การ นำเข้าซื้อสินค้า เป็นกระบวนการสำคัญในการบันทึกเอกสารจัดซื้อให้ถูกต้องตามระบบบัญชี ทั้งนี้การนำเข้าเอกสารบันทึกซื้อสินค้าสามารถทำได้ 2 วิธี ได้แก่
การนำเข้าเอกสารใบสั่งซื้อแบบสร้างข้อมูลนำเข้าบนโปรแกรม
การนำเข้าเอกสารใบสั่งซื้อโดยใช้ไฟล์ Excel
โดยแต่ละวิธีมีขั้นตอนดังนี้
1. การ นำเข้าซื้อสินค้า แบบสร้างข้อมูลนำเข้าบนโปรแกรม
ไปที่เมนูรายจ่าย > นำเข้าเอกสาร
กดสร้างเอกสารหลายรายการ
เอกสารที่ต้องการสร้างให้เลือก บันทึกซื้อสินค้า > จากนั้นคลิกปุ่ม “สร้างเอกสาร”
ระบุรายละเอียดต่างๆ
ลำดับที่ เป็นลำดับที่ของเอกสารรายการจ่ายที่ไม่รวมรายการย่อย ระบบจะทำการรันลำดับที่ให้อัตโนมัติ
อ้างอิงจาก ระบุเลขที่เอกสารอ้างอิง (ถ้ามี)
วันที่เอกสาร ระบุวันที่ของบันทึกรายการจ่าย และจะเป็นวันที่เดียวกับวันที่ชำระเงิน
ผู้รับเงิน/คู่ค้า ระบุผู้ติตด่อ
เลขที่ใบกำกับฯ ระบุเลขที่ใบกำกับภาษีที่ได้รับมา (ถ้ามี)
วันที่ใบกำกับฯ ระบุวันที่ใบกำกับภาษีที่ได้รับมา (ถ้ามี)
วันที่บันทึกภาษีซื้อ ระบุวันที่ต้องการบันทึกภาษีซื้อ
ประเภทราคา ระบุประเภทราคา ว่าเป็นรวมภาษี, แยกภาษี และไม่มี หากระบุประเภทราคาเป็นไม่มี จะไม่สามารถทำการระบุประเภทภาษีมูลค่าเพิ่มได้
สินค้า/บริการสำหรับขาย ระบุสินค้าหรือบริการที่ต้องการ
ค่าใช้จ่าย/บัญชี ระบุผังบัญชีที่ต้องการลงข้อมูลว่าเป็นผังบัญชีอะไร
คำอธิบาย ระบบจะนำชื่อบัญชี หรือชื่อสินค้ามาแสดงแทนที่คำอธิบายเดิมในช่องคำอธิบาย ทางผู้ใช้งานสามารถพิมพ์ในช่องคำอธิบายเพิ่มเติมได้ และคำอธิบายรายการ ระบบรองรับได้ที่ 1,000 ตัวอักษร
จำนวน ระบุจำนวนหน่วย ระบบรองรับทศนิยมได้สูงสุด 4 ตำแหน่ง
มูลค่าก่อนภาษี มูลค่าก่อนคิดภาษี
ราคา ระบุราคา ระบบรองรับทศนิยมได้สูงสุด 4 ตำแหน่ง
ภาษี ระบุอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มของรายการนั้นๆ
ภาษีมูลค่าเพิ่มและราคาสุทธิ ระบบจะคำนวณให้อัตโนมัติ
หัก ณ ที่จ่าย ระบุอัตราหัก ณ ที่จ่ายของรายการนั้นๆ
ชำระโดย ระบุช่องทางการเงินที่เงินออกจากกิจการ
ชำระเงิน ระบุจำนวนเงินที่ทำการชำระ หากยังไม่มีการชำระเงินให้ระบุตัวเลขเป็นศูนย์ (0) ซึ่งระบบจะทำการตั้งหนี้ไว้ให้
ภาษีหักรวม ระบบจะคำนวณให้อัตโนมัติ
ภ.ง.ด. หากมีการระบุหัก ณ ที่จ่าย ให้ทำการระบุประเภทแบบ ภ.ง.ด. ว่าต้องการให้ระบบลงแบบ ภ.ง.ด. ใด
หมายเหตุ หมายเหตุที่ต้องการระบุในเอกสาร
กลุ่มจัดประเภท กลุ่มจัดประเภทที่ต้องการทำรายงานใน PEAK Board (การนำเข้าเอกสาร ตอนนี้สามารถระบุได้เพียง 1 รายการ/เอกสารเท่านั้น)
สามารถเลื่อนเพื่อกรอกรายละเอียดได้
หมายเหตุ ข้อมูลที่จำเป็นต้องกรอก เช่น
B วันที่เอกสาร
D, E, F ผู้รับเงิน/คู่ค้า
J สินค้า/บริการสำหรับขาย
เมื่อกรอกรายละเอียดข้อมูลของแต่ละเอกสารเรียบร้อยจะมีเครื่องหมายติ๊กถูกด้านหน้าช่องลำดับที่
กรณีต้องการเพิ่มเอกสารบันทึกรายการจ่ายให้คลิกปุ่ม “เพิ่มเอกสาร”
กรณีใน 1 เอกสารซื้อสินค้ามีมากกว่า 1 รายการ สามารถเพิ่มรายการได้ดังนี้
ให้คลิกปุ่ม “เพิ่มรายการย่อย”
เลือกลำดับของเอกสารที่ต้องการเพิ่มรายการย่อย
เลือกจำนวนของรายการย่อยที่ต้องการเพิ่ม
คลิกปุ่ม “เพิ่มรายการย่อย”
ตัวอย่าง เพิ่มรายการย่อยในเอกสารลำดับที่ 1 จำนวน 1 รายการ
ระบบจะเเสดงเพิ่มขึ้นมาอีก 1 บรรทัดเพื่อกรอกรายการย่อย
กรณีกดเพิ่มเอกสารหรือกดเพิ่มรายการย่อยเกินสามารถลบบรรทัดนั้นๆ ได้โดยการกด(X) ตามตัวอย่างด้านล่าง
เมื่อสร้างข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้คลิกปุ่ม “สร้างเอกสารทั้งหมด”
เมื่อกดสร้างเอกสารทั้งหมดแล้ว กระดิ่งทางมุมขวาบนจะแจ้งเตือนการ Import บันทึกรายจ่าย สามารถกดดูข้อมูลการนำเข้าได้ที่กระดิ่ง
เมื่อกดดูข้อมูลเรียบร้อยแล้ว สามารถดูการสร้างเอกสารได้โดยกดที่เลขที่เอกสาร
ตัวอย่างหน้าบันทึกซื้อสินค้า สามารถเลือกหัวข้อที่ต้องการดูได้
2. การนำเข้าเอกสารใบสั่งซื้อโดยใช้ไฟล์ Excel
ไปที่เมนูรายจ่าย > นำเข้าเอกสาร
คลิกปุ่ม “นำเข้าเอกสาร” > เลือก รูปแบบ PEAK
เลือกรายการที่นำเข้าเป็นบันทึกซื้อสินค้า > กด ดาวน์โหลดไฟล์ตัวอย่าง บันทึกซื้อสินค้า (.xlsx)
ตัวอย่างฟอร์ม Excel
แนะนำให้อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ Description ก่อนกรอกข้อมูล
เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้ทำการ Save ลงเครื่อง
นำไฟล์ที่ Save ไว้ ลากลงในระบบ หรือกด ค้นหาเพื่อค้นหาไฟล์ที่ต้องการ > เมื่อได้ไฟล์เรียบร้อยแล้ว คลิกปุ่มนำเข้าไฟล์
- จบขั้นตอนการนำเข้าเอกสารบันทึกซื้อสินค้า -
บทความที่เกี่ยวข้อง