การใช้งานบันทึกเอกสารลงคลังเอกสาร ระหว่างกิจการที่ใช้ PEAK เหมือนกัน ให้คุณสามารถบันทึกเอกสารจากลูกค้าหรือคู่ค้าได้ทันทีในหน้า Online View โดยไม่ต้องดาวน์โหลดเอกสารแล้วนำไปอัปโหลดในกิจการอีกครั้งเพื่อบันทึก โดยฟีเจอร์นี้ใช้ได้เฉพาะกิจการใช้ PEAK เหมือนกันเท่านั้น
เช่น ถ้ากิจการ A ส่งเอกสารให้กิจการ B
กิจการ B สามารถที่จะกดบันทึกเอกสารที่กิจการ A ส่งให้ลงคลังเอกสารได้เลยโดยไม่ต้องทำหลายขั้นตอน เพิ่มความสะดวกให้การทำเอกสารมากขึ้น
การใช้งานบันทึกเอกสารลงคลังเอกสารระหว่างกิจการที่ใช้ PEAK มีขั้นตอนดังนี้
1. การใช้งานบันทึกเอกสารลงคลังเอกสาร โดยไปที่หน้า Online View ของเอกสารที่ต้องการ
ตัวอย่าง บริษัท นครา จำกัด มีการส่งเอกสารใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีให้บริษัท ซื้อมาขายไป จำกัด
บริษัท ซื้อมาขายไป จำกัด ต้องดำเนินการกดไปที่เอกสารใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีที่ทางกิจการนคราส่งมาให้ โดยไปที่หน้า Online View ของเอกสารนั้น > จากนั้นจะสังเกตว่าชื่อลูกค้าในเอกสารกับชื่อกิจการในกล่องด้านขวาจะตรงกัน > ให้คลิกปุ่ม “เพิ่มลงคลังเอกสาร”
หมายเหตุ กิจการจะสามารถเพิ่มเอกสารลงคลังเอกสารได้ก็ต่อเมื่อ กิจการนั้นจะต้องมีผู้ติดต่อรายนั้น ทั้งชื่อกิจการ เลขทะเบียน 13 หลัก ให้ครบถ้วน เป็นกิจการที่ใช้ PEAK เหมือนกัน และชื่อในเอกสารจะต้องตรงกับชื่อในกล่องขวามือด้วยเท่านั้น หากไม่ตรงกันเอกสารจะแสดงตามภาพ ทำให้ไม่สามารถใช้งานฟีเจอร์นี้ได้
2. ระบบจะแสดงข้อความแจ้งเตือน “เพิ่มเอกสารลงคลังสำเร็จ”
เมื่อคลิกปุ่ม “เพิ่มลงคลังเอกสาร” ระบบจะแสดงข้อความแจ้งเตือน “เพิ่มเอกสารลงคลังสำเร็จ”
กด เปิดดู
ระบบจะพามาที่หน้าคลังเอกสาร โดยจะแสดงเอกสารที่มีการบันทึกลงคลังไว้
3. การสร้าง/แนบเอกสาร จากเอกสารที่ได้รับมา
ผู้ใช้งานสามารถนำเอกสารที่บันทึกลงคลังไว้แล้วนำไปสร้างเอกสารหรือแนบเอกสารต่อไปได้
ตัวอย่าง ต้องการนำเอกสารไปสร้างในเอกสารบันทึกซื้อสินค้าต่อ
คลิกที่ปุ่ม “สร้าง/แนบเอกสาร”
ทำการระบุรายละเอียดที่ต้องการ เช่น
ประเภทเอกสาร
ชื่อผู้ขาย
วันที่ออก
ประเภทราคา
ข้อมูลใบกำกับภาษี
รายการสินค้า/บริการ จำนวน ราคา ภาษี หัก ณ ที่จ่าย
ช่องทางรับชำระ / จ่ายชำระ
จากนั้นคลิกปุ่ม “อนุมัติ”
เมื่ออนุมัติเอกสารเรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงเลขที่เอกสารที่เราสร้าง
จากตัวอย่างเป็นเอกสาร EXP สามารถกดเข้าไปดูรายละเอียดได้
โดยเอกสารจากบริษัทคู่ค้าที่ได้รับมาจะถูกนำไปแนบในส่วน แนบไฟล์ในเอกสารนี้
– จบขั้นตอนการใช้งานบันทึกเอกสารลงคลังเอกสาร ระหว่างกิจการที่ใช้ PEAK –
บทความที่เกี่ยวข้อง