ในการ บันทึกค่าใช้จ่ายค่าบริการทั่วไป อย่างถูกต้อง ระบบบัญชีควรมีการบันทึกทั้ง VAT และ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย เพื่อให้งบการเงินครบถ้วนตรวจสอบได้ในการบันทึกค่าใช้จ่ายที่เป็นค่าบริการทั่วไป จะมีรายการที่เกี่ยวข้องอีก อาทิ ภาษีมูลค่าเพิ่ม, ภาษีหัก ณ ที่จ่าย เป็นต้น โดยการลงรายการมีดังนี้
1. สร้างรายการ บันทึกค่าใช้จ่ายค่าบริการทั่วไป โดยไปที่เมนูรายจ่าย
ไปที่เมนูรายจ่าย > บันทึกค่าใช้จ่าย > สร้าง
2. เลือกผู้ติดต่อที่กิจการต้องการจ่ายเงินให้
ทำการเลือกผู้ติดต่อที่กิจการต้องการจ่ายเงินให้ในช่องชื่อผู้ขาย หากเป็นผู้ติดต่อรายใหม่ ก็สามารถเพิ่มได้โดยเลือก “+ เพิ่มผู้ติดต่อ” และกำหนดวันที่ออกเอกสาร
3. ลงรายการในหัวข้อ บัญชี/ค่าใช้จ่ายเพื่อ บันทึกค่าใช้จ่ายค่าบริการทั่วไป
ให้ใส่ผังบัญชีที่เกี่ยวกับค่าบริการหรือค่าจ้าง หากมีหัก ณ ที่จ่ายให้เพิ่มรายการหัก ณ ที่จ่ายตามที่ต้องการ
หากมีใบกำกับภาษี สามารถเพิ่มใบกำกับภาษีได้ที่ช่อง เลขที่ใบกำกับภาษี
กรอกเลขที่ใบกำกับภาษี จากนั้นคลิกรูปดินสอเพื่อทำการแก้ไขรายละเอียดใบกำกับภาษีเพื่อใช้ในรายงานภาษีซื้อ
ใส่วันที่ใบกำกับภาษี วันที่บันทึกภาษีซื้อ และงวดภาษี > คลิกปุ่ม “บันทึก”
*หากต้องการแก้ไขเลขที่ใบกำกับภาษี สามารถแก้ไขได้เลย
4. การชำระเงิน
จ่ายสด ให้เลือกช่องทางการชำระเงิน “ชำระโดย”
จ่ายเชื่อ ให้กด “ยังไม่ชำระเงิน (ตั้งหนี้ไว้ก่อน)”
จากนั้นอนุมัติการบันทึกค่าใช้จ่าย
5. การพิมพ์ใบหัก ณ ที่จ่าย
หากมีการจ่ายเงินแล้ว สามารถไปที่หน้าข้อมูลการชำระ > คลิก “พิมพ์ใบหัก ณ ที่จ่าย”
สามารถเลือก “คัดลอกลิงก์” หรือ “พิมพ์” เพื่อส่งหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายให้คู่ค้า
เพิ่มเติม หากต้องการดูรายการบันทึกบัญชี ให้ไปที่หน้าข้อมูลเอกสาร และกดที่เลขที่ บันทึกบัญชี
ระบบจะแสดงรายการบันทึกบัญชีให้ดังรูป
หรือหากมีเอกสารหลายรายการ ให้ใช้ การนำเข้าบันทึกรายการจ่าย
-จบขั้นตอนการบันทึกค่าใช้จ่ายค่าบริการทั่วไป-
คำถามที่พบบ่อย (คลิกปุ่ม ▶ เพื่อดูคำตอบ)
ถ้าค่าใช้จ่ายที่จ่ายไปไม่มี VAT จะบันทึกอย่างไร
ถ้าค่าใช้จ่ายที่จ่ายไปไม่มี VAT จะบันทึกอย่างไร
เมื่อสร้างบันทึกค่าใช้จ่าย ในส่วนข้อมูลรายการจะมีช่อง อัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ให้เลือกเป็น ไม่มี เพื่อบันทึกค่าใช้จ่ายที่ไม่มี VAT
กรณีที่อยู่ของผู้ถูกหัก ณ ที่จ่ายไม่ตรงกับผู้รับเงิน
กรณีที่อยู่ของผู้ถูกหัก ณ ที่จ่ายไม่ตรงกับผู้รับเงิน
เนื่องจากใบหัก ณ ที่จ่ายระบบจะสร้างอัตโนมัติจากการจ่ายชำระ จึงดึงชื่อผู้ติดต่อมาจากการหน้าเอกสาร หากต้องการแก้ไขให้บนใบหัก ณ ที่จ่ายเป็นคนละชื่อกัน แนะนำเป็นการแก้ไขบน PEAK Tax เพิ่มเติม
สามารถดูจากคู่มือนี้ได้เลย 👉 คู่มือการแก้ไขใบหัก ณ ที่จ่าย
เอกสารค่าใช้จ่ายที่มีการบันทึกเรียบร้อยแล้ว หลังกดจ่ายชำระเงิน ทำไมระบบถึงขึ้นแสดงสมุดรายวัน UV และ สมุดรายวัน PV ทั้ง 2 เล่ม
เอกสารค่าใช้จ่ายที่มีการบันทึกเรียบร้อยแล้ว หลังกดจ่ายชำระเงิน ทำไมระบบถึงขึ้นแสดงสมุดรายวัน UV และ สมุดรายวัน PV ทั้ง 2 เล่ม
เนื่องจากเอกสารค่าใช้จ่ายของทางระบบสามารถเลือกชำระผ่านช่องทางการเงินที่ต้องการ หรือ เลือกบันทึกตั้งหนี้ไว้ เพื่อจ่ายชำระเงินเงินทีหลัง ดังนั้นเมื่อกดจ่ายชำระเงินระบบจะแสดงผลดังนี้
การกดจ่ายชำระเงินทันทีเมื่อสร้างเอกสาร
ทางระบบจะลงบันทึกบัญชีที่สมุดรายวัน PV เล่มเดียวเท่านั้น และไม่มีการบันทึกผัง เจ้าหนี้การค้า
การกดตั้งหนี้ไว้ก่อน และมาชำระทีหลัง วันที่ออกเอกสารและวันที่จ่ายชำระเงินเป็นคนละวัน
ทางระบบจะลงบันทึกบัญชีที่สมุดรายวัน UV ก่อน โดยการรับรู้ค่าใช้จ่าย และรับรู้หนี้ผ่านผังบัญชี เจ้าหนี้การค้า
เมื่อกดจ่ายชำระเงิน ระบบจะลงบันทึกสมุดรายวัน PV โดยการรับรู้จำนวนเงินที่จ่ายออกไป และตัดเจ้าหนี้การค้า
ระบบมีการป้องกันการบันทึกเอกสารค่าใช้จ่ายซ้ำอย่างไรได้บ้าง
ระบบมีการป้องกันการบันทึกเอกสารค่าใช้จ่ายซ้ำอย่างไรได้บ้าง
สำหรับการป้องกันเอกสารค่าใช้จ่ายที่มีใบกำกับภาษีซื้อบันทึกซ้ำกัน
สำหรับกิจการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) นั้น ระบบป้องกันการบันทึกค่าใช้จ่ายที่ได้รับใบกำกับภาษีซ้ำได้ เช่น มีการบันทึกใบกำกับภาษีใบที่ 1 ระบบเรียบร้อยแล้ว เมื่อกดสร้างเอกสารและบันทึกอีกครั้งด้วยชื่อผู้ติดต่อคนเดิม และเลขที่ใบกำกับภาษีทางระบจะแจ้งเตือนทันทีว่า เลขที่ใบกำกับภาษีซ้ำ
สำหรับกิจการที่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ระบบจะป้องกันในลักษณะเดียวกัน เนื่องจากกิจการที่ไม่จดทะเบียนนั้นจะต้องมีค่าใช้จ่ายที่มีใบกำกับภาษีอยู่บ้าง แต่ใช้เคลมภาษีซื้อไม่ได้เท่านั้น ดังนั้นจึงแนะนำให้กรอกใบกำกับภาษีถึงแม้จะไม่สามารถเคลมได้ก็ตาม เพื่อให้ระบบป้องกันการบันทึกซ้ำ
บทความที่เกี่ยวข้อง