การจัดการบัญชีสำหรับยอดขายบนแพลตฟอร์ม E-commerce อย่าง Lazada จำเป็นต้องมีการกระทบยอดที่แม่นยำ เพื่อให้มั่นใจว่ารายได้และค่าใช้จ่ายถูกบันทึกอย่างครบถ้วน คู่มือนี้จะนำเสนอแนวทาง การกระทบยอด Tiktok อย่างละเอียด โดยใช้ 2 ไฟล์หลัก คือ ไฟล์ “ทั้งหมด คำสั่งซื้อ” (สำหรับบันทึกรายได้) และไฟล์ “Income” (สำหรับกระทบ Wallet) ขั้นตอนการกระทบยอดมีดังนี้

1. ดาวน์โหลดไฟล์ที่ใช้ใน การกระทบยอด Tiktok

ไฟล์ที่ใช้ในการกระทบยอดประกอบด้วย 2 ไฟล์ ดังนี้

ทั้งหมด คำสั่งซื้อ : ไฟล์สำหรับบันทึกรายได้
Income : ไฟล์กระทบ Wallet

การกระทบยอด Tiktok ไฟล์ที่ใช้ในการกระทบยอดประกอบด้วย 2 ไฟล์

ขั้นตอนการดาวน์โหลดไฟล์

วิธีการ download : Order completed
เลือก คำสั่งซื้อ > การจัดการคำสั่งซื้อ > ทั้งหมด > ตัวกรอง(เลือกช่วงวันที่ กดนำไปใช้) > ดาวน์โหลด > คำสั่งซื้อที่กรอง > เลือกรูปแบบ excel > ส่งออก

การกระทบยอด Tiktok วิธีการ download : Order completed
เลือก คำสั่งซื้อ > การจัดการคำสั่งซื้อ > ทั้งหมด > ตัวกรอง(เลือกช่วงวันที่ กดนำไปใช้)

การกระทบยอด Tiktok ดาวน์โหลด > คำสั่งซื้อที่กรอง > เลือกรูปแบบ excel > ส่งออก

วิธีการ download : Income
เลือกการเงิน > การถอนเงิน > ส่งออก > เลือกช่วงวันที่ > ส่งออก

การกระทบยอด Tiktok วิธีการ download : Income เลือกการเงิน > การถอนเงิน > ส่งออก > เลือกช่วงวันที่ > ส่งออก

2. สรุปรายได้

สรุปรายได้จากไฟล์ ทั้งหมด คำสั่งซื้อ รายได้จะประกอบด้วยคอลัมน์ M – O + Q

คอลัมน์ A : Order ID เลขที่คำสั่งซื้อ
คอลัมน์ B : Order status สถานะคำสั่งซื้อ
คอลัมน์ M : SKU Subtotal Before discount ราคาขาย x จำนวน
คอลัมน์ O : SKU Seller Discount ส่วนลดที่ร้านค้าให้กับลูกค้า
คอลัมน์ Q : Shopping Fee after Discount ค่าขนส่งที่ต้องบันทึกเป็นรายได้

ขั้นตอนสรุปรายได้

ในแต่ละออเดอร์อาจมีมากกว่า 1 บรรทัดได้ ใช้ Data tool Remove Duplicates ในการกรองเลขออเดอร์ เพราะรายงานจะนับจากสินค้ารายบรรทัด ฉนั้น เวลารวมยอดแต่ละออเดอร์ต้องใช้สูตร SUMIF
หา Order Status ว่าแต่ละออเดอร์อยู่ในสถานะอะไร จะใช้ XLOOKUP หรือ VLOOKUP
SKU Subtotal Before Discount, จะคำนวนแต่ละบรรทัดรวมกันในเลขออเดอร์นั้นๆ ใช้สูตร SUMIF
SKU Platform Discount, Shipping Fee After Discount จะคำนวนแค่บรรทัดแรกในแต่ละเลขออเดอร์นั้นๆ จะไม่เอามา SUMIF ใช้ XLOOKUP หรือ VLOOKUP แทน

หมายเหตุ หากมีสถานะ Canceled ให้นำออกก่อน แล้วนำไปทำใบลดหนี้ให้ลูกค้าด้วย

3. สรุปยอดรายได้ จากไฟล์ income เพื่อ การกระทบยอด Tiktok

จากไฟล์ income รายได้จะประกอบด้วยคอลัมน์ G และ U เพื่อหารายได้จากการโอนเงิน

คอลัมน์ G : Total revenue = โอนเงินค่าสินค้า
คอลัมน์ U : Customer shipping fee = โอนเงินค่าขนส่ง

ขั้นตอนสรุปยอดรายได้จากไฟล์ Income

ใช้สูตร XLOOKUP หรือ VLOOKUP หาค่า โอนเงินค่าสินค้า จากช่องคอลัมน์ G และโอนเงินค่าขนส่ง จากช่องคอลัมน์ U ในไฟล์ Income

การกระทบยอด Tiktok สรุปยอดรายได้ จากไฟล์ income เพื่อ การกระทบยอด Tiktok

หารายได้โอนเงิน โดยโอนเงินค่าสินค้า + โอนเงินค่าขนส่ง

4. ทำการกระทบยอดไฟล์ 1. ทั้งหมด คำสั่งซื้อ กับไฟล์ 2. Income

หาผลต่าง รายได้ – รายได้โอนเงิน

เมื่อกระทบจะเกิด Diff ได้ 2 กรณี

กรณีที่ 1 ไม่ Diff หมายความว่าการกระทบรายได้ตรงแล้วและรายการดังกล่าวเงินเข้า Wallet แล้ว
กรณีที่ 2 ยอด N/A หมายถึง รายการนี้ยังไม่ได้มีการโอนเงินเข้า Wallet คือลูกค้าอาจจะยังไม่ได้กดรับสินค้าเงินจึงยังไม่เข้า ซึ่งส่วนนี้จะโอนเงินเข้าในอีกเดือนหนึ่ง โดยการบันทึกเป็นลูกหนี้ ส่วนนี้จะนับเป็นลูกหนี้ปลายงวด

5. กระทบยอดรายได้ระหว่างไฟล์ 2. Income กับไฟล์ 1. ทั้งหมด คำสั่งซื้อ

เปิดไฟล์ Income ใช้ข้อมูล เลขที่ Order , Total revenue = โอนเงินค่าสินค้า , Customer shipping fee
หายอด รายได้โอนเงิน คือ Total revenue + Customer shipping fee

3. หายอดรายได้จากไฟล์ 1. ทั้งหมด คำสั่งซื้อ โดยใช้สูตร XLOOKUP หรือ VLOOKUP

4. หาผลต่าง รายได้โอนเงิน – รายได้

เมื่อกระทบจะเกิด Diff ได้ 2 กรณี

กรณีที่ 1 ไม่ Diff หมายความว่าการกระทบรายได้ตรงแล้วและรายการดังกล่าวเงินเข้า Wallet แล้ว
กรณีที่ 2 ยอด N/A หมายถึง รายการนี้ยังไม่ได้รับเงินแล้วพึ่งโอนเงินเข้าในเดือนนี้ (ลูกหนี้ยกมา)

สรุปการกระทบยอดขั้นที่ 2 – 5
รายได้เดือนปัจจุบัน มาจาก รายได้ทางบัญชี ขั้นตอนที่ 2
ลูกหนี้ยกมา มาจาก ยอด N/A ขั้นตอนที่ 5
ลูกหนี้ปลายงวด มาจาก ยอด N/A ขั้นตอนที่ 4