Dúvidas respondidas

Como escolher as colunas que aparecem na lista de Tarefas?
Como ordenar a lista de Tarefas por vencimento, responsável ou categoria?
Como concluir uma tarefa sem abrir o cadastro?
Para que serve o módulo de Tarefas do Monde?
Como criar uma tarefa a partir de uma venda, de uma viagem ou de um lançamento?
Onde vejo as tarefas de uma venda, de uma viagem ou de um lançamento?
Quais colunas aparecem na aba Tarefas da venda, da viagem e do lançamento?
Como criar uma tarefa só com o título, sem vencimento nem categoria?
Como encontrar as tarefas sem vencimento ou sem categoria?
Por que a coluna Categoria: vazio não aparece no Quadro Kanban?
Como ocultar ou excluir uma coluna do Quadro Kanban?
Como imprimir ou exportar a lista de categorias de tarefas?
Como enviar um e-mail para a pessoa da tarefa pelo Monde Web?
Como mandar os anexos da tarefa por e-mail?

O que você vai resolver

Neste artigo, você vai aprender a criar, acompanhar e concluir tarefas no Monde, a criar tarefas já vinculadas a uma venda, a uma viagem ou a um lançamento, a anotar tarefas rápidas só com o título, a organizar a lista de Tarefas com as colunas e a ordenação que a sua rotina pede, a escolher as colunas do Quadro Kanban, a imprimir ou exportar a lista de categorias de tarefas e a enviar e-mail e anexos para a pessoa da tarefa.

Público-alvo: usuários que acompanham atendimentos, pendências e atividades internas da agência.
Requisitos: permissão de acesso ao módulo de Tarefas.

O módulo de Tarefas do Monde pode ser usado tanto para o controle das atividades internas da agência quanto como ferramenta de CRM, ajudando no acompanhamento de contatos, negociações, pendências e atendimentos.

Quando bem utilizado, garante que nenhum cliente fique sem retorno e melhora significativamente a experiência de compra.

Criar uma nova tarefa

Você pode criar tarefas de três formas:

Pelo menu de Tarefas

Acesse o atalho Tarefas ou Cadastros > Tarefas.
Clique em Novo.

Pela ficha de uma pessoa (cliente ou fornecedor)

Acesse Pessoas (atalho ou Cadastros > Pessoas).
Localize a pessoa nos filtros.
Clique com o botão direito sobre ela e selecione Nova Tarefa.

Pela venda, pela viagem ou pelo lançamento

No Monde Web, a venda, a viagem e o lançamento (conta a pagar ou a receber) têm a aba Tarefas, com as tarefas vinculadas a eles.

Abra a venda (Cadastros > Vendas), a viagem (Cadastros > Viagens) ou o lançamento (Financeiro > Contas a Pagar/Receber).
Clique na aba Tarefas.
Clique em Adicionar.

A tarefa já abre vinculada ao registro, e a Pessoa vem preenchida:

Criada pela	Vínculos	Pessoa
Venda	a venda e a viagem da venda	o Pagante da venda
Viagem	a viagem	o Cliente da viagem
Lançamento	o lançamento, a venda dele e a viagem da venda	a Pessoa do lançamento

A tarefa criada pela viagem não leva venda, porque a viagem pode ter várias. Se a viagem não tiver Cliente, a Pessoa fica em branco, e você pode preenchê-la.

Ao salvar, você volta para a aba Tarefas do registro. A tarefa aparece também na aba dos outros registros vinculados, como a viagem da venda.

Os vínculos são do Monde Web. No Monde Desktop, a tarefa aparece normalmente na tela de Tarefas, mas sem os vínculos.

Preenchendo a tarefa

Ao criar uma tarefa, preencha os campos:

Título: descreve a ação principal. Ex. “Bruna — Enviar voucher”.
Categoria: organize suas tarefas por assunto. Ex.: Venda — Orçamento.
Responsável: quem executará a tarefa. Pode ser você ou outro usuário.
Empresa: define se a tarefa será visível somente a usuários daquela empresa. Em branco = visível para todos.
Pessoa: vínculo com o cliente ou fornecedor. Todas as tarefas aparecerão na aba Tarefas do cadastro dessa pessoa. No Monde Web, a opção E-mail do botão do WhatsApp abre o envio de e-mail com essa pessoa.
Vínculos: no Monde Web, a venda, a viagem ou o lançamento a que a tarefa está ligada, com o link para abrir cada um. Eles vêm do registro em que a tarefa foi criada e não podem ser trocados no cadastro da tarefa.
Vencimento: data e horário do prazo.
Descrição: campo livre para detalhar a negociação, histórico, e-mails, ligações, cotações, etc.
Histórico: andamento do atendimento, como follow-ups, atualizações e mensagens trocadas ao longo do tempo.
Clique em OK para salvar.
Quando estiver concluída, marque o campo Concluída.

Tarefa só com o título

No Monde Web, só o Título é obrigatório. O Responsável já vem preenchido com o seu usuário, e os demais campos podem ficar em branco e ser preenchidos depois, conforme a tarefa avança.

A tarefa sem Vencimento:

nunca fica vencida e não entra no e-mail de tarefas vencidas;
aparece no início da lista quando ela está ordenada por Vencimento, do menor para o maior.

Para dar um prazo à tarefa, abra-a e preencha o Vencimento. Para fazer o contrário, apague a data do campo e clique em Salvar.

No Monde Desktop, a Categoria e o Vencimento continuam obrigatórios, e as tarefas sem vencimento ou sem categoria não aparecem na tela de Tarefas. Para consultá-las, use o Monde Web.

Sobre o campo Descrição e Histórico

A Descrição permite registrar informações fixas e importantes sobre a tarefa, como:

Detalhes relevantes sobre o cliente,
Instruções internas que precisam ficar visíveis,
Observações essenciais que não devem se perder no histórico,
Orientações permanentes sobre aquele atendimento.

O campo Histórico é o espaço ideal para registrar tudo que muda ao longo do tempo, como:

Mudança de título, data, horário;
Edição de descrição;
Troca de responsável ou pessoa vinculada;
Inclusão/exclusão de informações.

Ou seja:

Descrição = Informações fixas e importantes
Histórico = Anotações e movimentações do dia a dia

Essa divisão torna o acompanhamento da tarefa mais organizado e facilita que qualquer usuário entenda rapidamente o que é permanente e o que mudou ao longo do atendimento.

Dica: Você pode ocultar detalhes do histórico clicando em Ocultar Detalhes, deixando somente as alterações principais visíveis.

O sistema exibe automaticamente informações de criação da tarefa, como o usuário criador e a data de criação. Para visualização, essas informações estão disponíveis no Monde Desktop, dentro do bloco de histórico da tarefa, e no Monde Web, na aba Log de atividades.

Anexos

Você pode anexar documentos, orçamentos e arquivos importantes.

Abra a tarefa (duplo clique).
Vá em Anexos > Anexar.
Localize o arquivo e dê duplo clique para confirmar.

No Monde Web, o botão Enviar por E-mail, ao lado de Anexar arquivo, manda os anexos da tarefa para os e-mails da pessoa da tarefa, como mostra Como funcionam os Anexos.

Visualização de anexos

⚠️ O recurso está disponível somente no Monde Web.

No cadastro de Tarefas, os anexos vinculados podem ser abertos diretamente na tela ao serem clicados, sem a necessidade de baixar ou salvar o arquivo no computador.
Quando compatível com o tipo de arquivo, o visualizador disponibiliza também as opções de download, impressão e exclusão, facilitando o uso das informações em outros contextos.
Essa funcionalidade permite consultar documentos e imagens imediatamente, mantendo o fluxo de trabalho sem interrupções.

Anexos em Comentários de Tarefas

É possível adicionar anexos diretamente nos comentários das tarefas, tornando a comunicação mais clara e contextualizada.
Os arquivos podem ser incluídos de forma simples, colando, arrastando ou utilizando o botão de anexo disponível no campo de comentário.
Os anexos enviados ficam vinculados ao comentário em que foram adicionados e também passam a aparecer na lista geral de anexos da tarefa, facilitando o acesso posterior.
Quando o arquivo for uma imagem, uma miniatura será exibida para auxiliar na identificação. Ao clicar sobre o anexo, ele será aberto no visualizador.

Utilize anexos em comentários para compartilhar documentos, comprovantes, imagens ou qualquer outro material relevante diretamente no contexto da tarefa, mantendo as informações organizadas e centralizadas.

Para incluir um anexo pela aba Histórico:

Abra o menu Tarefas no Monde Web.
Clique em cima da tarefa desejada ou crie uma nova.
Role a tela até encontrar a opção Histórico.
Vá em anexar arquivo e clique em adicionar.
No final da página, clique em salvar.

Diferença entre Monde Web e Desktop

No Monde Web, é possível inserir anexos diretamente na aba Histórico. Esses arquivos ficam disponíveis tanto na própria aba Histórico, quanto na aba Anexos.
No Monde Desktop, não é possível inserir anexos pela aba Histórico. No entanto, quando um anexo é adicionado via Web, ele pode ser visualizado no Desktop, sendo exibido exclusivamente na aba Anexos.

⚠️ Importante

Ao remover um anexo pela aba Anexos da tarefa, o comentário onde ele foi inserido permanece visível, apresentando uma indicação de que o arquivo foi excluído. Isso garante a preservação do contexto da conversa.

Veja mais sobre Anexosclicando aqui.

Categorias

Para criar categorias personalizadas:

Acesse Tarefas.
Clique em Novo.
No campo Categoria, clique em Opções (…).
Escolha Novo.
Digite o nome da categoria e clique em OK.

Cores e formatações das tarefas

As cores ajudam a visualizar rapidamente o status:

Vermelho: tarefa vencida.
Azul: vence hoje (ainda no prazo).
Preto: vence no futuro.
Cinza: concluída (sublinhada) ou excluída.
Negrito: tarefa ainda não aberta pelo usuário.

Notificações automáticas

O sistema envia automaticamente e-mails quando:

Uma tarefa é atribuída a você;
Uma tarefa sua é editada;
Você possui tarefas vencidas.

O envio é automático, usando o e-mail cadastrado do usuário.

Como desativar alertas de vencidas

Menu Ferramentas > Configurações > Notificações → desmarcar Alerta de tarefas vencidas.

Visualização em lista

A lista é a visualização padrão do módulo de Tarefas. As tarefas aparecem em uma tabela, uma por linha, e você define quais colunas ver, em que ordem e por qual delas a lista é ordenada.

Os passos desta seção são do Monde Web. No Monde Desktop a lista de Tarefas também permite escolher colunas, por outro caminho — veja Como adicionar e remover colunas nos relatórios.

Quais colunas aparecem

A lista abre com as colunas Número, Categoria, Título, Responsável, Pessoa, Vencimento e Vínculos. A coluna Vínculos mostra a venda, a viagem e o lançamento a que a tarefa está ligada, por exemplo, Venda 1234, Viagem 56.

Estas ficam disponíveis para você marcar quando precisar:

Concluída em: a data em que a tarefa foi concluída;
Cadastrada em: a data em que a tarefa foi criada;
Empresa: aparece somente para usuários que acessam mais de uma empresa.

Como escolher e reordenar as colunas

Acesse o atalho Tarefas ou Cadastros > Tarefas.
Clique no botão Colunas, acima da lista.
Marque as colunas que deseja ver e desmarque as que não precisa.
Para mudar a posição de uma coluna, arraste o nome dela no cabeçalho da tabela.

Para voltar à seleção original, clique em Padrão, dentro do mesmo botão.

A escolha fica salva no seu usuário: ao voltar à tela, a lista abre com as mesmas colunas, na mesma ordem. A seleção de um usuário não altera a dos demais.

Como ordenar a lista

Clique no nome da coluna no cabeçalho da tabela. Cada clique alterna entre ordem crescente e decrescente, e a coluna em uso fica indicada com uma seta.

A ordenação também fica salva no seu usuário. Se você ocultar a coluna pela qual a lista estava ordenada, ela volta a ser ordenada por Vencimento.

Na ordenação por Vencimento, do menor para o maior, as tarefas sem vencimento vêm primeiro, seguidas das tarefas vencidas e das que vencem depois. Na ordem inversa, as tarefas sem vencimento vão para o fim.

Como encontrar tarefas sem vencimento ou sem categoria

Acesse o atalho Tarefas ou Cadastros > Tarefas.
Clique em Filtrar, acima da lista.
Escolha o que deseja ver:
- no filtro Vencimento, a opção Sem vencimento mostra só as tarefas sem vencimento;
- no filtro Categoria, a opção Sem categoria mostra só as tarefas sem categoria.

Na lista, a categoria e o vencimento dessas tarefas aparecem em branco. Os mesmos filtros valem para o Quadro Kanban. No quadro, as tarefas sem categoria só aparecem com a coluna Categoria: vazio exibida: veja Como escolher as colunas do quadro, em Visualização em Quadro Kanban. Veja mais sobre o painel de filtros em Navegação e filtros no Monde Web.

Como concluir uma tarefa pela lista

Localize a tarefa na lista.
Clique na caixa de seleção, na primeira coluna da tabela.

A tarefa é concluída na hora, sem abrir o cadastro. Com o filtro Situação em Não concluídas, ela sai da lista assim que você marca a caixa; com o filtro em Concluídas, é ao reabrir a tarefa que a linha sai.

Para confirmar, aplique o filtro Situação > Concluídas e marque a coluna Concluída em: a tarefa aparece com a data em que foi concluída.

Exportação

O arquivo gerado pela exportação sai com as mesmas colunas que estão na tela, na mesma ordem. Para levar ao arquivo uma coluna que está oculta — Concluída em, por exemplo —, marque-a antes de exportar.

A aba Tarefas da pessoa, da venda, da viagem e do lançamento

No Monde Web, a aba Tarefas fica no cadastro da pessoa (Cadastros > Pessoas), da venda (Cadastros > Vendas), da viagem (Cadastros > Viagens) e do lançamento (Financeiro > Contas a Pagar/Receber). Ela tem o mesmo botão Colunas, a mesma ordenação pelo cabeçalho e a mesma caixa de conclusão da tela de Tarefas.

As diferenças em relação à tela de Tarefas são estas:

Na venda, na viagem e no lançamento, a aba abre só com as colunas Título, Responsável e Vencimento, ordenada por Vencimento, do menor para o maior. As outras colunas ficam disponíveis no botão Colunas.
No cadastro da pessoa, a coluna Pessoa não é oferecida, porque todas as tarefas são da mesma pessoa.
A seleção de colunas de cada aba é independente da seleção da tela de Tarefas, então mudar uma não altera a outra.

Na venda, na viagem e no lançamento, a aba mostra só as tarefas que não foram excluídas.

Visualização em Quadro Kanban

Além da visualização em lista, o módulo de tarefas também oferece a visualização em Quadro Kanban, facilitando o acompanhamento do fluxo de trabalho.

Como funciona o Kanban

Esse recurso está disponível somente no Monde Web.
As tarefas são apresentadas em colunas, conforme suas categorias.
Você pode arrastar e soltar tarefas entre as colunas para reorganizar o fluxo ou alterar categorias.
A coluna Categoria: vazio reúne as tarefas sem categoria. Ela vem oculta: para exibi-la, ligue a chave dela no ícone de engrenagem ao lado dos botões Lista e Quadro. Exibida, ela fica sempre à esquerda e não pode ser editada nem movida. Arrastar uma tarefa para ela remove a categoria da tarefa.
O botão Adicionar tarefa de cada coluna cria a tarefa só com o título, sem vencimento, já na categoria da coluna.
Cada tarefa aparece como um card, mostrando título, responsável e, quando houver, a venda, a viagem e o lançamento a que está vinculada.
As colunas exibidas podem ser personalizadas clicando no ícone de engrenagem ao lado dos botões Lista e Quadro.

Essa visualização ajuda a enxergar rapidamente o andamento das demandas, tornando o processo mais visual e eficiente, permitindo:

Organização mais intuitiva

Alguns tipos de tarefa são muito mais fáceis de acompanhar quando apresentados em colunas. O Kanban permite ver, de imediato, estando “Em andamento”, “Aguardando cliente”, “Concluído” e assim por diante.

Melhor acompanhamento dos orçamentos

Para tarefas de orçamento, a visualização em quadro facilita acompanhar o andamento, entender gargalos e medir conversões. A gerência ganha mais exposição sobre o fluxo, auxiliando na tomada de decisão.

Mais praticidade no dia a dia

A agência passa a navegar entre as tarefas de forma mais ágil, movendo cards entre etapas, identificando prioridades e visualizando rapidamente o status geral.

Como escolher as colunas do quadro

Cada coluna do quadro é uma categoria de tarefa. As tarefas de uma coluna oculta não aparecem no quadro, mas continuam na visualização em lista.

No Monde Web, acesse o atalho Tarefas ou Cadastros > Tarefas e clique em Quadro.
Clique no ícone de engrenagem, ao lado dos botões Lista e Quadro.
Na janela Categorias, ligue a chave da coluna No quadro nas categorias que deseja ver no quadro e desligue nas que deseja ocultar. Clicar em qualquer ponto da linha também liga e desliga a chave. A primeira da lista é Categoria: vazio, a coluna das tarefas sem categoria.

A coluna aparece ou sai do quadro assim que você clica na chave, sem precisar salvar. A escolha vale para todos os usuários da agência.

Ordenar, imprimir e exportar as categorias

A janela Categorias lista as categorias de tarefas nas colunas Descrição e No quadro. Clique no título de uma das duas colunas para ordenar a lista por ela. A linha Categoria: vazio continua sempre no topo.

No menu ⋮ da janela Categorias ficam as opções Imprimir, para quem tem a permissão Imprimir Consulta de Categoria de Tarefas, e Exportar CSV, para quem tem a permissão Exportar Dados de Categoria de Tarefas. O arquivo exportado segue as regras de Como exportar relatórios do Monde.

Como ocultar uma coluna pelo quadro

No Monde Web, acesse o atalho Tarefas ou Cadastros > Tarefas e clique em Quadro.
No cabeçalho da coluna, clique no menu de três pontos e escolha Ocultar.
Leia o aviso e clique em Confirmar.

A coluna sai do quadro, e as tarefas dessa coluna deixam de aparecer nele enquanto ela estiver oculta. Para trazê-la de volta a qualquer momento, ligue a chave dela no ícone de engrenagem, ao lado dos botões Lista e Quadro.

Para ocultar uma coluna, é preciso ter permissão para editar as categorias de tarefas. Sem ela, o menu da coluna não mostra a opção Ocultar.

Como excluir uma coluna

A coluna é uma categoria de tarefa, e a categoria só pode ser excluída quando não tem nenhuma tarefa.

No Monde Web, acesse o atalho Tarefas ou Cadastros > Tarefas e clique em Quadro.
No cabeçalho da coluna, clique no menu de três pontos e escolha Excluir.
Na janela de confirmação, clique em Excluir.

A coluna sai do quadro, com a mensagem Categoria excluída com sucesso.

Para excluir uma coluna, é preciso ter permissão para excluir as categorias de tarefas.

Quando a coluna tem tarefas

Se a categoria tiver tarefas, a janela avisa que ela não pode ser excluída e não oferece o botão Excluir. Antes, mova todas as tarefas dela para outra categoria, arrastando os cards para outra coluna ou alterando a Categoria de cada tarefa.

Isso vale também para as tarefas concluídas e as excluídas, que podem não estar visíveis no quadro. Para encontrá-las:

No Monde Web, acesse o atalho Tarefas ou Cadastros > Tarefas e clique em Lista.
Clique em Filtrar, escolha a categoria no filtro Categoria e marque todas as opções do filtro Situação, inclusive Concluídas e Excluídas.
Abra cada tarefa, troque a Categoria e salve.

Para conferir que deu certo: com a lista filtrada pela categoria e por todas as situações, nenhuma tarefa aparece. Volte ao Quadro e exclua a coluna.

Histórico e Log das Atividades