Nový primaTime umí mnohem víc než stará Docházka, ale pro zachování vašeho zaběhnutého postupu z toho nic nepotřebujete. Váš den má pořád tři kroky – příchod, přestávky, odchod – a tento článek ukazuje, jak je udělat v aplikaci primaTime a kde dnes najdete každé ze svých starých tlačítek.
Kdy se vám hodí
Příchod a odchod jste zaznamenávali ve starém modulu Docházka.
Staráte se o docházku svého týmu – kontrolujete výkazy, tisknete je, uzamykáte uplynulé měsíce. Vaše část je níže v oddílu Pokud jste administrátor.
Než začnete
Aplikaci máte nainstalovanou a jste přihlášeni. → Instalace a přihlášení v článku Měřte čas v telefonu s aplikací primaTime
Z vašich činností jsou teď štítky. Práce, Oběd, Lékař a další činnosti ze staré Docházky se převedly jako štítky se stejnými názvy. Už nemají typ Přestávka ani Práce a nemají ani ikonu.
Štítky, klienti, projekty a úkoly se vytvářejí na webu. V aplikaci vybíráte z těch, které už ve vašem pracovním prostoru existují; nový je nejdřív potřeba přidat na app.primatime.com.
Jak to funguje
Příchod
Klepněte na + → Spustit stopky.
Klepněte na Štítky a vyberte štítek, se kterým zaznamenáváte příchod, například Práce.
Klepněte na ✓. Stopky se spustí a jejich lišta zůstane nad záložkami v dolní části obrazovky.
Zapomněli jste zaznamenat příchod včas? Než klepnete na ✓, posuňte čas začátku dřív.
Zaznamenáváte příchod pro klienta nebo projekt? Aplikace nabízí jen klienty, projekty a úkoly, které už ve vašem pracovním prostoru existují – nový je nejdřív potřeba vytvořit na webu.
Přestávky
Odchod na přestávku: klepněte na lištu stopek a potom na tlačítko pozastavení ⏸. Dosavadní čas se uloží jako záznam a na stopkách se zobrazí Stopky jsou pozastaveny.
Návrat z přestávky: klepněte na tlačítko pokračování ▶. Začne nový záznam se stejným štítkem.
Mezera mezi oběma záznamy je vaše přestávka. Nezapisuje se, takže se nezapočítává do vašich hodin – stejně jako přestávky ve starém Výkazu.
Odchod
Klepněte na lištu stopek a potom na tlačítko zastavení ⏹. Záznam se uloží a stopky skončí. Pokud váš pracovní prostor vyžaduje pole, které jste nevyplnili, nejdřív se otevře formulář.
Lékař, dovolená a další nepřítomnost
Když vaše firma chce mít nepřítomnost zaznamenanou, přidejte ji jako samostatný záznam: klepněte na + → Vytvořit nový záznam, vyberte její štítek – například Lékař –, nastavte začátek a konec, nebo délku přes Nastavte dobu, a klepněte na ✓.
Štítky už nemají typ přestávka, takže se do vašich hodin počítá každý záznam bez ohledu na štítek. Pro přestávku, která se počítat nemá, použijte pozastavení.
Pro nepřítomnost zatím nemáte štítek? Nové štítky lze vytvořit jen na webu, na app.primatime.com, ne v aplikaci. Jakmile tam štítek existuje, můžete ho v aplikaci vybrat.
Zapomenutý příchod nebo odchod
Čas doplňte dodatečně přes + → Vytvořit nový záznam – obdoba dřívějšího ručního přidání záznamu. Co jste dřív psali do popisu, patří do pole Poznámka.
Chcete-li záznam opravit, klepněte na něj na záložce Kalendář, změňte ho a uložte.
Vaše hodiny celkem
Aplikace vypisuje vaše záznamy den po dni, bez součtů. Součty najdete na webu na app.primatime.com: Sledování času → Časový výkaz přepnutý na Měsíc ukazuje vaše hodiny za každý den v měsíci.
Pokud jste administrátor
Následující nastavení se provádějí na webu na app.primatime.com, a to administrátorem nebo tím, kdo má ve vašem pracovním prostoru na starosti docházku. Kdo byl ve staré verzi správcem docházky, má teď roli Pozorovatel časových záznamů: vidí čas a reporty všech uživatelů a může také upravovat a schvalovat časové záznamy a měnit nastavení sledování času. Tam se vytvářejí i noví klienti, projekty, úkoly a štítky – aplikace umí vybírat jen z existujících.
Štítky místo činností
Štítky přejmenujete, přidáte nebo archivujete v Nastavení → Štítky.
Aby měl každý záznam štítek, tak jako měl každý záznam docházky činnost: Nastavení → Sledování času → Povinná pole → Štítek.
Chcete-li povolit jen jeden štítek na záznam: Nastavení → Sledování času → Obecné → Jeden štítek na záznam času.
Pokud tento čas nefakturujete: Výchozí stav fakturovatelnosti na stejné stránce, aby nové záznamy nebyly fakturovatelné.
Měsíční výkaz
Měsíc jednoho člověka, den po dni – dřívější Výkaz a jeho tisk: Reporty → Časové záznamy, použijte filtr Uživatel a nastavte měsíc, potom Exportovat jako → PDF → Vlastní, vyberte potřebné sloupce, Seskupit podle nastavte na Den a potvrďte.
Součty všech vedle sebe: Reporty → Uživatelé.
Kdo dnes pracuje: Sledování času → Týmový kalendář.
Odeslání e-mailem nemá obdobu: vyexportujte PDF a přiložte ho ke svému e-mailu.
Štítky nemají typ přestávka, takže když chcete mít pracovní dobu a nepřítomnost zvlášť, seskupte nebo filtrujte reporty podle volby Štítek.
Uzamčení období
Nastavení → Sledování času → Obecné → Zámek časových záznamů a doplňkových položek: nastavte Uzamknout období a před tímto datem už nikdo – ani administrátoři – nemůže záznamy přidávat ani měnit.
Zapněte Automatická aktualizace data uzamčení a každý měsíc se po skončení sám uzamkne. Zámek platí pro celý pracovní prostor; dřívější zámek pro jednoho člověka nemá obdobu.
Kde najdete stará tlačítka
Stará Docházka | Nový primaTime |
Příchod | Aplikace: + → Spustit stopky |
Odchod | Aplikace: lišta stopek → zastavit ⏹ |
Činnosti typu přestávka (Oběd, Káva…) | Aplikace: pozastavit ⏸ a pokračovat ▶ |
Nepřítomnost (Lékař, Dovolená) | Aplikace: + → Vytvořit nový záznam s tímto štítkem |
Ruční přidání záznamu | Aplikace: + → Vytvořit nový záznam |
Celkový čas | Web: Sledování času → Časový výkaz |
Výkaz a jeho tisk | Web: Reporty → Časové záznamy → Exportovat jako |
Odeslání e-mailem | Exportujte a pošlete ze svého e-mailu |
Uzamknout období | Web: Nastavení → Sledování času → Obecné |
Nastavení modulu Docházka → Činnosti | Web: Nastavení → Štítky |
Časté chyby
Příchod bez štítku – záznam pak nejde odlišit od ostatních.
Hledání, jak vytvořit štítek v aplikaci. Štítky se stejně jako klienti, projekty a úkoly vytvářejí na webu.
Zapsání polední přestávky jako záznamu – pak se počítá do vašich hodin. Místo toho stopky pozastavte.