Aperçu
L'automatisme de copie d'informations permet de transférer automatiquement des données entre vos tâches et vos entités (clients, emplacements, ressources humaines).
Cet automatisme est particulièrement utile lorsque :
Vous avez des informations importantes sur un client ou un emplacement qui doivent se retrouver dans la tâche
Vous voulez que des informations de la tâche se copient automatiquement dans le client ou l'emplacement
Vous devez transférer des données d'un champ à un autre au sein d'une même tâche
Note : Il est possible de créer deux automatismes pour copier l'information dans les deux directions (client → tâche ET tâche → client).
Configurer l'automatisme
Informations de base
Nom de l'automatisation
Donnez un nom clair à votre automatisme (ex: "Copier code d'alarme client vers tâche")
Type de tâche
Sélectionnez le type de tâche où l'automatisme sera déclenché
État du processus
Choisissez à quel état du processus l'automatisme se déclenchera
Saisie d'entité
La saisie d'entité définit la source et la destination du transfert.
Entité
Sélectionnez l'entité concernée :
Client
Emplacement
Ressource humaine
Tâche
Direction du transfert
Choisissez le sens de la copie :
Copier les valeurs de l'entité vers la tâche : L'information de l'entité sélectionnée (client, emplacement, etc.) est transférée dans la tâche
Copier les valeurs de la tâche vers l'entité : L'information de la tâche est transférée vers l'entité sélectionnée
Astuce : Pour transférer des informations d'un champ à un autre au sein d'une même tâche, sélectionnez "Tâche" comme entité.
Comportement
Le comportement détermine comment l'automatisme gère les données existantes.
Toujours copier les données
L'information sera toujours écrasée par la nouvelle donnée, même si le champ contenait déjà une valeur
À chaque déclenchement, les données sont remplacées
Copier les données si elle n'écrase pas d'information
Si le champ de destination contient déjà une valeur, l'automatisme ne s'exécutera pas
Les données existantes sont préservées
Sélection des champs
Champs à copier
Cliquez sur Ajouter un champ
Sélectionnez le champ source (d'où provient l'information)
Sélectionnez le champ de destination (où l'information sera copiée)
Répétez pour ajouter d'autres champs
Ajouter des groupes
Vous pouvez créer plusieurs groupes de saisie d'entité dans un même automatisme
Exemple : Copier des informations du client vers la tâche ET de la tâche vers la tâche
Chaque groupe peut avoir son propre comportement et sa propre direction
Cas d'usage courants
Copier des informations importantes du client
Est-ce pour vous ?
Vos fiches clients ou emplacements contiennent des informations critiques que vos employés doivent connaître (code d'alarme, avertissement chien de garde, instructions d'accès).
Cas d'usage
Denis crée une tâche pour le remplacement d'un système d'alarme. Le technicien doit connaître le code actuel pour effectuer les travaux. Lors de la création de la tâche, le code du système d'alarme contenu dans la fiche client est automatiquement copié vers la tâche.
Important : Même si les techniciens ont accès à la fiche client via l'application, copier l'information directement dans la tâche garantit qu'elle sera bien visible.
Copier les adresses courriel des contacts
Est-ce pour vous ?
Vos clients ont plusieurs contacts avec des adresses différentes. Vous devez informer plusieurs personnes de l'avancement des travaux par courriel.
Cas d'usage
Marie crée une nouvelle tâche pour un client. Le propriétaire n'est jamais présent sur le lieu des travaux, mais il veut être au courant de l'avancement. Lors de la création de la tâche, le champ du contact principal (le propriétaire) est automatiquement copié dans la tâche.
Astuce : Combinez cette automatisation avec l'automatisation d'envoi de courriel pour toujours notifier les bonnes personnes. Vous pouvez entrer plusieurs courriels dans un même champ en les séparant par une virgule (,). Toutes les adresses seront copiées vers la tâche.
Copier des notes vers la fiche client ou emplacement
Est-ce pour vous ?
Vous effectuez souvent des travaux aux mêmes endroits ou chez le même client. Vos techniciens prennent des notes pour les prochaines visites.
Cas d'usage
Guy termine les travaux de maintenance dans une unité de condo. Le client l'informe que lors de la prochaine visite, il voudrait faire nettoyer son air climatisé. Guy prend la demande en note dans la tâche, qui sera automatiquement recopiée dans la fiche client. Lors de la prochaine tâche, l'information sera disponible.
Astuce : Configurez deux automatismes : un pour copier de la tâche vers la fiche client (sauvegarder les notes) et un autre pour copier de la fiche client vers la tâche (afficher les notes lors de la prochaine visite). Cela garantit que la dernière information est toujours à jour et accessible.
FAQ
Puis-je copier des informations entre deux tâches différentes ?
Oui. Sélectionnez "Tâche" comme entité et configurez la direction du transfert. Cet automatisme est utile pour transférer des données d'un champ à un autre au sein d'une même tâche.
Que se passe-t-il si je choisis "Toujours copier" et que le champ contient déjà des données ?
Les données existantes seront écrasées par la nouvelle information provenant de la source.
Puis-je copier plusieurs champs en même temps ?
Oui. Cliquez sur "Ajouter un champ" autant de fois que nécessaire pour sélectionner tous les champs à copier.
Comment éviter de créer une boucle infinie avec des automatismes bidirectionnels ?
Sélectionnez des états différents pour chaque direction. Par exemple : copier du client vers la tâche à la création, et copier de la tâche vers le client à la fermeture.
Puis-je copier des informations de plusieurs entités différentes en même temps ?
Oui. Utilisez la fonction "Ajouter un groupe" pour créer plusieurs saisies d'entité dans le même automatisme.