PREVISOFT permet de paramétrer des alertes mails pour informer des destinataires de la réalisation d'actions ou de l'état de certaines informations (échéances / retards par rapport à une date) dans les modules de PREVISOFT
Liste des fonctionnalités présentées dans ce guide
Le guide Les alertes mail dans PREVISOFT l'ensemble des alertes mails disponibles dans PREVISOFT :
Accéder à l'interface dédiée à la gestion des alertes mail de PREVISOFT
L'interface de gestion des alertes mail de PREVISOFT est accessible en cliquant successivement sur les boutons :
Menu principal
Paramètres
Alertes Mail
Les administrateurs paramètrent l'accès des utilisateurs à ces fonctionnalités dans le menu Profils de groupes d'utilisateurs (ou Groupes d'utilisateurs), dans le bloc Droits sur les ressources :
Module Paramètres
Menu Alertes mail
Modifier / éditer une alerte mail
Recherchez et éditer l'alerte mail de votre choix
(=> Cliquez ici pour découvrir comment Afficher les informations dans la table à partir de votre sélection dans l'arbre des entités et Modifier / éditer une information de la table)
Les informations associées à l'alerte mail sont décrites dans la partie Créer ou éditer une alerte mail ci-dessous
Créer ou éditer une alerte mail
Cliquez sur le bouton vert Ajouter pour accéder à la fenêtre Créer ou éditer une alerte mail de votre nouvelle alerte mail
Informations générales
Choisissez dans l'arborescence l'entité à laquelle va être rattachée l'alerte mail
IMPORTANT !!!
L'entité de rattachement ne sera plus modifiable après la sauvegarde
Sélectionner Ressources donne accès uniquement aux alertes mails suivantes :
Module REMONTEES TERRAIN
Envoi, déclenché par l'action d'un utilisateur, d'une information concernant une collecte de remontée terrain
Alerte mail envoyée manuellement afin de transmettre une information liée à une collecte de remontée terrain.
Alerte déclenchée via le bouton jaune à droite sous Sauvegarder / Fermer / Supprimer.
D-RT-00001
Service BRIDGE
Notification du traitement d'un fichier d'import par le service Bridge
Alerte mail automatique informant du traitement d'un fichier importé par le service Bridge, avec restitution des résultats et des logs de traitement
BRIDGE
Menu ADMINISTRATION
Envoi, déclenché par l'action d'un utilisateur, des informations de connexion à un utilisateur
Alerte mail envoyée manuellement pour informer un utilisateur d'un événement lié à ses informations de connexion.
Alerte déclenchée via le bouton jaune à droite sous Sauvegarder / Fermer / Supprimer.
D-AM-00001
Renseignez obligatoirement le champ Nom de l'alerte mail
Renseignez éventuellement les champs :
Référence de l'alerte mail : pour identifier de façon unique cette alerte mail suivant votre codification interne
Commentaire sur l'alerte mail : pour décrire le fonctionnement attendu de l'alerte mail
Le bouton Couvrir toutes les entités enfants avec cette alerte mail est coché par défaut, pour appliquer cette alerte mail également à toutes les sous-entités de l'entité de rattachement
Déclencheur
Ajoutez un déclencheur, en sélectionnant successivement :
le module du déclencheur
le nom du déclencheur
IMPORTANT !!!
Sélectionner Ressources donne accès uniquement aux alertes mails suivantes :
Module REMONTEES TERRAIN
Envoi, déclenché par l'action d'un utilisateur, d'une information concernant une collecte de remontée terrain
Alerte mail envoyée manuellement afin de transmettre une information liée à une collecte de remontée terrain.
Alerte déclenchée via le bouton jaune à droite sous Sauvegarder / Fermer / Supprimer.
D-RT-00001
Service BRIDGE
Notification du traitement d'un fichier d'import par le service Bridge
Alerte mail automatique informant du traitement d'un fichier importé par le service Bridge, avec restitution des résultats et des logs de traitement
BRIDGE
Menu ADMINISTRATION
Envoi, déclenché par l'action d'un utilisateur, des informations de connexion à un utilisateur
Alerte mail envoyée manuellement pour informer un utilisateur d'un événement lié à ses informations de connexion.
Alerte déclenchée via le bouton jaune à droite sous Sauvegarder / Fermer / Supprimer.
D-AM-00001
Les noms et commentaire du déclencheur expliquent le mode de déclenchement de l'alerte mail :
Déclenchement manuel :
Concerne les alertes mail d'actions
Le mail est envoyé lors du clic sur des boutons d'action existants ou supplémentaires qui s’affichent dans les formulaires
Déclenchement automatique :
Concerne les alertes mail automatiques
Le mail est envoyé automatiquement entre 5h et 7h du matin (heure de Paris) :
Si au moins 1 cas correspondant au paramétrage (réalisé dans le bloc Paramétrage du déclencheur) est détecté par PREVISOFT
Si le paramétrage est bien effectué au plus tard la veille, condition indispensable pour recevoir le premier mail automatique
Paramétrage du déclencheur
Ce bloc permet de paramétrer les déclenchements automatiques des alertes mail automatiques
Les alertes mail d'actions affiche le message "Pas de paramétrage nécessaire pour ce déclencheur"
ATTENTION ! ! !
Le mail est envoyé automatiquement entre 5h et 7h du matin (heure de Paris) :
Si au moins 1 cas correspondant au paramétrage (réalisé dans le bloc Paramétrage du déclencheur) est détecté par PREVISOFT
Si le paramétrage est bien effectué au plus tard la veille, condition indispensable pour recevoir le premier mail automatique
Les déclenchements automatiques sont paramétrés avec les champs suivants :
Prévenir avant la date cible :
Non (par défaut)
Oui : affiche les champs (masqués par défaut) :
Délai d’envoi avant la date cible :
Renseigner la valeur (par exemple : "2")
Sélectionner le type de durée (par exemple : "mois")
L'exemple "2 mois" signifie qu'un mail de prévenance est envoyé 2 mois avant la date cible
Relances liées à la prévenance :
Non (par défaut)
Oui : affiche le champ Fréquence des relances :
Renseigner la valeur (par exemple : "15")
Sélectionner le type de durée (par exemple : "jours")
L'exemple "15 jours" signifie qu'un mail de prévenance est renvoyé tous les 15 jours après le premier mail de prévenance, tant que la date cible n'est pas dépassée
Alerter après la date cible :
Non (par défaut)
Oui : affiche les champs (masqués par défaut) :
Délai d'envoi après la date cible :
Renseigner la valeur (par exemple : "1")
Sélectionner le type de durée (par exemple : "mois")
L'exemple "1 mois" signifie qu'un mail d'alerte est envoyé 1 mois après la date cible
Rappels liés à l’alerte :
Non (par défaut)
Oui : affiche le champ Fréquence des rappels :
Renseigner la valeur (par exemple : "2")
Sélectionner le type de durée (par exemple : "jours")
L'exemple "2 jours" signifie qu'un mail d'alerte est renvoyé tous les 2 jours après le premier mail d'alerte
Envoyer un mail même si aucun résultat n’est présent :
Non (par défaut)
Oui : affiche le champ (masqué par défaut) Contenu du mail :
Renseigner le contenu du message
ATTENTION ! ! !
La balise " Tableau récapitulatif " associée au déclencheur d'une alerte automatique doit être ajoutée dans le corps du modèle de mail pour afficher dans vos mails le récapitulatif des informations vérifiant le paramétrage du déclencheur, dans le bloc Modèle de mail
Exemples avec le déclencheur "Date d'échéance d'un plan d'action non réalisé" :
Programmer une alerte mail 2 mois avant la date cible, avec une fréquence de rappel de 15 jours signifie :
> Le premier mail (contenant un récapitulatif des plans d'action réalisés concernés) est envoyé 2 mois avant la date d'échéance
> Un mail est ensuite envoyé tous les 15 jours
> Les envois s'arrêtent si la date cible est dépassée OU si le plan d'action est réaliséProgrammer une alerte mail 1 mois après la date cible, avec une fréquence de rappel de 2 jours signifie :
> Le premier mail est envoyé 1 mois après la date d'échéance
> Un mail est ensuite envoyé tous les 2 jours
> Les envois s'arrêtent si le plan d'action est réalisé
Exemple avec le déclencheur "Date de dernière revue d'une évaluation des risques professionnels" :
Programmer une alerte mail 11 mois après la date cible, sans rappel, signifie :
> un mail (contenant un récapitulatif des évaluations des risques professionnelles concernées) est envoyé 11 mois après la date de dernière revue
Destinataires
La configuration des destinataires comportent 2 niveaux d'informations :
#1 - Renseigner les informations communes à tous les destinataires des alertes mail
Dans la partie Expéditeur en copie, vous pouvez choisir si l’expéditeur reçoit une copie du message envoyé parmi les options suivantes :
Oui (copie cachée)
L’expéditeur reçoit une copie en copie cachée (cci)
Les autres destinataires ne voient pas que l’expéditeur est en copie
Oui
Choix par défaut
L’expéditeur reçoit une copie en copie visible (cc)
Les autres destinataires voient que l’expéditeur est en copie
Non
L’expéditeur ne reçoit pas de copie du message
Ajoutez un ou plusieurs destinataires, en choisissant obligatoirement :
un type de destinataire
un type d'envoi de mail
Plusieurs types de destinataires sont disponibles (en fonction des alertes mails) :
Email personnalisé : Renseignez l'adresse mail de votre choix (personne, service,...)
Employé : Sélectionnez l'employé dans la liste de votre personnel pour utiliser l'email enregistré pour cet employé
Membres du groupe d'utilisateurs : Sélectionnez les groupes d'utilisateurs, pour utiliser l'email enregistré des utilisateurs de chaque groupe d'utilisateurs sélectionné -> ATTENTION : seuls les administrateurs ont le droit de faire cette sélection
Coactivité - Signataires internes d'une intervention : A utiliser spécifiquement avec les déclencheurs associés au module COACTIVITE, pour envoyer l'alerte aux signataires interne de l'intervention à partir de laquelle vous déclenchez l'alerte
Coactivité - Signataires externes d'une intervention : A utiliser spécifiquement avec les déclencheurs associés au module COACTIVITE, pour envoyer l'alerte aux signataires externe de l'intervention à partir de laquelle vous déclenchez l'alerte
Responsable / Pilote d'un plan d'action : A utiliser spécifiquement avec les déclencheurs associés du module PLANS D'ACTION, pour envoyer l'alerte aux Responsable / Pilote d'un plan d'action concerné par le déclencheur
Plusieurs types d'envoi de mails sont disponibles :
to : Contactez directement le destinataire
cc : Mettez en copie le destinataire
Renseignez éventuellement un commentaire sur le destinataire pour mieux décrire le destinataire
Cliquer sur le bouton vert Sauvegarder pour enregistrer le destinataire (ou Annuler)
ATTENTION ! ! !
Si la victime se trouve parmi les destinataires d'un mail d’alerte lié aux AT/MP, elle sera automatiquement exclue de ces destinataires par le logiciel
#2 - Paramétrer des conditions d'envoi pour chaque destinataire d'une alerte mail de type "alerte d'action" d'un module
Vous pouvez paramétrer des conditions d'envoi pour chaque destinataire d'une alerte mail de type "alerte d'action" d'un module
Par défaut, la liste des Conditions d'envoi d'une alerte mail est vide
Pour ajouter un élément dans la liste Conditions d'envoi :
Cliquez sur le bouton vert Ajouter à droite
Renseignez son nom dans le champ Configuration des conditions d'envoi
Configurez les conditions d'envoi (cf. ci-dessous)
Cliquez sur sur le bouton vert Sauvegarder pour enregistrer la configuration (ou Annuler)
Une icône filtre orange s'affiche dans la colonne Type d'envoi de chaque destinataire avec des conditions d'envoi
Pour configurer les conditions d'envoi :
Ajouter une condition à un élément de la liste Conditions d'envoi :
Cliquez sur le bouton vert + Ajouter situé sous le groupe de conditions pour paramétrer une nouvelle règle.
Sélectionnez une condition d'envoi dans la liste proposée, spécifique au type d'alerte mail
Configurez la valeur associée à la condition :
Choisissez un opérateur (par exemple : = )
Sélectionnez ou renseignez la valeur
Cliquez sur le bouton vert Sauvegarder pour enregistrer la condition
Combiner plusieurs conditions pour un envoi ciblé :
La combinaison OU est définie par défaut
Cliquez sur OU pour transformer la combinaison des conditions en ET
Cliquez sur ET pour transformer la combinaison des conditions en OU
Modifier une condition :
Cliquez sur le bouton gris Editer situé à droite de la condition
Sélectionnez une condition d'envoi dans la liste proposée, spécifique à l'alerte mail
Configurez la valeur associée à la condition :
Choisissez un opérateur
Sélectionnez ou renseignez la valeur
Cliquez sur le bouton vert Sauvegarder
Supprimer une condition :
Cliquez sur le bouton rouge Supprimer situé à droite de la condition
La condition est immédiatement supprimée
Exemple pour un plan d'action :
Progression de l’avancement (%) ≥ 50%
OU
Statut du plan d'action = Réalisé
Pour utiliser un élément déjà configuré par ailleurs dans la liste Conditions d'envoi d'un même type d'alerte mail :
Sélectionnez un élément dans la liste Conditions d'envoi
Pour supprimer un élément de la liste Conditions d'envoi :
Sélectionnez un élément dans la liste auto-administrée Conditions d'envoi
Cliquez sur le bouton rouge Supprimer à droite
ATTENTION : la suppression n'est pas possible quand l'élément est déjà associé à un destinataire dans une alerte mail de même type
Le groupe de conditions est supprimé
Modèle de mail
Un modèle de mail permet d'enregistrer :
le texte affiché dans le titre d'un mail envoyé
le texte affiché dans le corps d'un mail envoyé
Un modèle de mail comporte les éléments suivants :
Nom du modèle de mail : ce nom est celui sélectionné dans la liste des modèles disponibles
Référence : pour identifier de façon unique ce modèle de mail suivant votre codification interne
Objet du mail : rédigez le texte qui s'affichera dans le titre du mail
Corps du mail : rédigez le message qui s'affichera dans le corps du mail avec l'éditeur de texte, dans la police de votre choix, en utilisant les balises proposées en fonction du déclencheur
Exemple d'utilisation de balises dans le corps d'une alerte mail :
Module : AT/MP - Déclaration
Déclencheur : AT - Enregistrer et aller à la DAT (D-AT-00001)
Balises proposées pour ce déclencheur (cf. capture ci-dessous) :
Cliquez sur une balise pour l'insérer dans votre texte : son libellé s'affiche entre crochets (cf. capture ci-dessous) :
Le mail généré contient les informations en fonction de l'événement (cf. capture ci-dessous) :
Utilisez la liste auto-administrée de modèles de mail pour composer plusieurs formats de mail à envoyer :
Sélectionnez le modèle de mail à utiliser pour votre alerte mail dans la liste déroulante
Créez un modèle de mail en cliquant sur le bouton vert Ajouter
Supprimez un modèle de mail en cliquant sur le bouton rouge Supprimer
Modifiez un modèle de mail :
Cliquez sur le bouton gris Editer
Rédigez le contenu du corps du mail, en utilisant les balises proposées en fonction du déclencheur
Cliquez sur le bouton gris Sauvegarder situé sous l'éditeur (ou Annuler)
Pièces jointes
Certains déclencheurs proposent une ou plusieurs pièces jointes : PDF CERFA 14463*03 d’un AT, formulaire « Feuille d'accident du travail ou de maladie professionnelle » (parfois appelée « feuille de soins » par abus de langage), édition des réserves, récépissé de dépôt de l'EDI (AT), pièces d'instruction, scan de l'arrêt de travail, PDF généré de l'intervention, éditables paramétrables, ...
Sélectionnez une pièce jointe si nécessaire et si le déclencheur vous en propose.
Dupliquer une alerte mail
Pour dupliquer une ou plusieurs alertes mail :
Cochez la case à gauche de chaque élément à dupliquer
Cliquez sur le bouton Dupliquer qui s'affiche au-dessus du tableau de pilotage
Sélectionnez une ou plusieurs entités de rattachement des futurs éléments dupliqués
Cliquez sur le bouton vert Dupliquer pour confirmer (Ou Annuler)
Vous ne recevez pas les mails de PREVISOFT ??????? :(
Vérifiez dans vos spams la présence éventuelle des mails envoyés par l'expéditeur :
Faites ajouter par votre DSI le domaine previsoft.com en liste blanche
Guide associés :