O módulo de Tarefas do Monde pode ser usado tanto para o controle das atividades internas da agência quanto como ferramenta de CRM, ajudando no acompanhamento de contatos, negociações, pendências e atendimentos.
Quando bem utilizado, garante que nenhum cliente fique sem retorno e melhora significativamente a experiência de compra.
Criar uma nova tarefa
Você pode criar tarefas de duas formas:
1. Pelo menu de Tarefas
Acesse o atalho Tarefas ou Cadastros > Tarefas.
Clique em Novo.
2. Pela ficha de uma pessoa (cliente ou fornecedor)
Acesse Pessoas (atalho ou Cadastros > Pessoas).
Localize a pessoa nos filtros.
Clique com o botão direito sobre ela e selecione Nova Tarefa.
Preenchendo a tarefa
Ao criar uma tarefa, preencha os campos:
Título: descreve a ação principal. Ex. “Bruna — Enviar voucher”.
Categoria: organize suas tarefas por assunto. Ex.: Venda — Orçamento.
Responsável: quem executará a tarefa. Pode ser você ou outro usuário.
Empresa: define se a tarefa será visível somente a usuários daquela empresa. Em branco = visível para todos.
Pessoa: vínculo com o cliente ou fornecedor. Todas as tarefas aparecerão na aba Tarefas do cadastro dessa pessoa.
Vencimento: data e horário do prazo.
Descrição: campo livre para detalhar a negociação, histórico, e-mails, ligações, cotações, etc.
Histórico: andamento do atendimento, como follow-ups, atualizações e mensagens trocadas ao longo do tempo.
Clique em OK para salvar.
Quando estiver concluída, marque o campo Concluída.
Sobre o campo Descrição e Histórico
A Descrição permite registrar informações fixas e importantes sobre a tarefa, como:
detalhes relevantes sobre o cliente,
instruções internas que precisam ficar visíveis,
observações essenciais que não devem se perder no histórico,
orientações permanentes sobre aquele atendimento.
O campo Histórico é o espaço ideal para registrar tudo que muda ao longo do tempo, como:
Mudança de título, data, horário;
Edição de descrição;
Troca de responsável ou pessoa vinculada;
Inclusão/exclusão de informações.
Ou seja:
Descrição = informações fixas e importantes
Histórico = anotações e movimentações do dia a dia
Essa divisão torna o acompanhamento da tarefa mais organizado e facilita que qualquer usuário entenda rapidamente o que é permanente e o que mudou ao longo do atendimento.
Dica: Você pode ocultar detalhes do histórico clicando em Ocultar Detalhes, deixando somente as alterações principais visíveis.
Anexos
Você pode anexar documentos, orçamentos e arquivos importantes.
Abra a tarefa (duplo clique).
Vá em Anexos > Anexar.
Localize o arquivo e dê duplo clique para confirmar.
Categorias
Para criar categorias personalizadas:
Acesse Tarefas.
Clique em Novo.
No campo Categoria, clique em Opções (…).
Escolha Novo.
Digite o nome da categoria e clique em OK.
Cores e formatações das tarefas
As cores ajudam a visualizar rapidamente o status:
Vermelho: tarefa vencida.
Azul: vence hoje (ainda no prazo).
Preto: vence no futuro.
Cinza: concluída (sublinhada) ou excluída.
Negrito: tarefa ainda não aberta pelo usuário.
Notificações automáticas
O sistema envia automaticamente e-mails quando:
Uma tarefa é atribuída a você;
Uma tarefa sua é editada;
Você possui tarefas vencidas.
O envio é automático, usando o e-mail cadastrado do usuário.
Como desativar alertas de vencidas
Menu Ferramentas > Configurações > Notificações → desmarcar Alerta de tarefas vencidas.
Visualização em Quadro Kanban
Além da visualização em lista, o módulo de tarefas também oferece a visualização em Quadro Kanban, facilitando o acompanhamento do fluxo de trabalho.
Como funciona o Kanban:
Esse recurso está disponível somente no Monde Web.
As tarefas são apresentadas em colunas, conforme suas categorias.
Você pode arrastar e soltar tarefas entre as colunas para reorganizar o fluxo ou alterar categorias.
Cada tarefa aparece como um card, mostrando título e responsável.
As colunas exibidas podem ser personalizadas clicando no ícone de engrenagem no canto superior direito.
Essa visualização ajuda a enxergar rapidamente o andamento das demandas, tornando o processo mais visual e eficiente, permitindo:
Organização mais intuitiva
Alguns tipos de tarefa são muito mais fáceis de acompanhar quando apresentados em colunas. O Kanban permite ver, de imediato, estando “Em andamento”, “Aguardando cliente”, “Concluído” e assim por diante.
Melhor acompanhamento dos orçamentos
Para tarefas de orçamento, a visualização em quadro facilita acompanhar o andamento, entender gargalos e medir conversões. A gerência ganha mais exposição sobre o fluxo, auxiliando na tomada de decisão.
Mais praticidade no dia a dia
A agência passa a navegar entre as tarefas de forma mais ágil, movendo cards entre etapas, identificando prioridades e visualizando rapidamente o status geral.
Boas práticas no uso de Tarefas
Registre tudo o que normalmente seria anotado em cadernos ou planilhas.
Sempre vincule a tarefa ao cliente correto.
Crie tarefas por passageiro em viagens próximas (controle de vouchers, feedbacks, etc.).
Utilize categorias úteis para organização e filtros.
Registre no histórico todos os contatos, negociações e próximos passos.
Conclua somente quando o atendimento realmente terminar.
Use tarefas para repassar recados entre membros da equipe.
Crie tarefas pelo cadastro da pessoa para garantir vínculo imediato.