Aperçu
Le module d’automatisation permet d’exécuter automatiquement des actions dans ProgressionLIVE lorsqu’un événement précis survient dans une tâche.
Ces automatisations remplacent la majorité des anciens plugins et donnent aux administrateurs un contrôle direct sur les processus, sans intervention technique.
Une automatisation est toujours composée de trois éléments :
Un déclencheur (quand ça se produit)
Des conditions (dans quel contexte)
Une action (ce qui est exécuté)
Les automatisations s’appliquent à l’échelle du compte et non à un utilisateur individuel.
Certains automatismes sont « premium », des frais de 25$/mois seront ajoutés à votre facture pour leur mise en place.
Accéder au module d’automatisation
Ouvrez le menu Gestion
Cliquez sur Automatisation dans le panneau de gauche
Utilisez :
Catalogue d’automatisations pour créer
Mes automatisations pour gérer celles existantes
Astuce :
Si le menu Automatisation n’est pas visible, il s’agit généralement d’un problème de permission. Le support peut activer l’accès pour votre rôle utilisateur.
Comprendre l’écran « Mes automatisations »
Chaque automatisation affiche :
Nom
Déclencheur
Type d’automatisation
Créateur
Statut (activée ou désactivée)
Actions possibles :
Modifier
Dupliquer
Activer / désactiver
Supprimer
Consulter l’historique des modifications
Astuce :
Utilisez un nom descriptif et standardisé, par exemple :
AS – Envoyer bon de travail à Terminé
Types d’automatisations disponibles
Envoi de courriel automatisé
Automatisation la plus utilisée.
Permet d’envoyer automatiquement un courriel :
à un client
à un emplacement
à une ressource humaine
à des assistants
à une adresse courriel fixe (à l'administration par exemple)
Déclencheurs possibles
À l’atteinte d’un état de tâche spécifique
Après un délai suivant un changement d’état de tâche
En fonction d’un champ de date dans la tâche (ex. rendez-vous)
Destinataires
Les destinataires peuvent être :
dynamiques (provenant de la tâche. ex. courriel du client de la tâche)
fixes (adresse courriel saisie manuellement)
Important :
Un champ doit être de type Email pour être sélectionnable comme destinataire ou être un champ courriel de base dans Progression.
Contenu du courriel
Sujet et message personnalisables
Insertion de données dynamiques (code de tâche, champs, etc.)
Mise en forme (gras, italique, liens)
Options avancées
Adresse de retour (reply-to) fixe
Joindre un PDF via un modèle d’impression
Sauvegarder le PDF dans la tâche
Inclure les pièces jointes de la tâche
Ajouter un lien de paiement (nécessite le module de paiement)
Conditions d’envoi (ex. booléen « Envoyer courriel »)
Envoi de SMS automatisé
Fonctionne selon la même logique que l’envoi de courriel, avec quelques différences :
Aucun sujet
Un seul destinataire à la fois
Champs requis de type Téléphone
Astuce :
Les SMS sont idéaux pour les communications urgentes (ex. “Nous sommes en route”).
Les comptes Progression dispose d'un moins grand nombre d'envoi de SMS que de courriel. Évitez donc de remplacer tous les courriels par des SMS.
Copie d’information entre tâche et entité
Permet de copier automatiquement des données entre :
client ↔ tâche
emplacement ↔ tâche
ressource humaine ↔ tâche
tâche ↔ tâche
Cas d’usage fréquent :
Copier les notes du client dans la tâche à la création
Copier la note finale du technicien dans la fiche client à la fin
Options importantes :
Copier toujours les données (effacera le contenu actuel du champ)
Copier seulement si le champ de destination est vide
Astuce :
Créez un champ dédié (ex. « Note client importée ») pour éviter d’écraser des données manuelles.
Création de tâche sur transition
Crée automatiquement une nouvelle tâche lorsqu’une tâche existante atteint un état précis.
Exemples :
Soumission acceptée → création d’un appel de service
Début des travaux → création d’un rapport ou formulaire
Fin des travaux → création d’une tâche de suivi
Options disponibles :
Type de tâche à créer
Status initiale de la tâche
Lien parent/enfant entre les tâches
Copie automatique du client, de l’emplacement, de la ressource humaine, du rendez-vous et des items
Ajout d’items à la création d’une tâche
Item à prix fixe
Ajoute automatiquement un ou plusieurs produits en items dans la facture lors de la création d’une tâche.
Exemples :
Main-d’œuvre
Frais de déplacement
Inspection de base
La quantité peut être :
0 (le technicien ajuste)
un minimum (ex. 3 heures)
Item à prix variable (pourcentage)
Ajoute un item calculé sur un pourcentage du total de la facture.
Exemple courant :
surcharge carburant
Note : cet automatisme est premium.
Progresser une tâche à la réception d’un paiement
Lorsque le client effectue un paiement via un lien :
la tâche progresse automatiquement à un état défini
(ex. Paiement reçu, Prêt à facturer)
Note : cet automatisme nécessite le module de paiement de Progression.
Consolidation de facture
Permet de regrouper la facturation de plusieurs tâches dans une seule tâche finale afin d’émettre une seule facture.
Deux approches :
tâche principale avec sous-tâches
consolidation par client et emplacement
Note : cet automatisme est premium.
Bonnes pratiques générales
Tester toute automatisation avant de l’activer en production
Éviter les chaînes complexes non documentées
Désactiver temporairement plutôt que supprimer
Documenter vos automatisations internes
Utiliser des types de tâches ou des états de test
FAQ — Automatisation
À quoi sert le module d’automatisation ?
Il permet d’exécuter automatiquement des actions (courriel, SMS, création de tâche, copie de données, facturation, etc.) lorsqu’un événement précis survient dans une tâche.
Une automatisation s’applique-t-elle à tous les utilisateurs ?
Oui. Les automatisations sont actives à l’échelle du compte et s’appliquent à toutes les tâches qui respectent les critères définis.
Pourquoi mon automatisation ne se déclenche pas ?
Vérifiez qu’elle est activée, que le type de tâche et l’état déclencheur sont corrects, que les conditions sont respectées et que les champs requis (courriel ou téléphone) sont bien remplis.
Quelle est la différence entre “la tâche peut changer d’état” et “doit rester à l’état” ?
Peut changer d’état : l’action sera exécutée même si la tâche progresse ensuite.
Doit rester à l’état : l’action est annulée si la tâche change d’état avant l’envoi.
Puis-je utiliser un champ personnalisé comme destinataire ?
Oui, à condition que le champ soit de type Email pour un courriel ou Téléphone pour un SMS.
Puis-je joindre un PDF dans un courriel automatisé ?
Oui, via un modèle d’impression. Le PDF sélectionné sera joint automatiquement au courriel.
Les SMS remplacent-ils les courriels ?
Non. Les SMS sont recommandés pour les communications urgentes ou sensibles au moment (ex. “Nous sommes en route”).
Puis-je désactiver une automatisation sans la supprimer ?
Oui. La désactivation est recommandée pour les tests ou les ajustements temporaires.
Dois-je convertir mes anciens plugins en automatisations ?
Non, seulement si vous devez les modifier ou reprendre le contrôle de leur configuration.