Durant la vie d’un contrat vous demanderez différentes sommes au locataire : loyer, honoraire, caution, intervention d’un artisan etc.
Sur Piloc, les appels de loyers mensuels sont automatisés. Il vous est bien sûr possible de réaliser vous même d’autres appels au besoin.
Appels automatiques
Lorsque vous activez un contrat, des appels automatiques de loyers se créeront chaque mois.
Attention, cela n'est pas applicable pour le premier et le dernier appel car vous demandez généralement un loyer proratisé et d'autres frais.
Appels manuels
Ces appels peuvent être utilisés pour tout type de demande.
Lors de l’entrée d’un locataire et de sa sortie, vous devrez réaliser un premier et un dernier appel manuel depuis Piloc. Cependant, ceux-ci vous seront poussé à l'activation du contrat et lorsque vous indiquerez une date de fin de contrat. Ainsi pas besoin de suivre la procédure ci-dessous.
Pour faire une demande de paiement :
cliquez sur “Contrat” depuis le menu de gauche et allez sur le contrat ;
cliquez sur “Encaissements” ;
cliquez sur “+ Créer une demande de paiement”, à droite ;
renseignez un libellé et une date d’échéance. Le libellé sera communiqué au locataire, rendez le explicite. Enfin, si l'appel est lié à une temporalité particulière, liez le à une période ;
cliquez sur “+ Ajouter une ligne de facturation”. Choisissez une catégorie comptable pour le premier objet, indiquez un montant, remplissez le taux de TVA, enfin cliquez sur “Ajouter”. Vous devez créer autant de ligne qu’il y a d’objets (loyer, charges, dépôt de garantie, frais d’agence etc.). La somme totale à régler s’affiche en bas dans “A Payer” ;
si vous êtes dans le cas d’un contrat constitué de plusieurs locataires, alors vous avez la possibilité de jouer sur l’affectation des sommes ;
validez la demande en cliquant sur “Effectuer la demande”.
Sachez qu'il est possible de supprimer un appel. Pour en savoir plus : https://intercom.help/piloc/fr/articles/8442733-modifier-ou-supprimer-une-demande-de-paiement-faite-a-un-locataire.
Côté locataire
Si un email a été renseigné à la création du locataire, il recevra une communication 5 jours ouvrés avant l'échéance le prévenant de l’objet de l'appel, de l’échéance et de la somme à régler. Cela, que l'appel soit automatique ou manuel.
Si l’échéance est passée et qu’il n’a toujours pas réglé, il recevra des relances tous les 3 jours par email et sms. Pour en savoir plus sur le suivi des paiements : https://intercom.help/piloc/fr/articles/8142085-suivre-les-encaissements.
Exemple d'email
