เมื่อต้องการอัปเดตข้อมูลผู้ติดต่อจำนวนมากในระบบ การแก้ไขทีละรายการอาจใช้เวลานานและเสี่ยงต่อความผิดพลาด ฟังก์ชัน นำเข้าเพื่อแก้ไขข้อมูลผู้ติดต่อ ผ่านไฟล์ Excel จึงเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้คุณทำงานได้รวดเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้น บทความนี้จะแนะนำทุกขั้นตอนอย่างละเอียด ตั้งแต่การดาวน์โหลดแบบฟอร์มที่มีข้อมูลเดิม ไปจนถึงการอัปโหลดไฟล์ที่แก้ไขแล้วกลับเข้าระบบ
1. นำเข้าเพื่อแก้ไขข้อมูลผู้ติดต่อ ขั้นตอนดาวน์โหลดฟอร์มเพื่อแก้ไข
ขั้นตอนแรกคือการดาวน์โหลดไฟล์ Excel ซึ่งจะมีข้อมูลผู้ติดต่อปัจจุบันของคุณทั้งหมด เพื่อนำมาแก้ไข
1.1. ไปที่เมนูนำเข้าผู้ติดต่อ
ไปที่เมนู ‘ผู้ติดต่อ’ จากนั้นกด ‘เพิ่มผู้ติดต่อใหม่’ และเลือก ‘นำเข้าผู้ติดต่อ’
1.2. เลือกรูปแบบ ‘แก้ไข’ และดาวน์โหลดฟอร์ม
ในหน้าต่างนำเข้า ให้เลือกรูปแบบเป็น “แก้ไขข้อมูลผู้ติดต่อ” แล้วจึงกด “ดาวน์โหลดแบบฟอร์มเพื่อแก้ไข”
2. นำเข้าเพื่อแก้ไขข้อมูลผู้ติดต่อ ขั้นตอนแก้ไขข้อมูลในแบบฟอร์ม
เปิดไฟล์ Excel ที่ดาวน์โหลดมา และแก้ไขข้อมูลรายละเอียดผู้ติดต่อในแต่ละคอลัมน์ตามที่ต้องการ โดยอ้างอิงจากข้อมูลเดิมที่มีอยู่
ตัวอย่างการแก้ไขข้อมูลในแบบฟอร์ม Import Contact โดยอัปเดตข้อมูลที่ต้องการในแถวของผู้ติดต่อนั้น ๆ
3. นำเข้าเพื่อแก้ไขข้อมูลผู้ติดต่อ ขั้นตอนนำเข้าไฟล์ที่แก้ไขแล้ว
เมื่อแก้ไขข้อมูลในไฟล์และบันทึกเรียบร้อยแล้ว ให้กลับมาที่โปรแกรมเพื่อนำเข้าข้อมูลที่อัปเดตแล้ว
3.1. อัปโหลดไฟล์ที่แก้ไขแล้ว
กด ‘ค้นหา “แบบฟอร์มนำเข้าข้อมูลผู้ติดต่อ”‘ และเลือกไฟล์ Excel ที่คุณได้แก้ไขและบันทึกไว้ จากนั้นกด ‘ยืนยัน’
3.2. ตรวจสอบและยืนยันการนำเข้า
ระบบจะแสดงข้อมูลให้ตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง เมื่อแน่ใจแล้วให้กด ‘นำเข้าข้อมูลผู้ติดต่อ’ หากสำเร็จ จะมี Pop-up แจ้งเตือนที่มุมล่างซ้ายว่า “นำเข้าข้อมูลสำเร็จ”
– จบขั้นตอนการนำเข้าผู้ติดต่อ –
คำถามที่พบบ่อย (คลิกปุ่ม ▶ เพื่อดูคำตอบ)
“ประเภทไฟล์ไม่ถูกต้อง” (Incorrect file type) ระหว่างการนำเข้าข้อมูลผู้ติดต่อคืออะไร และควรแก้ไขอย่างไร
“ประเภทไฟล์ไม่ถูกต้อง” (Incorrect file type) ระหว่างการนำเข้าข้อมูลผู้ติดต่อคืออะไร และควรแก้ไขอย่างไร
ข้อผิดพลาด “ประเภทไฟล์ไม่ถูกต้อง” อาจเกิดจากไฟล์ที่ใช้ในการนำเข้าผู้ติดต่อไม่เป็นไปตามรูปแบบที่ระบบกำหนด เช่น ประเภทไฟล์ไม่ถูกต้องหรือโครงสร้างไฟล์ไม่ครบถ้วน ผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบและแก้ไขได้ตามขั้นตอนในคู่มือดังลิงก์ด้านล่าง
เพิ่มผู้ติดต่อไม่ได้ ต้องแก้ไขอย่างไร
เพิ่มผู้ติดต่อไม่ได้ ต้องแก้ไขอย่างไร
กรณีไม่สามารถเพิ่มรายชื่อผู้ติดต่อได้ สามารถตรวจสอบและแก้ไขตามขั้นตอนดังนี้
วิธีการเพิ่มผู้ติดต่อ / ลูกค้า
ไปที่เมนู ผู้ติดต่อ
คลิก เพิ่มผู้ติดต่อใหม่
หากเป็นผู้ติดต่อรายใหม่ ให้เลือก + เพิ่มผู้ติดต่อ เพื่อกรอกข้อมูล
กดเพิ่มผู้ติดต่อไม่ได้ ระบบขึ้นข้อความแจ้งเตือน "เลขประจำตัวเคยบันทึกไว้แล้ว"
กดเพิ่มผู้ติดต่อไม่ได้ ระบบขึ้นข้อความแจ้งเตือน "เลขประจำตัวเคยบันทึกไว้แล้ว"
ระบบแจ้งว่าเลขประจำตัวเคยบันทึกไว้แล้ว หากระบบไม่อนุญาตให้เพิ่มผู้ติดต่อ เนื่องจากข้อมูลซ้ำ หากต้องการสร้างผู้ติดต่อด้วยเลขผู้เสียภาษีซ้ำจริง ๆ สามารถตั้งค่าให้สร้างข้อมูลซ้ำได้ โดยดำเนินการดังนี้
1. ไปที่เมนู ตั้งค่า
2. เลือก ตั้งค่านโยบายบัญชี
3. เลือก หัวข้อ การสร้างชื่อซ้ำ
4. คลิก แก้ไข
5. เลือก อนุญาตให้สร้างผู้ติดต่อซ้ำได้
6. กด บันทึก
ดูตามคู่มือนี้ ตั้งค่าการสร้างข้อมูลซ้ำ (ผู้ติดต่อ,สินค้า) ใน PEAK
เมื่อดาวน์โหลด Template ของผู้ติดต่อ แล้วระบบมีข้อมูลตัวอย่างมาให้ สามารถลบข้อมูลส่วนนี้ได้ไหม
เมื่อดาวน์โหลด Template ของผู้ติดต่อ แล้วระบบมีข้อมูลตัวอย่างมาให้ สามารถลบข้อมูลส่วนนี้ได้ไหม
สามารถดำเนินการลบจากภายในไฟล์ได้เลย เพื่อที่จะกรอกข้อมูลผู้ติดต่อของกิจการได้ถูกต้อง
บทความที่เกี่ยวข้อง