Aperçu
Un processus est un arbre d’états qui permet à une tâche de progresser (ex. Brouillon → Réparti → En route → Terminé). Chaque type de tâche doit être lié à un processus, même minimal, pour fonctionner.
Principaux cas d’utilisation
Contrôler le cycle de vie d’une tâche avec des états adaptés à votre opération
Encadrer qui peut faire quoi grâce aux transitions et aux rôles
Déclencher des automatisations au bon moment (courriels, plugins, transferts, etc.)
Optimiser l’expérience mobile selon l’état (envoyée au mobile, verrouillée, etc.)
Comprendre comment un processus fonctionne
États
Chaque état (étape/statut) contient :
Un nom
Un numéro d’identification (ID de séquence)
Une couleur
Une ou plusieurs transitions vers d’autres états
Note : Le nom et la couleur peuvent être modifiés sans risque majeur. L’ID, lui, doit être traité avec prudence.
Transitions et rôles
Une transition définit :
Vers quel état on peut progresser
Quels rôles ont le droit de faire cette progression
Exemple
Un utilisateur peut aller à Commencer travaux (400)
Un administrateur peut aller à Commencer travaux (400), En route (300) et Annuler (1000)
Accéder aux processus
Accédez au menu Configuration.
Cliquez sur Processus.
Sélectionnez un processus dans la liste pour afficher ses états.
Astuce : Dans la liste, le nom du processus apparaît (ex. Appel service). Les types de tâches liés sont affichés séparément (souvent via leurs préfixes).
Comprendre l’ID de séquence
L’ID de séquence est l’identifiant technique de l’état. Il sert notamment à :
Lier des automatisations (ex. “à l’étape 600, envoyer un courriel”)
Assurer le bon fonctionnement de certains plugins et intégrations
Déterminer des comportements clés, notamment côté mobile
Important : Ne modifiez pas un ID existant sans comprendre les impacts. Vous risquez de briser des automatisations ou des comportements attendus.
Plages d’ID et comportement (repère pratique)
0 à 99 : tâche sans ressource humaine (ex. brouillon avant assignation)
100 à 199 : tâche assignée, mais pas sur le mobile
200 à 599 : tâche sur le mobile (l’utilisateur mobile a la main sur la donnée)
600 à 999 : états administratifs (tâche visible sur mobile pendant 24h et non modifiable sur mobile)
1000 et + : états hors flux (ex. annulé, archivé)
Astuce : Si vous devez corriger une tâche déjà sur mobile, vous pouvez la ramener à un état “assigné” (100-199), ajuster, puis la “répartir” à nouveau.
Configurer un état
Champs principaux d’un état
Quand vous ajoutez ou modifiez un état, vous verrez généralement :
ID de séquence
Numéro d’identification de l’étatNom d’action
Texte affiché comme action disponible lors d’une transition (ex. “Commencer travaux”)Nom de statut
Texte affiché quand la tâche est rendue à cet état (ex. “Travaux en cours”)Couleur
Couleur visible dans l’interface (supporte n’importe quel code HEX)Synchrone
Force une connexion serveur pour progresser à cet état (souvent lié à des plugins/automatisations)Progression automatique sur scan (mobile)
Permet certaines progressions automatiques via scan (selon configuration mobile)Propriété permettant de cacher l’état
Cache l’état si une propriété booléenne est cochée (disponible uniquement pour les états avec un ID > 200)
Important : L’option Synchrone peut bloquer la progression si l’utilisateur n’a pas de réseau. Utilisez-la seulement lorsque vous devez obligatoirement forcer une synchronisation (ex. déclencher un automatisme, injecter des données, envoyer un courriel obligatoire à la progression de la tâche).
Ajouter ou modifier des transitions
Dans Configuration > Processus, ouvrez le processus visé.
Sélectionnez l’état à partir duquel vous voulez ajouter une transition.
Ajoutez la transition vers l’état cible.
Cochez les rôles autorisés pour cette transition.
Enregistrez.
Astuce : Vous pouvez aussi définir à partir de quelles étapes on peut accéder à l’état que vous configurez (pratique pour créer des retours ou des chemins alternatifs).
Ajouter un nouvel état (étape)
Dans Configuration > Processus, faites un clic droit sur le nom du processus.
Cliquez sur Ajouter une étape.
Définissez l’ID de séquence, le nom d’action, le nom de statut et la couleur.
Ajoutez les transitions de sortie et d’entrée (avec les rôles).
Cliquez sur Enregistrer.
Note : Pour une étape qui doit être effectuée sur mobile, choisissez un ID entre 200 et 599.
Lier un processus à un type de tâche
Accédez à Configuration > Types de tâches.
Ouvrez le type de tâche concerné.
Dans le champ Processus, sélectionnez le processus souhaité.
Enregistrez.
Note : Si vous modifiez un processus déjà assigné à un type de tâche, les changements s’appliquent directement (un rafraîchissement peut être nécessaire).
Bonnes pratiques
Dupliquez un processus existant plutôt que de repartir de zéro, surtout si vous devez créer plusieurs transitions
Respectez les plages d’ID pour éviter des comportements inattendus (mobile, verrouillage, etc.)
Évitez de réutiliser des IDs “par convention” pour d’autres actions
Créez des étapes “transitoires” pour gérer des cas d’exception (ex. renvoyer un bon de travail sans prix)
Identifiants réservés et conventions
Certains IDs sont réservés ou utilisés par convention pour assurer le bon fonctionnement de Progression et facilité l'intégration de nouveau client.
IDs réservés (critiques)
0 – Brouillon : état initial lors de la création
100 – Brouillon – Assigné : atteint lors de l’assignation d’une ressource humaine
200 – Réparti : à partir de quand la tâche est envoyée sur l’application mobile
600 – Terminé : à partir de quand la tâche n’est plus modifiable sur mobile
1000 – Annulé : état d’annulation
IDs utilisés par convention (peuvent être modifié selon les besoins)
300 – En route : réservé pour l’activité En route dans la feuille de temps
340 – Soumission – Envoyer au client : réservé pour l’envoi de soumission
400 – Travaux en cours : réservé pour l’activité En cours dans la feuille de temps
605 – Soumission – Acceptée : progression automatique suite à l’acceptation
620 – Soumission – Refusée : progression automatique suite au refus
700 – Transférer au système comptable : déclenchement du transfert de facture
750 – Facturé : progression automatique suite au transfert réussi
755 – Non facturable : indique qu’une tâche est non-facturable
760 – Erreur de transfert : progression automatique suite à un échec de transfert
Note : Certains comptes ont été construits sans suivre ces conventions. Ce n’est pas forcément un problème.
FAQs
Puis-je supprimer une étape d’un processus ?
Non. Vous pouvez désactiver une étape. Elle ne sera plus proposée dans le processus, mais restera visible si vous affichez les items désactivés.
Que se passe-t-il si une tâche est déjà à une étape désactivée ?
La tâche peut rester à cet état. Vous pourrez ensuite la faire progresser vers un autre état, mais l’étape désactivée ne sera plus sélectionnable.
Quels états sont créés par défaut dans un nouveau processus ?
Souvent : Brouillon, Réparti, En route, Travaux commencé et Terminé, avec Annulé généralement réservé aux administrateurs.
Comment afficher rapidement les tâches annulées ?
Dans la liste des tâches, utilisez l’option Afficher les tâches annulées (souvent accessible dans le menu d’options en haut à droite).
À quoi sert l’option “Synchrone” ?
Elle force la progression à se faire avec une connexion serveur, pour garantir l’exécution d’automatismes et la synchronisation de données avant de renvoyer l’information au mobile.