EDI (elektronisk dataöverföring) gör det möjligt att automatiskt ta emot orderbekräftelser från dina grossister direkt i Mowin. Istället för att manuellt registrera material kan du koppla inköp till rätt arbetsorder med ett par klick.

:::video :::

När du köper material hos en grossist anger du ditt arbetsordernummer från Mowin som märkning vid köptillfället. Fältet kan heta olika saker beroende på grossist och beställningssätt – till exempel märkning, godsmärke eller ert ordernummer – men du anger alltid ditt arbetsordernummer från Mowin.

När grossisten skickar orderbekräftelsen via EDI läser Mowin av märkningen och matchar den mot dina arbetsordrar. Om märkningen stämmer överens med ett arbetsordernummer kopplas inköpet automatiskt till rätt arbetsorder.

Hantera inköp, sektionen Orderbekräftelser på arbetsordern och skanningen av inköp kräver behörigheten Hantera inköp, som alla roller har från början, eftersom den som har den kan arkivera organisationens inköp och lägga deras artiklar på arbetsordrar. En administratör kan ta bort den från en roll. Saknar du den är länkarna Hantera inköp, knappen Skanna inköp och valet Läs av som inköp nedtonade, och orsaken visas när du håller muspekaren över dem. Om inköpspriserna syns styrs av behörigheten Inköpspris och marginal.

Den automatiska kopplingen läser ett arbetsordernummer per inköp. Har du material till flera arbetsordrar gör du därför separata beställningar, eller lägger artiklarna på rätt arbetsorder för hand i Hantera inköp. Mowin förstår också ordernumret med prefixet AO, så AO40016 matchar arbetsorder 40016, och står det text efter numret, till exempel "40016 badrum", läser Mowin det första numret. Hos vissa grossister läser Mowin dessutom ett andra märkningsfält, som används om det första inte stämmer med något arbetsordernummer.

Anger du numret på en annan av dina arbetsordrar än den du menade kopplar Mowin inköpet till den arbetsordern, precis som när märkningen är rätt. Hur du lägger det på rätt arbetsorder står under frågan Hur lägger jag ett felmärkt inköp på rätt arbetsorder? i Vanliga frågor.

När inköpet har kopplats läggs artiklarna till som material på arbetsordern. I materialtabellen visas grossistens ordernummer som en färgad bricka i kolumnen Utförare.

Vilka grossister som kan skicka EDI, och hur kopplingen sätts upp, står i Grossister.

OBS: Om märkningen saknas eller inte matchar något arbetsordernummer hamnar orderbekräftelsen under fliken Ohanterade i Hantera inköp. Därifrån kan du manuellt koppla artiklarna till rätt arbetsorder. Är arbetsordern redan fakturerad kopplas inköpet till den, men artiklarna läggs inte till som material. De ligger kvar under Ohanterade tills du lägger till dem, på den arbetsordern eller på en annan, som beskrivs under Lägg till artiklar på en arbetsorder.

Tips: Dubbelkolla alltid att du anger rätt arbetsordernummer vid köptillfället – det sparar tid och gör att materialet hamnar rätt direkt.

Märkningen matchas bara mot arbetsordernummer, aldrig mot ett projekt. Ett projekt har ingen egen märkning, så när du köper material till ett projekt anger du numret på den av projektets arbetsordrar som materialet ska till. Inköpet kopplas då till den arbetsordern.

Projekt numreras för sig, skilt från arbetsordrarna, så ett projektnummer kan vara samma nummer som en arbetsorder som inte hör till projektet. Anger du projektets nummer som märkning kopplas inköpet därför till arbetsordern med samma nummer om det finns en, och annars hamnar det under Ohanterade i Hantera inköp.

Öppna Hantera inköp

Du kan öppna fönstret Hantera inköp på två sätt:

Filtret på Märkning döljer inköp som ligger på arbetsordern men har en annan märkning. Vill du se dem, rensa filtret.

Fönstrets uppbyggnad

Fönstret har tre delar:

Fönstret har tre flikar som delar upp dina orderbekräftelser efter status:

Laddning av listan: När det finns många orderbekräftelser visas en förloppsindikator högst upp i listan med texten "Laddar EDI..." och en räknare som visar hur många som hämtats av det totala antalet samt hur många som är kvar. Orderbekräftelserna dyker upp i listan efter hand som de laddas in. Indikatorn visas inte på fliken Arkiverade.

Kryssrutan "Expandera alla" i övre högra hörnet byter vy:

Artikellistan följer fliken du står på. Ohanterade visar artiklar som inte lagts till på en arbetsorder och Hanterade de som lagts till, i båda fallen bara från orderbekräftelser som inte är arkiverade. Arkiverade visar alla artiklar från de arkiverade orderbekräftelserna, både tillagda och inte tillagda.

Standardkolumner

Dolda kolumner

Priskolumner (kräver behörighet för priser)

Kolumnen kräver behörigheten Inköpspris och marginal. Rollerna Administratör, Arbetsledare och Utförare (ser priser) har den från början.

När "Expandera alla" är aktiverat visas en annan tabell med alla enskilda artiklar.

Standardkolumner

Dolda kolumner

Priskolumner (kräver behörighet för priser)

Utpris kräver behörigheten Försäljningspris och övriga priskolumner Inköpspris och marginal. Rollerna Administratör, Arbetsledare och Utförare (ser priser) har båda från början.

Klicka på en rad i listan för att öppna orderbekräftelsen. Du ser då:

Orderinformation

Artikeltabell – Standardkolumner

Dolda kolumner

Priskolumner (kräver behörighet för priser)

Utpris kräver behörigheten Försäljningspris och övriga priskolumner Inköpspris och marginal. Rollerna Administratör, Arbetsledare och Utförare (ser priser) har båda från början.

Det finns flera sätt att koppla EDI-artiklar till en arbetsorder:

Lägg till hela orderbekräftelsen

Tips: Om du öppnade Hantera inköp från materialfliken i en arbetsorder är den arbetsordern redan förvald. Knappen visar då "Lägg till på [ordernummer]".

Lägg till enskild artikel

Till höger om varje artikel visar tabellen:

Om ingen arbetsorder är vald och artikeln saknar märkning öppnas sökfönstret för att välja arbetsorder.

Vald arbetsorder gäller tills du rensar den

När du har valt en arbetsorder visas en blå banner överst i fönstret: "Rader du lägger till hamnar på arbetsorder [ordernummer]". Valet ligger kvar så länge Hantera inköp är öppet, även när du öppnar nästa orderbekräftelse, så att du kan lägga till flera rader utan att välja om. Orderbekräftelser och leverantörsfakturor har var sitt val. Rensar du på den ena fliken påverkas inte den andra. Ska nästa inköp till en annan arbetsorder klickar du Rensa vald arbetsorder i bannern.

Om märkningen pekar på fel arbetsorder

Är artiklarna som återstår att lägga till kopplade till en arbetsorder genom märkningen, och du inte har valt någon, visar bannern överst i fönstret vilken: "Enligt märkningen hamnar raderna på arbetsorder [ordernummer]". Ska inköpet till en annan arbetsorder klickar du Välj annan arbetsorder i bannern och väljer rätt arbetsorder i sökfönstret. Inget läggs till förrän du klickar på "Lägg till på [ordernummer]" eller plusikonen. Märkningen på orderbekräftelsen ändras inte.

Om arbetsordern redan är fakturerad

Väljer du en arbetsorder som har status Fakturerad får du först en fråga. Materialet går att lägga till, men det kommer inte med på någon faktura så länge arbetsordern är fakturerad. Vill du fakturera det flyttar du tillbaka arbetsordern till Avslutad och skapar en delfaktura.

I frågan finns rutan "Materialet är redan fakturerat i ekonomisystemet". Bocka i den om du redan har fakturerat materialet för hand i ditt ekonomisystem. Raden markeras då som fakturerad endast i Mowin och visar "Manuell" i kolumnen Fakturanr på arbetsordern, och inget skickas till ekonomisystemet. Rutan är tom från början, och lämnar du den tom läggs materialet till som ej fakturerat. Klicka på "Lägg till ändå" för att lägga till det.

Är det märkningen som kopplade artiklarna till den fakturerade arbetsordern finns också knappen Välj annan arbetsorder i frågan. Den öppnar sökfönstret, och materialet läggs då på arbetsordern du väljer i stället. Är även den fakturerad får du samma fråga för den.

Bekräftelsefönster

När du lägger till en hel orderbekräftelse och det redan finns tillagda artiklar visas ett bekräftelsefönster med följande val:

Fönstret visas också när orderbekräftelsen har artiklar som är markerade som hanterade utan material, till exempel i gamla Mowin. De räknas som tillagda, nämns för sig och läggs aldrig till. Är alla artiklar i orderbekräftelsen markerade så öppnas inget fönster, utan du får beskedet att det inte finns något att lägga till.

Arkivera en orderbekräftelse

Öppna orderbekräftelsen och klicka på knappen "Arkivera". Orderbekräftelsen flyttas till fliken Arkiverade.

Arkivera flera samtidigt

Markeringen ligger kvar när du söker eller filtrerar, så du kan samla ihop orderbekräftelser från flera sökningar. Döljer filtret några av de markerade visar verktygsfältet hur många, till exempel "40 valda · 25 dolda", och dialogrutan säger det också innan något ändras. Klicka på Visa valda i verktygsfältet för att bara se de markerade, och klicka igen för att gå tillbaka till filtret. Rutan i kolumnrubriken markerar och avmarkerar bara de rader som syns. Klicka på antalet valda för att avmarkera alla. Samma sak gäller listan med leverantörsfakturor.

Återställa

Gå till fliken Arkiverade. Öppna en orderbekräftelse och klicka på "Återställ", eller markera flera och klicka "Återställ" i verktygsfältet. Orderbekräftelsen flyttas tillbaka till Ohanterade eller Hanterade beroende på status.

När du lämnar tillbaka material eller grossisten krediterar ett köp kommer krediten som en egen orderbekräftelse, där antalet på raderna står med minus. Mowin kopplar inte ihop den med det ursprungliga köpet. Krediten kopplas till en arbetsorder via märkningen, precis som andra inköp, och stämmer märkningen med en arbetsorder läggs raderna till där på samma sätt som när du köper. Saknas märkningen, stämmer den inte med något arbetsordernummer eller är arbetsordern fakturerad hamnar krediten under Ohanterade.

Så länge kreditens rader inte är tillagda har krediten inte ändrat något på arbetsordern, och det gör inte heller krediten i ditt ekonomisystem. Det ursprungliga köpet ligger kvar som material på arbetsordern med sitt antal och sitt pris, och på en löpande arbetsorder kommer det med på fakturan till kunden tills du gör något åt det.

Koppla krediten till arbetsordern som det ursprungliga köpet gick till

Öppna krediten och lägg till de artiklar som inte redan är tillagda på samma arbetsorder som det ursprungliga köpet, på samma sätt som andra artiklar, se Lägg till artiklar på en arbetsorder. Kolumnen Hanterad visar vilka rader som redan ligger på en arbetsorder, så att du inte lägger till dem två gånger. Raderna läggs till som material med minus i antal, så de drar av det tillbakalämnade materialet från arbetsorderns kostnad och från det som faktureras kunden. En avgift som grossisten tar för returen, till exempel returhantering, kan stå på samma orderbekräftelse och läggs då till som en kostnad, inte ett avdrag. Arbetsordern visar då varningen "artiklar har minus i antal", men den hindrar inte faktureringen.

Är arbetsordern redan fakturerad får du först frågan som beskrivs under Om arbetsordern redan är fakturerad. Raderna kommer inte med på någon faktura förrän du flyttar tillbaka arbetsordern till Avslutad och skapar en delfaktura.

Arkivera inte krediten innan dess artiklar är tillagda

Att arkivera flyttar bara orderbekräftelsen till fliken Arkiverade. Inget material läggs till eller tas bort. Arkiverar du krediten innan dess artiklar är tillagda, medan det ursprungliga köpet ligger på en arbetsorder, räknas det tillbakalämnade materialet fortfarande in i arbetsorderns kostnad, och på en löpande arbetsorder faktureras kunden för det. När kreditens artiklar är tillagda kan du arkivera den som vilken orderbekräftelse som helst. Är ingen av det ursprungliga köpets artiklar tillagd på en arbetsorder kan du arkivera båda utan att lägga till något.

Vill du hellre ta bort det ursprungliga materialet än lägga till krediten öppnar du den ursprungliga orderbekräftelsen och klickar på minusikonen vid artiklarna. Det går bara så länge materialet inte är fakturerat. Sedan kan du arkivera båda orderbekräftelserna.

I materialfliken på en arbetsorder finns sektionen "Orderbekräftelser" längst ned. Inköpen i den kräver behörigheten Hantera inköp, som alla roller har från början. Utan den visas sektionen utan inköp och med länken Hantera inköp nedtonad. Sektionen finns inte på offerter. Här ser du alla EDI-köp kopplade till just den arbetsordern: de vars märkning är arbetsorderns nummer och de där minst en artikel är tillagd på arbetsordern, oavsett märkning. Ett köp vars artiklar lagts till på två arbetsordrar visas på båda. Arkiverade orderbekräftelser visas inte. Listan uppdateras direkt när någon lägger till eller tar bort artiklar, utan att du behöver ladda om sidan.

Klicka på en rad för att öppna den specifika orderbekräftelsen.

Material som kom in från en orderbekräftelse visas i materialtabellen med grossistens ordernummer som färgad bricka i kolumnen Utförare. Rader från samma orderbekräftelse har samma färg. Kolumnen Orderbekräftelse visar samma ordernummer, men är dold från början.

Är sektionen i vägen kan du minimera den nedre delen av materialfliken med knappen på gränsen mellan tabellen och sektionen.

Om inga köp finns kopplade visas meddelandet: "Inga köp finns kopplade till den här arbetsordern".

Klicka på "Kolumninställningar" uppe till höger för att:

Inställningarna sparas per tabell och behålls mellan sessioner.

Klicka på "Exportera vy" uppe till höger för att spara tabellen som en Excel-fil.

Det som hamnar i filen är exakt det du ser: de kolumner du valt, i den ordning de visas, med de filter och den sortering som är aktiva just då. Vill du ha med allt, rensa filtren först.

Vyerna exporteras var för sig. Den grupperade listan och "Expandera alla" ger två olika filer, och varje flik tar bara med sina egna rader. Behöver du både hanterade och ohanterade i samma fil får du exportera en gång per flik.

Filnamnet börjar med "Mowin", följt av vilken vy det gäller och tidpunkten för exporten.

Alla kolumner i tabellerna kan filtreras. Filtren visas i kolumnhuvudena.

Exakt sök eller del av ord på Märkning och Arbetsorder: Sökrutorna för Märkning och Arbetsorder söker som standard på exakt matchning – hela arbetsordernumret måste skrivas in. Till höger i sökrutan finns en knapp som växlar sökläge: ikonen = betyder exakt sökning (placeholdern visar "Sök exakt"), ikonen * betyder sökning på del av ord. Klicka på knappen för att växla. Inställningen sparas per webbläsare.

Antalet träffar visas till vänster under flikarna. Om filter är aktiva visas en länk "Rensa alla filter" som nollställer alla filter.

Har ni öppen order hos Ahlsell skickas orderbekräftelsen först när den öppna ordern avslutas, och EDI:n kommer då runt kl. 18–19. Det står mer i Ahlsell rabattbrev och EDI.

Hur lägger jag ett felmärkt inköp på rätt arbetsorder?
Ett felmärkt inköp lägger du på rätt arbetsorder direkt i orderbekräftelsen:

Är arbetsordern som märkningen pekar på fakturerad finns Välj annan arbetsorder också i frågan som visas när du klickar på plusikonen eller "Lägg till alla".

Har artiklar redan lagts till som material på den felmärkta arbetsordern klickar du på "Lägg till alla", som då först frågar vilken arbetsorder artiklarna ska till. Orderbekräftelsen ligger under fliken Hanterade om alla artiklar är tillagda. När du har valt arbetsorder visas bekräftelsefönstret. Välj "Lägg till alla" och låt "Ta bort tidigare tillagda" vara ibockad, så flyttas de från den felmärkta arbetsordern. Redan fakturerade artiklar flyttas inte.

Du kan också öppna Hantera inköp från fliken Material på arbetsordern som inköpet ska till. Arbetsordern är då förvald, men klicka först på "Rensa alla filter", eftersom listan annars bara visar inköp märkta med den arbetsorderns nummer.

I Mowin-appen visas knappen "Byt order" en kort stund efter att du har lagt till en artikel. I Hantera inköp i webbläsaren finns den inte.

Ska jag koppla en vara som grossisten har krediterat till arbetsordern?
Ja, när det ursprungliga köpet ligger på en arbetsorder och kreditens rader inte redan är tillagda där. Hur du gör, och varför en arkiverad kredit lämnar kvar materialet på arbetsordern, står under Returer och krediteringar från grossist.

Kontakta oss via chatten här nere till höger så hjälper vi dig.