Skip to main content
All Collectionsคู่มือการนำเข้าเอกสารบน PEAK Account
การนำเข้าใบเสนอราคา (QO005)
การนำเข้าใบเสนอราคา (QO005)

Import Quotations (QO005)

Support avatar
Written by Support
Updated over 9 months ago

ใบเสนอราคา คือ เอกสารที่ผู้ขายออกให้กับลูกค้า เพื่อให้พิจารณาราคาและเงื่อนไขต่างๆ ก่อนจะตัดสินใจซื้อ โดยในทางบัญชีแล้วยังไม่มีการบันทึกบัญชีเกิดขึ้น (เดบิต/เครดิต) หรือเรียกง่ายๆว่า มูลค่าที่อยู่บนใบเสนอราคายังไม่ส่งผลให้ตัวเลขบนงบการเงินเปลี่ยนแปลงไปนั่นเอง

โดยการสร้างใบเสนอราคาสามารถสร้างครั้งละฉบับ หรือสร้างพร้อมกันครั้งละหลายๆ ฉบับก็ได้

วิธีการสร้างพร้อมกันครั้งละหลายๆ ฉบับสามารถทำได้ 2 วิธี ดังนี้

วิธีที่ 1: กรอกข้อมูลด้วยตนเองที่หน้าโปรแกรม PEAK
วิธีที่ 2: นำเข้าข้อมูลจากไฟล์ Excel

วิธีที่ 1: กรอกข้อมูลด้วยตนเองที่หน้าโปรแกรม PEAK

ขั้นตอนที่ 1: เมนูรายรับ > นำเข้าเอกสาร

ขั้นตอนที่ 2: กดปุ่ม "+สร้างเอกสารหลายรายการ"

ขั้นตอนที่ 3: เลือก "ใบเสนอราคา" และกดปุ่ม "สร้างข้อมูลนำเข้า"

ขั้นตอนที่ 4: ระบุรายละเอียดต่างๆ

  • ลำดับที่ : ลำดับที่ของใบเสนอราคาที่เรากำลังจะสร้างว่ามีทั้งหมดกี่ฉบับ

  • อ้างอิงจาก : เลขที่เอกสารที่ต้องการจะอ้างอิง (ถ้ามี)

  • วันที่เอกสาร : ระบบจะแสดงเป็นวันที่ปัจจุบันให้อัตโนมัติ แต่ก็สามารถแก้ไขได้

  • ลูกค้า : เลือกลูกค้าจากรายชื่อที่เคยสร้างไว้ที่เมนูผู้ติดต่อ และค้นหาโดยการพิมพ์รหัสหรือชื่อของผู้ติดต่อ

  • ประเภทราคา : คือ สิ่งที่บอกว่าคอลัมน์ "ราคา/หน่วย" ที่ระบุนั้นมีภาษีหรือไม่ ถ้ามีภาษีจะเป็นมูลค่าที่รวมภาษีแล้วหรือไม่ เพื่อให้ระบบช่วยคำนวณมูลค่าสุทธิให้ถูกต้อง

    เช่น ถ้าคอลัมน์ ราคา/หน่วย = 100 บาท

ราคาแยกภาษี คือ ลูกค้าจ่ายเงิน 107 บาท โดยผู้ขายมีรายได้ 100 บาท และมีภาษีขาย 7 บาท
ราคารวมภาษี คือ ลูกค้าจ่ายเงิน 100 บาท โดยผู้ขายมีรายได้ 93.46 บาท และมีภาษีขาย 6.54 บาท

  • สินค้า/บริการ : ระบุสินค้าหรือบริการที่ต้องการออกใบเสนอราคา

  • คำอธิบาย : ระบบจะดึงมาจากชื่อสินค้าหรือบริการที่เคยสร้างไว้ที่เมนูสินค้า แต่สามารถแก้ไขในหน้านี้ได้ โดยระบบรองรับได้สูงสุด 1,000 ตัวอักษร

  • จำนวน : ระบุจำนวนสินค้าหรือบริการที่ต้องการออกใบเสนอราคา ระบบรองรับทศนิยมได้สูงสุด 4 ตำแหน่ง

  • ราคา/หน่วย : ระบุราคาต่อหน่วย ระบบรองรับทศนิยมได้สูงสุด 4 ตำแหน่ง

  • ส่วนลด/หน่วย : ระบุส่วนลดต่อหน่วย ระบบรองรับทศนิยมได้สูงสุด 4 ตำแหน่ง

  • มูลค่าก่อนภาษี : มูลค่าก่อนบวก VAT 7% ช่องนี้ระบบจะคำนวนให้เอง

  • ภาษี : ระบุอัตราภาษี

  • ภาษีมูลค่าเพิ่ม : ระบบคำนวณให้อัตโนมัติ ไม่สามารถแก้ไขที่หน้านี้ได้

  • หัก ณ ที่จ่าย : ระบุอัตราภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย หรือกำหนดมูลค่าเอง

  • หมายเหตุ : หมายเหตุที่ต้องการระบุในเอกสาร

  • กลุ่มจัดประเภท : กลุ่มจัดประเภทที่ต้องการทำรายงานใน PEAK Board (การนำเข้าเอกสาร ตอนนี้สามารถระบุได้เพียง 1 รายการ/เอกสารเท่านั้น)

สามารถกดเลื่อนเพื่อกรอกข้อมูลคอลัมน์ถัดไปได้

** หมายเหตุ ข้อมูลที่จำเป็นต้องระบุมีดังนี้หากไม่ระบุระบบจะไม่ยอมให้สร้างเอกสาร

  • วันที่เอกสาร

  • ลูกค้า

  • สินค้า/บริการ

  • คำอธิบาย

เมื่อกรอกข้อมูลแต่ละเอกสารเรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงเครื่องหมายถูกสีเขียวหน้าคอลัมน์ลำดับที่

กรณีต้องการออกใบเสนอราคาเพิ่มอีกฉบับให้กดปุ่ม +เพิ่มเอกสาร

กรณีต้องการเพิ่มรายการที่ 2 ของใบเสนอราคาฉบับเดียวกันให้กดปุ่ม +เพิ่มรายการย่อย

เมื่อกด +เพิ่มรายการย่อย จะมี Pop-up ขึ้นมาให้เลือก

  • ระบุลำดับเอกสารฉบับที่ต้องการเพิ่มรายการย่อย

  • จำนวนรายการย่อยที่ต้องการจะเพิ่ม

  • กดปุ่ม "เพิ่มรายการย่อย"

ตัวอย่างการเพิ่มรายการย่อย 1 รายการของใบเสนอราคาฉบับที่ 1

เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว กด "สร้างเอกสารทั้งหมด"

เมื่อถูกสร้างสำเร็จ >>> ระบบจะแจ้งเตือนที่กระดิ่ง

สามารถดูรายการละเอียดของเอกสารใบเสนอราคาที่สร้าง โดยกดที่เลขที่ข้อมูลนำเข้า

- จบขั้นตอนการสร้างใบเสนอราคาครั้งละหลายฉบับ ด้วยการกรอกข้อมูลเองที่โปรแกรม -

วิธีที่ 2: นำเข้าข้อมูลจากไฟล์ Excel

ขั้นตอนที่ 1: เมนูรายรับ > นำเข้าเอกสาร

ขั้นตอนที่ 2: กด Drop down ที่ปุ่ม "นำเข้าเอกสาร" เลือกรูปแบบ PEAK

ขั้นตอนที่ 3:

3.1 เลือกรายการเอกสารเป็น "ใบเสนอราคา"

3.2 กด ดาวน์โหลดฟอร์ม (.xlsx) สำหรับกรอกข้อมูลที่ต้องการนำเข้าระบบ โดยแต่ละประเภทเอกสารมีแบบฟอร์มแตกต่างกัน

3.3 กดเปิดไฟล์ Excel เพื่อกรอกข้อมูลนำเข้าใบเสนอราคา

ตัวอย่างฟอร์ม Excel การนำเข้าใบเสนอราคา

สามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่แถบ Description ก่อนกรอกข้อมูลที่แถบ Import_Quotation

ขั้นตอนที่ 4: เมื่อกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel เรียบร้อยแล้วให้ Save ลงเครื่องคอมพิวเตอร์ไว้

และนำไฟล์ที่ Save ไว้ ลากไปวางในกรอบเส้นประ หรือกดปุ่ม ค้นหา แล้วเลือกไฟล์ที่ Save ไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์

ขั้นตอนที่ 5: กดปุ่ม "นำเข้าไฟล์"

โดยระบบจะแสดงหน้า Preview ให้ก่อนจะสร้างเอกสารจริง ดังนั้นสามารถตรวจสอบได้อีกครั้ง และกรณีที่ต้องการลบบรรทัดใด ให้กดเครื่องหมายกากบาท (X) ที่ด้านหลังสุดของบรรทัดนั้นๆ

- จบขั้นตอนการสร้างใบเสนอราคาครั้งละหลายฉบับ ด้วยการนำเข้าข้อมูลจากไฟล์ Excel -

ดูคู่มืออื่นที่เกี่ยวข้อง

Did this answer your question?