ในการทำงานจริงบนระบบ PEAK มักจะมีกรณีที่คุณจำเป็นต้องใช้ ใบรับเงินมัดจำหักกับเอกสารหลายฉบับ เช่น เมื่อธุรกิจของคุณได้รับเงินมัดจำล่วงหน้าจากลูกค้ามาเป็นเงินก้อนใหญ่เพียงก้อนเดียว แต่จำเป็นต้องทยอยออกใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงินหลาย ๆ รายการตามงวดส่งมอบงาน ซึ่งหากจัดการตัดยอดไม่ถูกวิธี ก็อาจทำให้ระบบสับสน ยอดเงินมัดจำติดลบ หรือส่งผลให้การกระทบยอดทางบัญชีเกิดข้อผิดพลาดได้
ในคู่มือนี้ เราจึงจะมาสอน วิธีเลือกใบรับเงินมัดจำหักกับเอกสารหลายฉบับ แบบจับมือทำทีละขั้นตอนอย่างละเอียด ตั้งแต่การเช็กเงื่อนไขความพร้อมของเอกสาร การสร้างเอกสารตั้งต้น ไปจนถึงการกดเลือกตัดชำระผ่านฟังก์ชัน "ขั้นสูง" เพื่อให้คุณสามารถทยอยดึงยอดมัดจำใบเดิมไปตัดหักชำระได้อย่างง่ายดายและถูกต้อง
เงื่อนไขสำคัญที่ต้องตรวจสอบก่อนเริ่มทำรายการ
เพื่อให้ระบบยินยอม ให้ดึงใบรับเงินมัดจำมาตัดชำระได้สำเร็จ กรุณาตรวจสอบ 3 เงื่อนไขนี้ก่อน
สถานะใบรับเงินมัดจำ: ต้องผ่านการกด "อนุมัติ" และ "รับชำระเงิน" เรียบร้อยแล้ว เพื่อให้เอกสารอยู่ในสถานะ "รอหักมัดจำ" เท่านั้น
วันที่ของเอกสาร: วันที่ระบุในใบรับเงินมัดจำ ต้องเป็น "วันเดียวกัน" หรือ "ก่อนหน้า" วันที่ออกเอกสารใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จรับเงินที่จะนำมาหัก
ชื่อผู้ติดต่อ: ชื่อลูกค้าที่ระบุในใบรับเงินมัดจำ และใบแจ้งหนี้ ต้องเป็น รหัสลูกค้ารายเดียวกันในระบบ อย่างชัดเจน
ตัวอย่างโจทย์สำหรับการทำรายการในคู่มือนี้
เพื่อป้องกันความสับสนในการตัดยอด และให้เห็นภาพการคำนวณจริงของระบบ จะขอยกตัวอย่างตัวเลข ดังนี้
ใบรับเงินมัดจำ (ตั้งต้น): ยอดรับเงินมัดจำล่วงหน้า 10,700 บาท (รวม VAT 7%) (คิดจาก มูลค่าก่อน VAT 10,000 + VAT 700)
ใบแจ้งหนี้ ฉบับที่ 1 (INV-001): มูลค่า 3,210 บาท (รวม VAT 7%) → นำมัดจำมาตัดชำระเต็มจำนวน (คิดจาก มูลค่าก่อน VAT 3,000 + VAT 210)
ใบแจ้งหนี้ ฉบับที่ 2 (INV-002): มูลค่า 10,700 บาท (รวม VAT 7%) → นำมัดจำส่วนที่เหลือ 7,490 บาท (รวม VAT) มาตัดชำระ และชำระเพิ่มส่วนต่างอีก 3,210 บาท (รวม VAT)
1. การสร้างและเตรียมเอกสาร "ใบรับเงินมัดจำ" (เอกสารตั้งต้น)
เริ่มแรก ในการนำใบรับเงินมัดจำไปหักกับเอกสารหลายฉบับ ผู้ใช้งานต้องเตรียมเอกสารใบรับเงินมัดจำตั้งต้นให้เรียบร้อยและพร้อมใช้งานในระบบก่อน โดยทำตามขั้นตอน ดังต่อไปนี้
ไปที่แถบเมนูด้านบน เลือกเมนู "รายรับ" > คลิกเลือกหัวข้อ "ใบรับเงินมัดจำ" > คลิกปุ่มสีน้ำเงิน [+ สร้าง]
ระบบจะแสดงหน้าต่าง "สร้างใบรับเงินมัดจำ" ให้คุณกรอกข้อมูลทีละส่วน ดังนี้
ข้อมูลลูกค้า: พิมพ์ค้นหาและเลือกชื่อลูกค้าที่ต้องการ
วันที่ออกเอกสาร: ระบุวันที่ที่รับเงินมัดจำเข้ามาจริง
รายการ (ในตาราง):
ในช่อง "สินค้า/บริการ" สามารถพิมพ์อธิบายรายการเพิ่มเติมได้ เช่น "เงินมัดจำค่าสินค้า"
ในช่อง "บัญชี" ให้เลือกรหัสบัญชี "212104 - เงินรับล่วงหน้า - เงินมัดจำ" (หากคุณผูกรหัสสินค้าไว้ล่วงหน้า ระบบจะดึงรหัสบัญชีนี้ให้อัตโนมัติ)
ในช่อง "จำนวน" ใส่เป็น 1
ในช่อง "ราคา/หน่วย" ระบุยอดเงินมัดจำก่อนภาษี ในที่นี้คือ 10,000 (ระบบจะคำนวณ VAT 7% และแสดงยอดรวมสุทธิเป็น 10,700 บาท)
ในช่อง "ภาษี" ให้เลือกอัตราภาษีตามจริงของกิจการ (ในตัวอย่างนี้ใช้ 7% หรือแยกภาษี)
ช่อง "มูลค่าก่อนภาษี" และช่อง "หัก ณ ที่จ่าย" ระบบจะคำนวณและแสดงผลตามค่าเริ่มต้นให้อัตโนมัติ
การรับชำระเงิน และ อนุมัติเอกสาร
เลื่อนหน้าจอลงมาที่หัวข้อ "รับชำระเงิน" ด้านล่างสุด
ติ๊กเครื่องหมายถูกที่หน้าช่อง "ช่องทางการรับชำระเงิน"
ในช่อง "รับชำระโดย" ให้เลือกช่องทางการรับเงินที่คุณได้รับจริง (เช่น โอนเงินเข้าบัญชีธนาคาร หรือ เงินสด)
ตรวจสอบวันที่ชำระ และจำนวนเงินให้ตรงกับยอดเงินมัดจำ (10,700 บาท)
เมื่อตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกปุ่มสีน้ำเงิน "อนุมัติใบรับเงินมัดจำ" ที่มุมขวาล่างสุด
เมื่อระบบบันทึกสำเร็จ เอกสารใบรับเงินมัดจำฉบับนี้จะมีสถานะเป็น "รอหักมัดจำ" พร้อมใช้งานตัดชำระในขั้นตอนต่อไป
2. วิธีสร้างและตัดยอดเงินมัดจำครั้งที่ 1 (ยอด 3,210 บาท)
ในขั้นตอนนี้ จะเป็นการสร้างเอกสารใบแจ้งหนี้เพื่อเรียกเก็บเงิน และดึงยอดเงินมัดจำบางส่วน (3,210 บาท) ที่ได้รับมาก่อนหน้านี้มาตัดชำระ
เริ่มจาก ไปที่แถบเมนูด้านบน เลือก "รายรับ" > คลิกเลือกหัวข้อ "ใบแจ้งหนี้" > คลิกปุ่มสีน้ำเงิน [+ สร้าง]
ระบบจะแสดงหน้าต่าง "สร้างใบแจ้งหนี้" ให้คุณกรอกข้อมูลทีละส่วน ดังนี้
ข้อมูลลูกค้า: พิมพ์ค้นหาและเลือกชื่อลูกค้าที่ต้องการ (สำคัญมาก: ชื่อลูกค้าต้องเป็นรายเดียวกันกับที่ระบุในใบรับเงินมัดจำ)
วันที่ออกเอกสาร: ระบุวันที่ที่ต้องการออกใบแจ้งหนี้ตามจริง
รายการ (ในตาราง):
ในช่อง "สินค้า/บริการ": พิมพ์ค้นหาหรือระบุชื่อสินค้า/บริการที่ต้องการเรียกเก็บเงิน
ในช่อง "จำนวน" และ "ราคา/หน่วย": กรอกข้อมูลรายการสินค้าหรือบริการ โดยให้มียอดรวมสุทธิเท่ากับ 3,210 บาท (รวม VAT)
ในช่อง "ภาษี": เลือกอัตราภาษีตามจริงของกิจการ (ในตัวอย่างนี้ใช้ 7% หรือแยกภาษี)
เลื่อนลงมาที่หัวข้อ "เงินมัดจำ" เลือกทำรายการ "เลือกเงินมัดจำ"
ระบบจะพาไปที่หน้า "เลือกใบรับเงินมัดจำ" ให้คุณเลือก เลขที่เอกสาร ยอด 10,700 บาท ที่เตรียมไว้
ขั้นตอนสำคัญมาก (ปรับยอดหัก): เมื่อกดตกลง ระบบจะดึงยอดเงินเต็มจำนวน (10,700 บาท รวม VAT) มาตัดให้อัตโนมัติในหน้าใบแจ้งหนี้ ให้ทำการแก้ไขแบ่งยอด ดังนี้
กดที่ ไอคอนรูปดินสอ บริเวณท้ายรายการหักเงินมัดจำ
ในช่อง "เงินมัดจำที่คำนวณภาษี 7%" ให้แก้ไขและระบุตัวเลขเป็น 3,000 บาท
ระบบจะคำนวณยอดภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT 7%) ให้อัตโนมัติเป็น 210 บาท ซึ่งจะทำให้ยอดหักชำระเงินมัดจำรวมสุทธิสำหรับครั้งนี้เท่ากับ 3,210 บาท (รวม VAT) พอดีเป๊ะ
จากนั้นกด "บันทึก"
สังเกตสรุปยอดด้านล่าง ระบบจะแสดงยอด "มูลค่าใบแจ้งหนี้" (3,210 บาท) และ "มูลค่าหักมัดจำรวม" (3,210 บาท) เท่ากันพอดี
เมื่อตรวจสอบเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกปุ่มสีฟ้า "ยืนยัน" ที่มุมล่างขวา
ตรวจสอบผลลัพธ์หลังทำรายการ
ยอดมูลค่าหักมัดจำบนเอกสารใบแจ้งหนี้จะโชว์เท่ากับ 3,210 บาท และยอดเงินชำระเพิ่มจะเป็น 0 บาท
เมื่อตรวจสอบใบรับเงินมัดจำต้นฉบับ ที่ช่อง "ข้อมูลการหักเงินมัดจำ" จะพบว่าระบบบันทึกยอดตัดชำระไปแล้ว 3,210 บาท และเหลือยอดค้างหักที่พร้อมใช้งานในครั้งถัดไปอีก 7,490 บาท (รวม VAT)
3. วิธีสร้างและตัดชำระ "ใบแจ้งหนี้ ฉบับที่ 2" (ยอด 10,700 บาท)
ในขั้นตอนนี้ จะเป็นการออกใบแจ้งหนี้ฉบับที่ 2 มูลค่า 10,700 บาท (รวม VAT) โดยเราจะดึงยอดมัดจำส่วนที่เหลือทั้งหมด (7,490 บาท) มาหักชำระ แล้วบันทึกรับชำระส่วนต่างที่เหลืออีก 3,210 บาท เพื่อปิดยอดมัดจำเดิมให้สมบูรณ์ โดยมีขั้นตอน ดังนี้
การสร้างและเตรียมเอกสาร "ใบแจ้งหนี้" (ฉบับที่ 2)
ไปที่เมนู "รายรับ" > เลือกหัวข้อ "ใบแจ้งหนี้" > คลิกปุ่มสีน้ำเงิน [+ สร้าง]
กรอกข้อมูล ลูกค้าและระบุวันที่ออกเอกสาร ให้ตรงกับ ใบรับเงินมัดจำและใบแจ้งหนี้ฉบับที่ 1 > แล้วกรอก รายละเอียดสินค้า/บริการ ในตาราง
กรณีราคาแบบแยกภาษี: กรอกช่องราคา/หน่วยเป็น 10,000 บาท เลือกภาษี 7% (ระบบจะคำนวณ VAT 700 บาท และแสดง ยอดรวมสุทธิเท่ากับ 10,700 บาท พอดี)
เลื่อนลงมาที่หัวข้อ "เงินมัดจำ" คลิกเลือก "เลือกเงินมัดจำ"
หน้าต่าง Pop-up "เลือกใบรับเงินมัดจำ" จะแสดงขึ้นมา ให้ดำเนินการดังนี้:
ติ๊กถูกที่ช่องด้านหน้าใบรับเงินมัดจำเดิม (เลขที่ DR-20260800002) ระบบจะดึง มูลค่าคงเหลือ 7,490 บาท มาหักให้อัตโนมัติ
ตรวจสอบสรุปยอดด้านล่าง และคลิกปุ่มสีฟ้า "ยืนยัน" ที่มุมล่างขวา
เมื่อกลับมาที่หน้าใบแจ้งหนี้ ให้ตรวจสอบส่วนสรุปยอดด้านล่าง
รายการ เงินมัดจำ จะแสดงยอดหักรวม 7,490 บาท
รายการ จำนวนเงินทั้งสิ้น สีน้ำเงินด้านขวา จะแสดงยอดส่วนต่างที่ต้องชำระเพิ่ม 3,210 บาท
เมื่อตรวจสอบความถูกต้องเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกปุ่ม "อนุมัติใบแจ้งหนี้"
การบันทึกรับชำระเงินส่วนต่าง (เพื่อปิดยอด)
เข้าไปที่หน้า "ข้อมูลการรับชำระ" > คลิกปุ่มสีเขียว [+ รับชำระเงิน] บริเวณด้านบนของเอกสารใบแจ้งหนี้
ระบบจะแสดงหน้าต่าง Pop-up "รับชำระเงิน" ขึ้นมา ให้ดำเนินการ ดังนี้
ติ๊กเครื่องหมายถูก ที่ช่อง "ช่องทางการรับชำระเงิน"
ในช่อง "รับชำระโดย": เลือกช่องทางการรับเงินจริง (เช่น เงินสด, โอนเงินเข้าบัญชีธนาคาร)
ในช่อง "จำนวนเงิน": ระบบจะดึงยอดส่วนต่างให้อัตโนมัติคือ 3,210 บาท
คลิกปุ่มสีเขียว "บันทึกรับชำระเงิน" ที่มุมล่างขวา
ตรวจสอบผลลัพธ์หลังทำรายการ
เอกสารใบแจ้งหนี้ฉบับที่ 2 ถูกชำระเงินครบถ้วน (ตัดมัดจำ 7,490 บาท + รับชำระเพิ่ม 3,210 บาท = 10,700 บาท)
เมื่อกลับไปตรวจสอบเอกสารใบรับเงินมัดจำตั้งต้น ยอดเงินมัดจำถูกนำมาหักตัดชำระครบถ้วนเต็มจำนวนแล้ว สถานะเอกสารจะเปลี่ยนเป็น "หักมัดจำครบแล้ว" โดยอัตโนมัติ
- จบขั้นตอนวิธีการเลือก ใบรับเงินมัดจำหักกับเอกสารหลายฉบับ -