El nuevo primaTime hace mucho más que el antiguo Attendance, pero no necesita nada de eso para mantener su rutina. Su jornada sigue teniendo tres pasos (fichar la entrada, hacer sus pausas y fichar la salida), y este artículo le muestra cómo hacerlos en la aplicación primaTime y dónde está ahora cada uno de sus antiguos botones.
Cuándo usarlo
Registraba sus horas de trabajo fichando la entrada y la salida en el antiguo módulo Attendance.
Se ocupa de la asistencia de su equipo: revisa las hojas de horas, las imprime y bloquea los meses pasados. Su parte está más abajo, en Si es administrador.
Antes de empezar
La aplicación está instalada y ha iniciado sesión. → Instalar e iniciar sesión en Registre su tiempo en el móvil con la aplicación primaTime
Sus actividades ahora son etiquetas. Trabajo, Comida, Médico y las demás actividades del antiguo Attendance han pasado a ser etiquetas con los mismos nombres. Ya no tienen un tipo (pausa o trabajo) ni icono.
Las etiquetas, los clientes, los proyectos y las tareas se crean en la web. En la aplicación se elige entre los que ya existen en su espacio de trabajo; uno nuevo tiene que añadirse primero en app.primatime.com.
Cómo funciona
Fichar la entrada
Pulse + → Iniciar cronómetro.
Pulse Etiquetas y elija la etiqueta con la que ficha la entrada, por ejemplo Trabajo.
Pulse ✓. El cronómetro se pone en marcha y su barra se queda encima de las pestañas, en la parte inferior de la pantalla.
¿Se le olvidó fichar la entrada a su hora? Ponga una hora de inicio anterior antes de pulsar ✓.
¿Ficha la entrada para un cliente o un proyecto? La aplicación muestra solo los clientes, proyectos y tareas que ya existen en su espacio de trabajo: uno nuevo tiene que crearse primero en la web.
Pausas
Al empezar una pausa: pulse la barra del cronómetro y después el botón de pausa ⏸. El tiempo transcurrido se guarda como un registro y el cronómetro muestra El cronómetro está en pausa.
Al volver de la pausa: pulse el botón de reanudar ▶. Empieza un registro nuevo con la misma etiqueta.
El hueco entre los dos registros es su pausa. No se registra, así que no cuenta en sus horas, igual que las pausas en la antigua Hoja de horas.
Fichar la salida
Pulse la barra del cronómetro y después el botón de detener ⏹. El registro se guarda y el cronómetro se detiene. Si su espacio de trabajo exige un campo que no ha rellenado, primero se abre el formulario.
Médico, vacaciones y otras ausencias
Cuando en su empresa quieran que una ausencia quede registrada, añádala como un registro propio: pulse + → Crear un nuevo registro de tiempo, elija su etiqueta (por ejemplo, Médico), indique el inicio y el fin, o la duración con Establecer duración, y pulse ✓.
Las etiquetas ya no tienen tipo de pausa, así que cada registro cuenta en sus horas, sea cual sea su etiqueta. Si una pausa no debe contar, pause el cronómetro.
¿Aún no hay etiqueta para la ausencia? Las etiquetas nuevas solo se pueden crear en la web, en app.primatime.com, no en la aplicación. En cuanto exista allí, podrá elegirla en la aplicación.
Si se le olvidó fichar la entrada o la salida
Añada el tiempo después con + → Crear un nuevo registro de tiempo, igual que antes añadía un registro a mano. Lo que antes escribía en la descripción va ahora en Note.
Para corregir un registro, púlselo en el Calendario, cámbielo y guárdelo.
Sus horas totales
La aplicación muestra sus registros día a día, sin totales. Sus totales están en la web, en app.primatime.com: Control de tiempo → Hoja de tiempo, en la vista Mes, muestra sus horas de cada día del mes.
Si es administrador
Los ajustes que se describen a continuación se hacen en la web, en app.primatime.com, y los hace un administrador o quien se encargue de la asistencia en su espacio de trabajo. Quienes eran responsables de asistencia en la versión antigua tienen ahora el rol Observador de registros de tiempo: ven el tiempo y los informes de todos y, además, pueden editar y aprobar registros de tiempo y cambiar los ajustes de seguimiento del tiempo. Los clientes, proyectos, tareas y etiquetas nuevos también se crean allí: la aplicación solo puede elegir los que ya existen.
Etiquetas en lugar de actividades
Cambie el nombre de las etiquetas, añada otras nuevas o archívelas en Configuración → Etiquetas.
Para que cada registro lleve una etiqueta, igual que cada registro de asistencia tenía una actividad: Configuración → Control de tiempo → Campos obligatorios → Etiqueta.
Para permitir solo una etiqueta por registro: Configuración → Control de tiempo → General → Una etiqueta por registro de tiempo.
Si no factura este tiempo: Estado de facturación por defecto, en la misma página, para que los registros nuevos no sean facturables.
La hoja de horas del mes
El mes de una persona, día a día (la antigua Hoja de horas y su impresión): Informes → Registros de tiempo, filtre por Usuario y elija el mes; después Exportar como → PDF → Personalizado, elija las columnas que necesite, ponga Agrupar por en Día y confirme.
Los totales de todos, uno junto a otro: Informes → Usuarios.
Quién trabaja hoy: Control de tiempo → Calendario del equipo.
El envío por correo electrónico no tiene equivalente: exporte el PDF y adjúntelo a su propio correo.
Las etiquetas no tienen tipo de pausa, así que agrupe o filtre sus informes por Etiqueta cuando quiera ver por separado el tiempo de trabajo y las ausencias.
Bloquear un periodo
Configuración → Control de tiempo → General → Bloquear los registros de tiempo y los artículos adicionales: establezca el Tiempo de bloqueo y nadie, ni siquiera los administradores, podrá añadir ni modificar registros anteriores a ese momento.
Active Actualizar automáticamente la fecha de bloqueo para bloquear cada mes en cuanto termine. El bloqueo se aplica a todo el espacio de trabajo; el antiguo bloqueo para una sola persona no tiene equivalente.
Dónde están ahora sus antiguos botones
Antiguo Attendance | Nuevo primaTime |
Fichar la entrada | Aplicación: + → Iniciar cronómetro |
Fichar la salida | Aplicación: barra del cronómetro → detener ⏹ |
Actividades de pausa (Comida, Café…) | Aplicación: pausa ⏸ y reanudar ▶ |
Ausencias (Médico, Vacaciones) | Aplicación: + → Crear un nuevo registro de tiempo con esa etiqueta |
Añadir un registro a mano | Aplicación: + → Crear un nuevo registro de tiempo |
Tiempo total | Web: Control de tiempo → Hoja de tiempo |
Hoja de horas e impresión | Web: Informes → Registros de tiempo → Exportar como |
Envío por correo electrónico | Exporte y envíelo desde su propio correo |
Bloquear periodo | Web: Configuración → Control de tiempo → General |
Configuración de Attendance → Actividades | Web: Configuración → Etiquetas |
Errores frecuentes
Fichar la entrada sin etiqueta: después, el registro no se puede distinguir de los demás.
Buscar la forma de crear una etiqueta en la aplicación. Las etiquetas, igual que los clientes, proyectos y tareas, se crean en la web.
Registrar la pausa para comer como un registro: entonces cuenta en sus horas. En su lugar, pause el cronómetro.