Beschreibung | Verfügbar für |
{company_name} | Firmenname oder Vor- und Nachname deines Kunden | Alle |
{company_contact_person} | Kontaktperson deines Kunden | Alle |
{invoice_number} | Rechnungsnummer | Rechnung |
{quote_number} | Angebotsnummer | Angebot |
{issue_date} | Erstellungsdatum des Dokuments | Rechnung, Angebot, Gutschrift, Angebotsbestätigung, Auftragsbestätigung |
{due_date} | Fälligkeitsdatum der Rechnung | Rechnung, Gutschrift |
{total_value} | Gesamtbetrag des Dokuments | Alle |
{amount_due} | Fälliger Betrag | Rechnung, Gutschrift |
{order_confirmation_number} | Nummer der Auftragsbestätigung | Auftragsbestätigung |
Beispiel:
Vorlage: "Anbei erhalten Sie Rechnung {invoice_number} über {total_value}."
Ergebnis: "Anbei erhalten Sie Rechnung RE-2025-00042 über 1.234,56 €."
Variablen-Übersicht
Die vollständige Liste aller verfügbaren Variablen findest du direkt in den Textvorlagen-Einstellungen. Dort wird auch angezeigt, für welche Dokumententypen jede Variable verfügbar ist.
Mehrere Vorlagen pro Typ
Du kannst mehrere Vorlagen für denselben Dokumententyp erstellen:
"Angebot Standard" – für normale Aufträge
"Angebot Wartung" – für Wartungsverträge
"Angebot Notdienst" – mit speziellen Bedingungen
Beim Erstellen eines Dokuments wählst du die passende Vorlage aus.
E-Mail-Vorlage unabhängig wählen
Im E-Mail-Dialog kannst du eine andere Vorlage wählen als auf dem Dokument. So kombinierst du:
Dokumententext von Vorlage A
E-Mail-Text von Vorlage B
Texte in Vorlagen formatieren
Einleitungs- und Schlusstexte lassen sich direkt über eine Symbolleiste formatieren – sowohl im Dokument selbst als auch in den gespeicherten Vorlagen unter Einstellungen.
Markiere den gewünschten Text und nutze die Symbole oberhalb des Textfelds:
Fett (B): Hebt den markierten Text dicker hervor
Kursiv (I): Stellt den markierten Text schräg dar
Unterstrichen (U): Versieht den markierten Text mit einer Linie darunter
Durchgestrichen (S): Streicht den markierten Text durch
Liste: Wandelt die markierten Zeilen in eine Aufzählung um
Wichtig: Formatierungen werden ausschließlich über diese Symbolleiste gesetzt. Das manuelle Eintippen von HTML-artigen Kürzeln wie <b>Text</b> funktioniert nicht mehr – ein so eingetippter Text erscheint unverändert als Rohtext auf dem Dokument.