ในระบบสมุดบัญชีรายวัน จะมีสถานะที่ช่วยให้ผู้ใช้งานเข้าใจขั้นตอนการทำงานและการบันทึกบัญชีได้ง่ายขึ้น โดยแต่ละสถานะมีความหมายและผลต่อตัวเลขในงบการเงินดังนี้

– ร่าง ใช้เมื่อบันทึกบัญชีรายวันเบื้องต้น ยังไม่ต้องการให้มีผลต่อระบบบัญชี หรือยังไม่พร้อมส่งให้ผู้อื่นตรวจสอบ
– รอตรวจสอบ ใช้เมื่อผู้จัดทำต้องการให้นักบัญชีอาวุโสตรวจสอบความถูกต้องของรายการก่อนอนุมัติ
– รออนุมัติ ใช้เมื่อผ่านการตรวจสอบแล้ว และรอให้ผู้บริหารหรือผู้อนุมัติทำการอนุมัติ
– อนุมัติแล้ว หมายถึงสมุดบัญชีรายวันได้รับการอนุมัติเรียบร้อยแล้ว ระบบจะบันทึกเข้าระบบบัญชีให้อัตโนมัติ
– ควรพิจารณา ใช้เมื่อระบบตรวจพบความผิดปกติของยอด เช่น ยอดไม่ดุล หรือสมุดบัญชีรายวันไม่มีการลงผังบัญชี เป็นต้น

และแต่ละสถานะมีผลต่อการบันทึกบัญชีและงบการเงินที่แตกต่างกัน ดังนี้

– “ร่าง” และ “รอตรวจสอบ” ระบบยังไม่บันทึกบัญชีให้และไม่มีผลต่อตัวเลขในงบการเงิน
– “รออนุมัติ” และ “อนุมัติแล้ว” ระบบจะบันทึกบัญชีให้และมีผลต่อตัวเลขในงบการเงินทันที
– กรณีสร้างเอกสาร เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน หรือบันทึกค่าใช้จ่าย เป็นต้น ระบบจะสร้างบัญชีรายวันให้อัตโนมัติ จะอยู่ในสถานะ “รออนุมัติ” และมีผลต่องบการเงินทันที

หากกดอนุมัติสมุดรายวันแล้วที่หน้าพิมพ์เอกสารไม่แสดงลายเซ็นผู้อนุมัติ ให้กดปุ่ม Re-data ที่หน้าพิมพ์เอกสารเพื่อให้ข้อมูลเอกสารอัปเดต

หรือสามารถตรวจสอบการตั้งค่าแสดงผลของลายเซ็นหน้าพิมพ์เอกสาร ได้ตามคู่มือ
​คู่มือปิดการแสดงลายเซ็น ใน PEAK คลิกที่นี่