Un groupe d’utilisateur permet de définir, pour un ensemble d’Utilisateurs, des paramètres communs de fonctionnement de l’application et des matrices de droits d’accès aux données
Bien gérer les groupes d’utilisateur permet de garantir que chaque utilisateur n’aura accès qu’aux données qui le concernent en fonction de son activité dans l'entreprise et des entités pertinentes pour son activité
Cette démarche est donc cruciale pour la sécurisation et la confidentialité des données et doit être mise en œuvre avec le plus grand soin par les administrateurs
Liste des fonctionnalités présentées dans ce guide :
Accéder à l'interface dédiée à la gestion des groupes d'utilisateurs
Cette interface est accessible uniquement aux administrateurs.
L'interface dédiée à la gestion des groupes d'utilisateurs est accessible en ouvrant le menu à l'aide du bouton à trois traits situé en haut à gauche de l'écran, puis en cliquant successivement sur les boutons :
Administration
Gestion des droits d'accès
Groupes d'utilisateurs
Seuls les administrateurs accèdent à ces fonctionnalités
Groupe d'utilisateurs "Administrateurs"
Le groupe d'utilisateur "Administrateurs" :
Est créé automatiquement
Ne peut pas être modifié, ni supprimé, ni désactivé
Est le seul groupe d'utilisateurs qui donne un accès aux menus du module Administration (Gestion des droits d'accès, Licence PREVISOFT, Logs actions utilisateurs, RGPD)
Donne un accès à toutes les autres fonctionnalités de PREVISOFT
Les blocs suivants sont donc masqués :
Paramétrage de la sélection du personnel
Profil du groupe
Droits sur les ressources
Droits sur les entités
Créer ou éditer un groupe d'utilisateurs
Pour créer un groupe d'utilisateurs :
Cliquez sur le bouton vert Nouvel élément situé en haut à gauche du tableau de pilotage pour ouvrir le formulaire
Pour modifier un groupe d'utilisateurs :
Recherchez et éditer l'élément de votre choix
(=> Cliquez ici pour découvrir comment Afficher les informations dans la table à partir de votre sélection dans l'arbre des entités et Modifier / éditer une information de la table)
Cliquez sur sa ligne dans le tableau de pilotage pour ouvrir le formulaire
Groupes d'utilisateurs
Renseignez les informations :
Nom (obligatoire)
Code Groupe
Description
Choisissez le Type de paramétrage des droits d'accès associés au groupe d'utilisateurs :
Paramétrage automatique à partir d'un profil de groupes d'utilisateurs (sélectionné par défaut)
Paramétrage manuel dans la liste des menus
IMPORTANT !!!
Pour vous faciliter la mise à jour des droits d'accès, nous vous recommandons de sélectionner le Paramétrage automatique à partir d'un Profil de groupes d'utilisateurs (sélectionné par défaut)
Paramètres de la sélection du personnel
Choisissez le mode de sélection du personnel, pour les modules présents dans votre licence PREVISOFT :
Liste du personnel entière
L'utilisateur a accès à 4 modes de sélection du personnel :
Liste du personnel entière
Personnel affecté à l'entité déclarante ou à l'un de ses enfants
Personnel affecté à l'entité ou à un de ses enfants
Personnel affecté à l'entité strictement
Personnel affecté à l'entité déclarante ou à l'un de ses enfants
L'utilisateur a accès à 3 modes de sélection du personnel :
Personnel affecté à l'entité déclarante ou à l'un de ses enfants
Personnel affecté à l'entité ou à un de ses enfants
Personnel affecté à l'entité strictement
Personnel affecté à l'entité ou à un de ses enfants
L'utilisateur a accès à 2 modes de sélection du personnel :
Personnel affecté à l'entité ou à un de ses enfants
Personnel affecté à l'entité strictement
Personnel affecté à l'entité strictement
L'utilisateur a accès à 1 mode de sélection du personnel :
Personnel affecté à l'entité strictement
Cette sélection s'appliquent aux utilisateurs du groupe :
Dans le module AT/MP pour une nouvelle Déclaration d’Accident du Travail, de Maladie Professionnelle ou d’Accident Bénin
dans le module VISITES MEDICALES, pour une visite médicale
Dans le module FORMATION pour une nouvelle session de formation
Dans le module EQUIPEMENTS pour une dotation d'équipements
La notion de "affectation du personnel à telle ou telle entité" est gérée via la mutation du personnel, paramétrable dans le menu Personnel de la Liste des Ressources
Profil de groupes d'utilisateurs
Ce bloc s'affiche si Type de paramétrage = Paramétrage automatique à partir d'un profil de groupes d'utilisateurs :
Sélectionnez un profil dans la liste des Profil de groupes d'utilisateurs
Sélectionnez une entité de rattachement dans l'arbre des entités, pour appliquer automatiquement :
Les droits d'accès du profil de groupes d'utilisateurs
A cette entité et tous ses enfant
Droits sur les ressources
Ce bloc s'affiche si Type de paramétrage = Paramétrage manuel dans la liste des menus
A la création du groupe, cliquez sur le bouton Sauvegarder au centre du bloc (orange) pour accéder aux champs du bloc
Précisez les droits d'accès aux fonctionnalités de PREVISOFT indépendantes de l'arbre des entités (Liste des Ressources et Paramètres) :
L : accès en lecture seule (aux informations dans le menu)
L/É : accès en lecture / écriture
L/É/S : accès en lecture / écriture / suppression / désactivation / activation
I : accès aux fonctions d'impression (éditables + exports Excel/PDF)
V : accès avec des droits de validation
Retrouvez une description des droits d'accès en bas de ce guide, dans les parties :
Droits sur les entités
Ce bloc s'affiche si Type de paramétrage = Paramétrage manuel dans la liste des menus
Sélectionnez une entité dans l'arbre, et précisez les droits d'accès aux fonctionnalités de tous les menus des modules de PREVISOFT qui dépendent de cette entité sélectionnée :
L : accès en lecture seule aux informations rattachées à cette entité dans le menu
L/É : accès en lecture / écriture
L/É/S : accès en lecture / écriture / suppression / désactivation / activation
I : accès aux fonctions d'impression (éditables + exports Excel/PDF)
V : accès avec des droits de validation
Vous précisez ainsi les droits d'accès sur le couple [Entité ; Menu]
IMPORTANT !
Cliquez sur le bouton vert (contenant une flèche blanche verticale) Dupliquer ces droits à tous les enfants de l'entité courante pour éviter de définir manuellement, pour chaque entité enfant, des droits identiques à ceux de l'entité parente
Retrouvez une description des droits d'accès en bas de ce guide, dans les parties :
Utilisateurs
Chaque groupe d'utilisateur peut être associé à un ou plusieurs utilisateurs existants
Cliquez sur le bouton vert Ajouter en bas du bloc pour associer le groupe à un utilisateur supplémentaire :
Sélectionnez un élément dans la liste des utilisateurs existants
Cliquez sur le bouton gris Sauvegarder pour enregistrer votre utilisateur.
Utilisez le bouton 3 points à droite de la ligne de l'utilisateur pour l'enlever de la liste
Les groupes d'utilisateurs peuvent aussi être associés aux utilisateurs via le menu Utilisateurs
Enregistrer le formulaire
Tant qu’un champ obligatoire (signalé par une pastille rouge) reste non renseigné :
Le numéro du bloc est affiché dans un rond rouge dans le fil d’Ariane situé à gauche du formulaire
Le formulaire ne peut pas être enregistré
Si tous les champs obligatoires (signalés par une pastille rouge) sont renseignés :
Cliquez sur le bouton vert Enregistrer situé en haut à droite du formulaire pour :
Enregistrer les informations tout en restant dans le formulaire
Cliquez sur le bouton vert Enregistrer et fermer situé au-dessus du bouton gris Annuler en haut à droite pour :
Enregistrer les informations
Fermer le formulaire et revenir au tableau de pilotage
Vous retrouvez la ligne que vous venez de traiter, qui s’affiche alors en bleu dans le tableau de pilotage
Désactiver / Activer un groupe d'utilisateurs
Si vous désactivez un groupe d'utilisateurs, alors :
les droits de ce groupe ne seront plus appliqués aux utilisateurs associés
Il ne sera plus visible dans les utilisateurs associés du menu Gestion des utilisateurs
Si vous réactivez un groupe d'utilisateurs désactivé, alors :
les droits de ce groupe seront à nouveau appliqués aux utilisateurs associés
Il sera à nouveau visible dans les utilisateurs associés du menu Gestion des utilisateurs
Gestion des droits d'accès - Fonctionnement générique
Mode étendu : mode d'affichage des tableaux sans fiche détail
Exporter : avoir les droits d'Editions (I) sur toutes les entités de la sélection de l'arbre (hors ressource) pour que l'export fonctionne
Mode réduit : mode d'affichage des tableaux avec fiche détail
Mode étendu & Mode réduit
Formulaire : mode d'affichage pour le recueil des données
Pour les formulaires de la Liste des ressources :
Attacher dans un formulaire une image non existante : il est nécessaire d'avoir les droits en écriture sur la base documentaire entité Ressources
Attacher dans un formulaire une image existante : il est nécessaire d'avoir les droits en lecture sur la base documentaire entité Ressources
Pour les formulaires des modules :
Attacher dans un formulaire une image non existante : il est nécessaire d'avoir les droits en écriture sur la base documentaire entité de rattachement
Attacher dans un formulaire une image existante : il est nécessaire d'avoir les droits en lecture sur la base documentaire entité de rattachement
Plan d'actions
Gestion des droits d'accès - Cas particuliers
Liste des ressources / Entités
L'entité créée hérite des droits de son entité de rattachement pour l'ensemble des groupes sur toutes les fenêtres de l'application
Mutations du personnel
AT/MP - Sécurité / Formation / Suivi des habilitations et autorisations par stagiaire
