Durant la vie d’un contrat vous demandez différentes sommes au locataire : loyer, honoraire, caution, intervention d’un artisan etc.
Sur Piloc, les appels de loyers mensuels sont automatisés. Il vous est bien sûr possible de réaliser vous même d’autres appels au besoin.
Appels automatiques
Lorsque vous activez un contrat, des appels automatiques de loyer se feront chaque mois, 5 jours avant la date d'échéance. Les honoraires liés sont aussi créés automatiquement.
Attention, cela n'est pas applicable pour le premier et le dernier appel car vous demandez généralement un loyer proratisé et d'autres frais. Les appels sont donc manuels. Cependant, ceux-ci vous seront poussés à l'activation du contrat et lorsque vous indiquerez une date de fin de contrat. Les honoraires liés sont aussi créés automatiquement.
Appels manuels
Ces appels peuvent être utilisés pour tout type de demande.
Pour faire une demande de paiement :
cliquez sur Contrat depuis le menu de gauche et allez sur le contrat ;
cliquez sur Gestion ;
cliquez sur + Créer une demande de paiement, à droite ;
renseignez un libellé et une date d’échéance. Le libellé sera communiqué au locataire, rendez le explicite. Enfin, choisissez bien une période ;
cliquez sur + Ajouter une ligne de facturation. Choisissez une catégorie comptable pour le premier objet, indiquez un montant, remplissez le taux de TVA, enfin cliquez sur Ajouter. Créez autant de ligne qu’il y a d’objets (loyer, charges, dépôt de garantie, frais d’agence etc.). La somme totale à régler s’affiche en bas dans A Payer ;
si vous êtes dans le cas d’un contrat constitué de plusieurs locataires, alors vous avez la possibilité de jouer sur la répartition des sommes ;
validez en cliquant sur Effectuer la demande.
Sachez qu'il est possible de supprimer un appel. Pour en savoir plus : https://intercom.help/piloc/fr/articles/8442733-modifier-ou-supprimer-une-demande-de-paiement-faite-a-un-locataire.
Par la suite, n'oubliez pas d'aller ajouter les honoraires.
Côté locataire
Si un email a été renseigné à la création du locataire, il recevra un mail le prévenant de l’objet de l'appel, de l’échéance et de la somme à régler. Cela, que l'appel soit automatique ou manuel.
Si vous avez paramétré des relances et que l’échéance est passée alors des emails lui seront envoyés selon la fréquence définie. Pour en savoir plus sur les relances : https://intercom.help/piloc/fr/articles/9027435-gerer-les-relances-locataires.
Exemple d'email
