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Angebot erstellen

Schritt-für-Schritt: Angebote aus Aufträgen erstellen, Positionen hinzufügen, Vorlagen nutzen und an Kunden versenden.

Angebot aus einem Auftrag erstellen (empfohlen)

Der natürliche Weg führt über den Auftrag:

  1. Öffne den gewünschten Auftrag unter Aktivitäten

  2. Wechsle zum Tab "Dateien"

  3. Klicke auf "Angebot erstellen"

  4. Die Angebotsmaske öffnet sich mit vorausgefüllten Auftragsdaten

Angebot über den Rechnungs-Tab erstellen

Alternativ kannst du direkt im Rechnungsbereich starten:

  1. Navigiere zu Rechnungen

  2. Klicke auf "Neues Dokument"

  3. Wähle "Angebot"

  4. Suche und wähle den zugehörigen Auftrag

Hinweis:

Bestehende Angebote können auch kopiert werden, wodurch Auftrag/Kunde, Textvorlage und Positionen in einen neuen Angebotessentwurf übernommen werden. Diesen kannst du beliebig anpassen und ein neues Angebot daraus erstellen. Wähle dazu im Menü (⋮) des Angebotes einfach die Option "Kopieren".

Angebot ausfüllen

Vorlage wählen

  • Wähle eine Textvorlage für Header- und Fußtexte

  • Vorlagen werden unter Rechnungen → Einstellungen verwaltet

Abweichender Empfänger (optional)

Ein Angebot kann an einen anderen Empfänger adressiert werden als den Kunden des Auftrags – zum Beispiel an die Hausverwaltung hinter einem Mieter. Der Auftrag, die Auftragsnummer und der Kundendatensatz bleiben dabei unverändert, es wird nichts in den Kundendatensatz zurückgeschrieben.

Aktivieren: Einmalig pro Unternehmen unter Rechnungen → Einstellungen → Beta-Funktionen → „Abweichender Rechnungsempfänger".

Verwenden:

  • Sobald ein Auftrag gewählt ist, erscheint unter den Kundendaten der Link „Empfänger ändern"

  • Trage Name/Firma, optional Ansprechpartner, Adresse und E-Mail-Adresse des abweichenden Empfängers ein und klicke auf „Übernehmen"

  • Bereits verwendete abweichende Empfänger lassen sich über das Dropdown „Bereits verwendete Empfänger" erneut auswählen

  • Über „Abweichenden Empfänger entfernen" wird wieder der ursprüngliche Kunde als Empfänger verwendet

Auswirkung: Der abweichende Empfänger erscheint auf dem PDF und in Platzhaltern der Textvorlage anstelle des ursprünglichen Kunden.

Positionen hinzufügen

Du hast drei Möglichkeiten:

  1. Freie Position: Titel, Beschreibung, Menge, Einheit, Preis und Umsatzsteuer manuell eingeben

  2. Aus Katalog: Klicke auf "Aus Katalog" und wähle Produkte, Leistungen oder Bausteine

  3. GAEB-Import: Importiere Positionen aus einer GAEB-Datei (Baubranche-Standard)

Positionen sortieren

Du kannst die Reihenfolge der Positionen jederzeit im Entwurfsstatus anpassen:

  1. Fahre mit der Maus über die gewünschte Position

  2. In der Spalte Pos. erscheint ein Anfasser-Symbol (⠿)

  3. Klicke auf das Symbol, halte die Maustaste gedrückt und ziehe die Position nach oben oder unten

  4. Lasse los – die Position wird an der neuen Stelle eingefügt und die Nummerierung passt sich automatisch an

Bild hinzufügen (optional)

Jeder Position kann ein Bild hinzugefügt werden.

  • Klicke auf die gewünschte Position

  • Scrolle im Bearbeitungsfenster zum Abschnitt „Bild"

  • Lade ein Bild hoch (PNG, JPG, GIF oder SVG, max. 10 MB)

  • Das Bild wird gespeichert und erscheint im generierten PDF direkt bei der entsprechenden Position

Anwendungsbeispiele: Fotos von ausgeführten Arbeiten, Produktabbildungen, Montagenachweise.

Bankkonto

  • Wähle das Bankkonto für die Zahlungsinformationen

  • Mehrere Konten können unter Rechnungen → Einstellungen hinterlegt werden

Ablaufdatum (optional)

  • Setze ein Gültigkeitsdatum für das Angebot

  • Nach Ablauf gilt das Angebot automatisch als abgelehnt

Rabatt

Es gibt zwei Möglichkeiten, Rabatte zu vergeben:

  • Rabatt auf das gesamte Dokument: Am Ende des Angebots kannst du einen Gesamtrabatt setzen – als fixer Betrag oder prozentual. Dieser wird auf die Netto-Summe des gesamten Angebots angerechnet.

  • Rabatt auf einzelne Positionen: Du kannst auch für jede Position einen eigenen Rabatt vergeben:

    • Klicke auf die gewünschte Position

    • Im Bearbeitungsfenster findest du das Feld für den Positionsrabatt

    • Wähle zwischen einem fixen Betrag oder einem Prozentsatz

    • Der Rabatt wird direkt unter der Position angezeigt

Beide Rabattarten können kombiniert werden – der Positionsrabatt wird zuerst auf die Einzelposition angerechnet, der Gesamtrabatt danach auf die Netto-Summe.

Aufschlag

Du kannst Aufschläge auf zwei Ebenen setzen:

  • Aufschlag pro Position: Klicke auf eine Position, um das Bearbeitungsfenster zu öffnen. Im Abschnitt „Preiskonfiguration" findest du die Felder Einkaufspreis, Aufschlag und Verkaufspreis. Einkaufspreis und Aufschlag sind miteinander verknüpft – der Verkaufspreis wird automatisch berechnet und aktualisiert sich beim Tippen. Der Aufschlag unterstützt auch Nachkommastellen (z.B. 10,3896 %).

  • Verkaufspreis direkt eingeben: Aktiviere den Schalter „Verkaufspreis eingeben", um statt des Aufschlags direkt den gewünschten Verkaufspreis einzutragen. Der genaue Aufschlagsprozentsatz wird dann automatisch zurückgerechnet und daneben angezeigt.

  • Globaler Aufschlag: Klicke auf den Button „Aufschlag" oberhalb der Positionsliste. Im Dialog kannst du einen Prozentwert eingeben und auswählen, auf welche Positionen er angewendet werden soll. Der globale Aufschlag überschreibt den bisherigen Aufschlag der gewählten Positionen und ersetzt ihn vollständig.

Positionskennzeichen

Du kannst einzelne Positionen als Alternativ oder Eventual kennzeichnen. Öffne dazu das Bearbeitungsfenster einer Position und wähle das gewünschte Kennzeichen im Feld „Positionskennzeichen".

Gekennzeichnete Positionen erscheinen im generierten PDF, werden aber nicht in die Gesamtsumme eingerechnet.

Hinweis zur Verwendung in Teilrechnungen und Abschlagsrechnungen: siehe Artikel „Teilrechnung erstellen" und „Abschlagsrechnung erstellen".

Steuerbefreiung (bei 0 %-Positionen)

Sobald eine Position mit 0 % Umsatzsteuer im Dokument enthalten ist, erscheint unterhalb der Summen das Feld „Steuerbefreiung". Wähle, welcher rechtliche Grund zutrifft:

  • Kleinunternehmer (§ 19 UStG)

  • Reverse Charge / Bauleistung (§ 13b UStG)

  • Innergemeinschaftliche Lieferung (§ 4 Nr. 1b UStG)

  • Ausfuhrlieferung ins Drittland (§ 4 Nr. 1a UStG)

  • Andere Steuerbefreiung (§ 4 UStG)

Das Feld ist mit dem unter Rechnungen → Einstellungen → Steuerbefreiung hinterlegten Standard-Grund vorausgewählt und kann pro Dokument geändert werden. Der gewählte Grund erscheint als Pflichthinweis nach § 14 UStG auf dem PDF und wird in der X-Rechnung als passende Steuerkategorie codiert.

Materialien aus dem Auftrag hinzufügen

Wenn für den verknüpften Auftrag Materialien hinterlegt sind, erscheint im Positionsbereich der Button „+ Materialien". Über diesen Button öffnet sich ein Fenster mit allen Materialien des Auftrags. Wähle aus, welche Materialien du übernehmen möchtest, und klicke auf „Zur Rechnung hinzufügen". Die übernommenen Positionen kannst du anschließend wie gewohnt bearbeiten.

Wie du Materialien an einem Auftrag hinterlegst, erfährst du im Artikel „Materialien am Auftrag verwalten".

Arbeitsstunden auf dem Dokument

Mit dieser Option kannst du einen Informationsblock auf dem Dokument anzeigen, der die Arbeitsstunden ausweist. Das ist sinnvoll, wenn du dem Kunden transparent zeigen möchtest, wie viel Zeit der Auftrag in Anspruch nimmt.

Der Block hat keinen Einfluss auf den Betrag des Dokuments und ist nicht mit der Zeiterfassung oder fakturierbaren Stunden verknüpft – du trägst die Stunden manuell ein.

Arbeitsstunden hinzufügen:

Aktiviere den Schalter „Arbeitsstunden auf dem Dokument" am Ende des Bearbeitungsformulars. Der Schalter ist standardmäßig deaktiviert.

Rechts neben den Eingabefeldern siehst du einen automatisch berechneten Vorschlag. Dieser aggregiert alle Positionen mit den Einheiten „Std." und „Tag(e)" und zeigt deren Menge und Bruttobetrag als Orientierungshilfe – die Felder werden nicht automatisch befüllt.

  • Trage die gearbeiteten Stunden ein.

  • Trage die Kosten der Arbeitsstunden ein.

  • Optional: Füge einen eigenen Text hinzu.

Der Block erscheint auf dem PDF. In der Detailansicht sind die eingetragenen Werte jederzeit unter „Arbeitsstunden" in der rechten Seitenleiste einsehbar.

Unterschriftsbereich

Am Ende des Angebots kannst du einen Unterschriftsbereich aktivieren. Aktiviere dazu den Toggle „Unterschriftsbereich anzeigen". Der Unterschriftsbereich erscheint dann auf dem PDF mit Feldern für Datum, Ort und Unterschrift.

Angebot speichern

Klicke auf "Entwurf speichern". Das Angebot wird im Entwurfsstatus erstellt und kann weiter bearbeitet werden.

Angebot löschen

Angebote können nur im Entwurfsstatus gelöscht werden:

  1. Öffne das Angebot im Entwurfsstatus

  2. Wähle im Menü (⋮) "Löschen"

  3. Bestätige die Sicherheitsabfrage

Nach dem Ausstellen ist das Löschen nicht mehr möglich.

Angebot versenden

  1. Öffne das Angebot im Entwurfsstatus

  2. Wähle "Senden und abschließen" aus

  3. Klicke auf "Senden"

  4. Der E-Mail-Dialog öffnet sich:

    • Empfänger-E-Mail ist vorausgefüllt (wenn beim Kunden hinterlegt)

    • E-Mail-Vorlage auswählen

    • Text anpassen

    • Optional: Auftragsdateien oder eigene Dateien anhängen

  5. Klicke auf "Senden"

  6. Nach dem Versand wird das Angebot automatisch ausgestellt, erhält eine Angebotsnummer und ist nicht mehr bearbeitbar.

Angebot abschließen ohne Versand

Du kannst ein Angebot auch ohne E-Mail-Versand abschließen:

  1. Öffne das Angebot im Entwurfsstatus

  2. Wähle "Nur abschließen" aus

  3. Klicke auf "Abschließen"

  4. Das Angebot wird automatisch ausgestellt, erhält eine Angebotsnummer und ist nicht mehr bearbeitbar.

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