ใบเสนอราคา คือ เอกสารที่ผู้ขายออกให้กับลูกค้า เพื่อให้พิจารณาราคาและเงื่อนไขต่างๆ ก่อนจะตัดสินใจซื้อ โดยในทางบัญชีแล้วยังไม่มีการบันทึกบัญชีเกิดขึ้น (เดบิต/เครดิต) หรือเรียกง่ายๆว่า มูลค่าที่อยู่บนใบเสนอราคายังไม่ส่งผลให้ตัวเลขบนงบการเงินเปลี่ยนแปลงไปนั่นเอง
โดยการสร้างใบเสนอราคาสามารถสร้างครั้งละฉบับ หรือสร้างพร้อมกันครั้งละหลายๆ ฉบับก็ได้
วิธีการสร้างพร้อมกันครั้งละหลายๆ ฉบับสามารถทำได้ 2 วิธี ดังนี้
วิธีที่ 1: กรอกข้อมูลด้วยตนเองที่หน้าโปรแกรม PEAK
วิธีที่ 2: นำเข้าข้อมูลจากไฟล์ Excel
วิธีที่ 1: กรอกข้อมูลด้วยตนเองที่หน้าโปรแกรม PEAK
ขั้นตอนที่ 1: เมนูรายรับ > นำเข้าเอกสาร
ขั้นตอนที่ 2: กดปุ่ม "+สร้างเอกสารหลายรายการ"
ขั้นตอนที่ 3: เลือก "ใบเสนอราคา" และกดปุ่ม "สร้างข้อมูลนำเข้า"
ขั้นตอนที่ 4: ระบุรายละเอียดต่างๆ
ลำดับที่ : ลำดับที่ของใบเสนอราคาที่เรากำลังจะสร้างว่ามีทั้งหมดกี่ฉบับ
อ้างอิงจาก : เลขที่เอกสารที่ต้องการจะอ้างอิง (ถ้ามี)
วันที่เอกสาร : ระบบจะแสดงเป็นวันที่ปัจจุบันให้อัตโนมัติ แต่ก็สามารถแก้ไขได้
ลูกค้า : เลือกลูกค้าจากรายชื่อที่เคยสร้างไว้ที่เมนูผู้ติดต่อ และค้นหาโดยการพิมพ์รหัสหรือชื่อของผู้ติดต่อ
ประเภทราคา : คือ สิ่งที่บอกว่าคอลัมน์ "ราคา/หน่วย" ที่ระบุนั้นมีภาษีหรือไม่ ถ้ามีภาษีจะเป็นมูลค่าที่รวมภาษีแล้วหรือไม่ เพื่อให้ระบบช่วยคำนวณมูลค่าสุทธิให้ถูกต้อง
เช่น ถ้าคอลัมน์ ราคา/หน่วย = 100 บาท
– ราคาแยกภาษี คือ ลูกค้าจ่ายเงิน 107 บาท โดยผู้ขายมีรายได้ 100 บาท และมีภาษีขาย 7 บาท
– ราคารวมภาษี คือ ลูกค้าจ่ายเงิน 100 บาท โดยผู้ขายมีรายได้ 93.46 บาท และมีภาษีขาย 6.54 บาท
สินค้า/บริการ : ระบุสินค้าหรือบริการที่ต้องการออกใบเสนอราคา
คำอธิบาย : ระบบจะดึงมาจากชื่อสินค้าหรือบริการที่เคยสร้างไว้ที่เมนูสินค้า แต่สามารถแก้ไขในหน้านี้ได้ โดยระบบรองรับได้สูงสุด 1,000 ตัวอักษร
จำนวน : ระบุจำนวนสินค้าหรือบริการที่ต้องการออกใบเสนอราคา ระบบรองรับทศนิยมได้สูงสุด 4 ตำแหน่ง
ราคา/หน่วย : ระบุราคาต่อหน่วย ระบบรองรับทศนิยมได้สูงสุด 4 ตำแหน่ง
ส่วนลด/หน่วย : ระบุส่วนลดต่อหน่วย ระบบรองรับทศนิยมได้สูงสุด 4 ตำแหน่ง
มูลค่าก่อนภาษี : มูลค่าก่อนบวก VAT 7% ช่องนี้ระบบจะคำนวนให้เอง
ภาษี : ระบุอัตราภาษี
ภาษีมูลค่าเพิ่ม : ระบบคำนวณให้อัตโนมัติ ไม่สามารถแก้ไขที่หน้านี้ได้
หัก ณ ที่จ่าย : ระบุอัตราภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย หรือกำหนดมูลค่าเอง
หมายเหตุ : หมายเหตุที่ต้องการระบุในเอกสาร
กลุ่มจัดประเภท : กลุ่มจัดประเภทที่ต้องการทำรายงานใน PEAK Board (การนำเข้าเอกสาร ตอนนี้สามารถระบุได้เพียง 1 รายการ/เอกสารเท่านั้น)
สามารถกดเลื่อนเพื่อกรอกข้อมูลคอลัมน์ถัดไปได้
** หมายเหตุ ข้อมูลที่จำเป็นต้องระบุมีดังนี้หากไม่ระบุระบบจะไม่ยอมให้สร้างเอกสาร
วันที่เอกสาร
ลูกค้า
สินค้า/บริการ
คำอธิบาย
เมื่อกรอกข้อมูลแต่ละเอกสารเรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงเครื่องหมายถูกสีเขียวหน้าคอลัมน์ลำดับที่
กรณีต้องการออกใบเสนอราคาเพิ่มอีกฉบับให้กดปุ่ม +เพิ่มเอกสาร
กรณีต้องการเพิ่มรายการที่ 2 ของใบเสนอราคาฉบับเดียวกันให้กดปุ่ม +เพิ่มรายการย่อย
เมื่อกด +เพิ่มรายการย่อย จะมี Pop-up ขึ้นมาให้เลือก
ระบุลำดับเอกสารฉบับที่ต้องการเพิ่มรายการย่อย
จำนวนรายการย่อยที่ต้องการจะเพิ่ม
กดปุ่ม "เพิ่มรายการย่อย"
ตัวอย่างการเพิ่มรายการย่อย 1 รายการของใบเสนอราคาฉบับที่ 1
เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว กด "สร้างเอกสารทั้งหมด"
เมื่อถูกสร้างสำเร็จ >>> ระบบจะแจ้งเตือนที่กระดิ่ง
สามารถดูรายการละเอียดของเอกสารใบเสนอราคาที่สร้าง โดยกดที่เลขที่ข้อมูลนำเข้า
- จบขั้นตอนการสร้างใบเสนอราคาครั้งละหลายฉบับ ด้วยการกรอกข้อมูลเองที่โปรแกรม -
วิธีที่ 2: นำเข้าข้อมูลจากไฟล์ Excel
ขั้นตอนที่ 1: เมนูรายรับ > นำเข้าเอกสาร
ขั้นตอนที่ 2: กด Drop down ที่ปุ่ม "นำเข้าเอกสาร" เลือกรูปแบบ PEAK
ขั้นตอนที่ 3:
3.1 เลือกรายการเอกสารเป็น "ใบเสนอราคา"
3.2 กด ดาวน์โหลดฟอร์ม (.xlsx) สำหรับกรอกข้อมูลที่ต้องการนำเข้าระบบ โดยแต่ละประเภทเอกสารมีแบบฟอร์มแตกต่างกัน
3.3 กดเปิดไฟล์ Excel เพื่อกรอกข้อมูลนำเข้าใบเสนอราคา
ตัวอย่างฟอร์ม Excel การนำเข้าใบเสนอราคา
สามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่แถบ Description ก่อนกรอกข้อมูลที่แถบ Import_Quotation
ขั้นตอนที่ 4: เมื่อกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel เรียบร้อยแล้วให้ Save ลงเครื่องคอมพิวเตอร์ไว้
และนำไฟล์ที่ Save ไว้ ลากไปวางในกรอบเส้นประ หรือกดปุ่ม ค้นหา แล้วเลือกไฟล์ที่ Save ไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์
ขั้นตอนที่ 5: กดปุ่ม "นำเข้าไฟล์"
โดยระบบจะแสดงหน้า Preview ให้ก่อนจะสร้างเอกสารจริง ดังนั้นสามารถตรวจสอบได้อีกครั้ง และกรณีที่ต้องการลบบรรทัดใด ให้กดเครื่องหมายกากบาท (X) ที่ด้านหลังสุดของบรรทัดนั้นๆ
- จบขั้นตอนการสร้างใบเสนอราคาครั้งละหลายฉบับ ด้วยการนำเข้าข้อมูลจากไฟล์ Excel -
ดูคู่มืออื่นที่เกี่ยวข้อง