สำหรับธุรกิจที่มีรายชื่อลูกค้าหรือคู่ค้าจำนวนมาก การบันทึกข้อมูลทีละรายอาจใช้เวลานานและเสี่ยงต่อความผิดพลาด ระบบ PEAK จึงมีฟังก์ชัน การนำเข้าผู้ติดต่อ ที่ช่วยให้คุณเพิ่มข้อมูลผู้ติดต่อจำนวนมากได้ในคราวเดียว โดยปัจจุบันระบบรองรับทั้งการดึงข้อมูลองค์กรยอดนิยมเข้าสู่ระบบได้ทันที และการนำเข้าผ่านไฟล์ Excel เพื่อให้ข้อมูลผู้ติดต่อทั้งหมดพร้อมใช้งานในระบบบัญชีของคุณอย่างรวดเร็ว
1. เริ่ม การนำเข้าผู้ติดต่อ
โดยเลือกวิธีนำเข้าข้อมูลที่ต้องการ ซึ่งระบบ PEAK รองรับการนำเข้า 2 รูปแบบ ดังนี้
รูปแบบที่ 1: การนำเข้าข้อมูลผู้ติดต่อยอดนิยม โดยไม่ต้องใช้ไฟล์ Excel
หากผู้ติดต่อที่คุณต้องการเพิ่มเป็น สถาบันการเงิน, หน่วยงานรัฐบาล, รัฐวิสาหกิจ หรือองค์กรยอดนิยม (เช่น ธนาคารต่าง ๆ, การไฟฟ้า, ไปรษณีย์ไทย) ระบบ PEAK มีฐานข้อมูลเตรียมไว้ให้คุณคลิกเลือกและดึงรายชื่อเข้าสู่ระบบได้ทีละหลายรายการพร้อมกัน โดยข้อมูลจะมาพร้อมชื่อ, เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลัก และโลโก้ (ถ้ามี)
วิธีการใช้งาน
ในหน้าผู้ติดต่อหลัก ให้คลิกปุ่ม "เพิ่มผู้ติดต่อยอดนิยม" (ปุ่มสีฟ้าด้านบน ถัดจากปุ่มนำเข้าผู้ติดต่อ) เพื่อเลือกรายชื่อเข้าสู่ระบบได้ทีละหลายรายการพร้อมกัน
หลังจากคลิกปุ่มแล้ว > ระบบจะแสดงหน้าต่าง รายชื่อผู้ติดต่อยอดนิยม ซึ่งมีการแบ่งตามหมวดหมู่ และแสดงข้อมูลชื่อ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลัก รวมถึงโลโก้ของกิจการไว้อย่างครบถ้วน
สามารถพิมพ์ชื่อหน่วยงานที่ต้องการในช่อง "ค้นหากิจการ" เพื่อความรวดเร็ว
ทำการ ติ๊กถูก หน้าชื่อผู้ติดต่อที่ต้องการ โดยสามารถ เลือกเพิ่มเข้าสู่ระบบได้ทีละหลายๆ รายการพร้อมกัน จากนั้นให้คลิกปุ่ม "เพิ่มผู้ติดต่อ" ที่มุมขวาล่าง
ระบบจะแสดงหน้าต่างแจ้งสถานะ "กำลังนำเข้าข้อมูลผู้ติดต่อใหม่..." ให้รอจนระบบประมวลผลแถบสีน้ำเงินเสร็จสิ้น รายชื่อทั้งหมดจะถูกบันทึกเข้าสู่ระบบ PEAK ของคุณทันที
(ตัวอย่าง เมื่อทำการเพิ่ม รายชื่อผู้ติดต่อยอดนิยม เรียบร้อยแล้ว ในหน้าสร้างเอกสาร)
เงื่อนไขและข้อควรทราบ ในการนำเข้าข้อมูลผู้ติดต่อยอดนิยม
สิทธิ์การใช้งาน: เมนูนี้จะแสดงให้เห็นเฉพาะผู้ใช้งานที่มีสิทธิ์ในการเพิ่มผู้ติดต่อเท่านั้น หากไม่มีสิทธิ์จะไม่พบเมนูนี้
การแสดงผลถาวร: ปุ่มนี้สามารถ กดเลือก "ไม่แสดงในหน้าเอกสารอีก" ได้ แต่จะถูกคงไว้ในหน้าผู้ติดต่อหลักตลอดเวลา ไม่สามารถกดซ่อนหรือปิดได้ แม้จะเคยเลือกเพิ่มรายชื่อไปหมดแล้วก็ตาม เนื่องจากระบบอาจมีการอัปเดตฐานข้อมูลเพิ่มเติมในอนาคต
(ตัวอย่าง ปุ่มตัวเลือก "เพิ่มผู้ติดต่อยอดนิยม" บนหน้าเมนูผู้ติดต่อ)
รูปแบบที่ 2: การนำเข้าผู้ติดต่อ โดยการดาวน์โหลดแบบฟอร์ม/กรอกข้อมูลเอง บนหน้าเมนูผู้ติดต่อ
หากเป็นรายชื่อลูกค้าหรือคู่ค้าทั่วไปของธุรกิจคุณที่มีจำนวนมาก ให้ทำตามขั้นตอนปกติ
โดยไปที่ เมนู ผู้ติดต่อ > คลิกปุ่ม “นำเข้าผู้ติดต่อ
ระบบจะแสดง Pop-up หน้าระบุข้อมูลเพื่อนำเข้าข้อมูลผู้ติดต่อ ให้กด ดาวน์โหลดแบบฟอร์มเพื่อสร้าง (.xlsx)
2. นำเข้าเพื่อแก้ไขข้อมูลผู้ติดต่อ ขั้นตอนแก้ไขข้อมูลในแบบฟอร์ม
เปิดไฟล์ Excel ที่ดาวน์โหลดมา และแก้ไขข้อมูลรายละเอียดผู้ติดต่อในแต่ละคอลัมน์ตามที่ต้องการ โดยอ้างอิงจากข้อมูลเดิมที่มีอยู่
ตัวอย่างการแก้ไขข้อมูลในแบบฟอร์ม Import Contact โดยอัปเดตข้อมูลที่ต้องการในแถวของผู้ติดต่อนั้น ๆ
3. นำเข้าเพื่อแก้ไขข้อมูลผู้ติดต่อ ขั้นตอนนำเข้าไฟล์ที่แก้ไขแล้ว
เมื่อแก้ไขข้อมูลในไฟล์และบันทึกเรียบร้อยแล้ว ให้กลับมาที่โปรแกรมเพื่อนำเข้าข้อมูลที่อัปเดตแล้ว
3.1. อัปโหลดไฟล์ที่แก้ไขแล้ว
กด ‘ค้นหา “แบบฟอร์มนำเข้าข้อมูลผู้ติดต่อ”‘ และเลือกไฟล์ Excel ที่คุณได้แก้ไขและบันทึกไว้ จากนั้นกด ‘ยืนยัน’
3.2. ตรวจสอบและยืนยันการนำเข้า
ระบบจะแสดงข้อมูลให้ตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง เมื่อแน่ใจแล้วให้กด ‘นำเข้าข้อมูลผู้ติดต่อ’ หากสำเร็จ จะมี Pop-up แจ้งเตือนที่มุมล่างซ้ายว่า “นำเข้าข้อมูลสำเร็จ”
– จบขั้นตอน การนำเข้าผู้ติดต่อ –
คำถามที่พบบ่อย (คลิกปุ่ม ▶ เพื่อดูคำตอบ)
“ประเภทไฟล์ไม่ถูกต้อง” (Incorrect file type) ระหว่างการนำเข้าข้อมูลผู้ติดต่อคืออะไร และควรแก้ไขอย่างไร
“ประเภทไฟล์ไม่ถูกต้อง” (Incorrect file type) ระหว่างการนำเข้าข้อมูลผู้ติดต่อคืออะไร และควรแก้ไขอย่างไร
ข้อผิดพลาด “ประเภทไฟล์ไม่ถูกต้อง” อาจเกิดจากไฟล์ที่ใช้ในการนำเข้าผู้ติดต่อไม่เป็นไปตามรูปแบบที่ระบบกำหนด เช่น ประเภทไฟล์ไม่ถูกต้องหรือโครงสร้างไฟล์ไม่ครบถ้วน ผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบและแก้ไขได้ตามขั้นตอนในคู่มือดังลิงก์ด้านล่าง
เพิ่มผู้ติดต่อไม่ได้ ต้องแก้ไขอย่างไร
เพิ่มผู้ติดต่อไม่ได้ ต้องแก้ไขอย่างไร
กรณีไม่สามารถเพิ่มรายชื่อผู้ติดต่อได้ สามารถตรวจสอบและแก้ไขตามขั้นตอนดังนี้
วิธีการเพิ่มผู้ติดต่อ / ลูกค้า
ไปที่เมนู ผู้ติดต่อ
คลิก เพิ่มผู้ติดต่อใหม่
หากเป็นผู้ติดต่อรายใหม่ ให้เลือก + เพิ่มผู้ติดต่อ เพื่อกรอกข้อมูล
กดเพิ่มผู้ติดต่อไม่ได้ ระบบขึ้นข้อความแจ้งเตือน "เลขประจำตัวเคยบันทึกไว้แล้ว"
กดเพิ่มผู้ติดต่อไม่ได้ ระบบขึ้นข้อความแจ้งเตือน "เลขประจำตัวเคยบันทึกไว้แล้ว"
ระบบแจ้งว่าเลขประจำตัวเคยบันทึกไว้แล้ว หากระบบไม่อนุญาตให้เพิ่มผู้ติดต่อ เนื่องจากข้อมูลซ้ำ หากต้องการสร้างผู้ติดต่อด้วยเลขผู้เสียภาษีซ้ำจริง ๆ สามารถตั้งค่าให้สร้างข้อมูลซ้ำได้ โดยดำเนินการดังนี้
1. ไปที่เมนู ตั้งค่า
2. เลือก ตั้งค่านโยบายบัญชี
3. เลือก หัวข้อ การสร้างชื่อซ้ำ
4. คลิก แก้ไข
5. เลือก อนุญาตให้สร้างผู้ติดต่อซ้ำได้
6. กด บันทึก
ดูตามคู่มือนี้ ตั้งค่าการสร้างข้อมูลซ้ำ (ผู้ติดต่อ,สินค้า) ใน PEAK
เมื่อดาวน์โหลด Template ของผู้ติดต่อ แล้วระบบมีข้อมูลตัวอย่างมาให้ สามารถลบข้อมูลส่วนนี้ได้ไหม
เมื่อดาวน์โหลด Template ของผู้ติดต่อ แล้วระบบมีข้อมูลตัวอย่างมาให้ สามารถลบข้อมูลส่วนนี้ได้ไหม
สามารถดำเนินการลบจากภายในไฟล์ได้เลย เพื่อที่จะกรอกข้อมูลผู้ติดต่อของกิจการได้ถูกต้อง
บทความที่เกี่ยวข้อง