Parfois, lorsque vous essayez de modifier ou de mettre à jour un document existant sur la plateforme, il peut sembler que le système continue d'afficher l'ancien document comme valide (en vert). Cela se produit parce que le nouveau document que vous avez téléchargé est en attente de validation et n'a pas encore été mis à jour dans le système.
Étapes pour vérifier le statut d'un document téléchargé :
Téléchargement réussi, mais document non visible :
Si le système confirme que le document a été téléchargé avec succès, mais qu'après actualisation de la page l'ancien document apparaît toujours, il est probable que le nouveau document soit en attente de validation.Accédez à l'historique des documents :
Pour confirmer que le document a bien été téléchargé, cliquez sur le bouton "Voir l'historique". Cet icône vous permet de consulter un enregistrement complet de tous les documents téléchargés pour ce type de document.
Recherchez votre document dans la liste :
Dans l'historique, vous verrez tous les documents téléchargés, qu'ils soient validés ou en attente. Si vous trouvez le document que vous venez de télécharger, cela signifie qu'il a été correctement chargé. Il ne vous reste plus qu'à attendre sa validation pour qu'il remplace l'ancien document.
Utilisations de l'historique des documents
L'historique des documents est un outil clé pour gérer et vérifier les documents dans diverses situations, telles que :
Documents validés nécessitant une mise à jour :
Par exemple, des polices d'assurance ou des contrats avec des services externes qui doivent être actualisés après un changement de fournisseur ou des modifications organisationnelles importantes.Documents expirés :
Vous pouvez vérifier les documents demandés par le contractant, tels que des reçus de cotisation ou des justificatifs, pour vous assurer que les versions les plus récentes ont bien été téléchargées.Corrections immédiates :
Si vous avez téléchargé plusieurs documents en peu de temps, peut-être pour corriger une erreur détectée, l'historique vous aidera à confirmer que la bonne version a été chargée.Documents pour plusieurs centres :
Si vous avez téléchargé des documents affectant différents centres, l'historique affichera tous les enregistrements. Cela vous permet d'identifier les documents en attente ou rejetés qui pourraient affecter l'état général de votre documentation et de les corriger rapidement.
Avantages de l'utilisation de l'historique des documents
Éviter les doublons ou les erreurs.
Faciliter l'identification des documents en attente.
Gagner du temps en centralisant toutes les informations au même endroit.
N'oubliez pas, l'historique des documents est un outil indispensable pour gérer efficacement vos documents et maintenir votre documentation à jour sur la plateforme.