Aperçu
Fulltime - Réceptionniste IA est une solution de gestion des appels téléphoniques développée en partenariat avec Fulltime et intégrée à ProgressionLIVE.
Conçue pour les entreprises de services sur le terrain, notamment dans les secteurs du CVC (HVAC), de la plomberie et de l'électricité, cette solution utilise l'intelligence artificielle pour répondre aux appels entrants, recueillir l'information des clients et faciliter le traitement des demandes.
Fonctionnalités
La Réceptionniste IA Fulltime permet de :
Répondre aux appels 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
Prendre en charge les appels reçus en dehors des heures d'ouverture.
Poser des questions adaptées aux activités de l'entreprise.
Recueillir les informations fournies par les clients.
Générer automatiquement un résumé de chaque appel.
Gérer plusieurs appels simultanément sans période d'attente.
Fonctionnement
Mise en place de l'assistant
Lors de l'activation du service, une période d'intégration de 14 jours est prévue afin d'entraîner et d'adapter l'assistant aux besoins de l'entreprise.
Durant cette période :
L'utilisation de l'assistant est illimitée.
Fulltime analyse le site web de l'entreprise afin de créer une base de connaissances initiale.
Des informations sont recueillies sur les activités de l'entreprise, telles que :
Les services offerts;
Les situations d'urgence prises en charge;
Le nombre de techniciens;
Les départements ou divisions de services (CVC, plomberie, électricité, etc.).
L'entreprise peut effectuer des appels de test et fournir des commentaires afin d'améliorer les réponses de l'assistant.
Traitement des appels
Lorsqu'un appel est reçu, l'assistant peut :
Répondre au client et recueillir les informations pertinentes.
Identifier les situations urgentes selon les critères établis.
Produire un résumé détaillé de l'appel.
Reconnaître un client existant à partir de son numéro de téléphone.
Consulter l'historique des interventions associées au client lorsque disponible.
Intégration avec ProgressionLIVE
L'intégration entre Fulltime et ProgressionLIVE permet d'automatiser certaines étapes de traitement des demandes.
Selon la configuration choisie, la Réceptionniste IA peut :
Créer automatiquement un appel de service dans ProgressionLIVE.
Associer la demande au bon technicien ou à la bonne équipe.
Mettre à jour certains statuts de répartition.
Déclencher des actions uniquement dans des situations spécifiques, par exemple pour les appels d'urgence.
Les automatisations disponibles dépendent de la configuration mise en place lors de l'intégration.
Forfait inclus avec Progression
Les clients abonnés aux forfaits Pro et Premium bénéficient automatiquement du forfait de base Fulltime.
Le forfait comprend :
80 minutes d'appels IA par mois, soit environ 25 à 40 appels.
L'installation et la configuration de l'assistant Fulltime.
14 jours d'utilisation illimitée lors de la phase d'intégration.
Obtenir plus d'information ou activer le module
Pour obtenir plus de détails sur le fonctionnement de Fulltime - Réceptionniste IA ou pour demander l'activation du module, communiquez avec notre équipe à serviceclient@progressionlive.com.
FAQ
Les appelants sauront-ils qu'ils parlent à une intelligence artificielle?
L'assistante peut indiquer qu'il s'agit d'une intelligence artificielle lorsqu'on lui pose la question directement.
Plusieurs entreprises choisissent également de personnaliser l'assistante en lui attribuant un nom et une identité afin d'offrir une expérience plus naturelle aux appelants.
Que se passe-t-il si l'IA ne connaît pas la réponse?
L'assistante s'appuie sur sa base de connaissances pour répondre aux questions des appelants.
Si l'information recherchée n'est pas disponible, elle ne générera pas de réponse approximative. Selon la configuration en place, elle peut :
Transférer l'appel à un membre de l'équipe;
Prendre un message;
Recueillir les informations nécessaires pour un suivi ultérieur.
Ainsi, les appelants reçoivent toujours une prise en charge appropriée.
L'IA peut-elle faire des erreurs?
Comme tout outil, la qualité des réponses dépend des informations qui lui sont fournies.
Il est recommandé de maintenir la base de connaissances à jour afin d'assurer des réponses précises et représentatives de votre entreprise.
Mes données sont-elles sécurisées?
Les appels et les données associées sont conservés de façon sécurisée.
Fulltime applique des pratiques de sécurité conformes aux standards de l'industrie. Il est également possible de consulter et de supprimer des enregistrements d'appels au besoin.
Ai-je besoin de connaissances techniques pour utiliser Fulltime?
Non. La plateforme a été conçue pour être simple d'utilisation et accessible aux propriétaires d'entreprise ainsi qu'aux membres du personnel, sans nécessiter d'expertise technique particulière.
Comment puis-je modifier les informations utilisées par l'IA?
Les informations relatives à votre entreprise et à vos services peuvent être mises à jour directement dans votre base de connaissances.
Pour les séquences de réponses ou certaines configurations plus avancées de l'assistante, il peut être nécessaire de communiquer avec l'équipe responsable de la configuration.
Comment puis-je désactiver les frais de dépassement?
Il est possible d'activer ou de désactiver les frais de dépassement à partir des emplacements suivants :
Depuis le tableau de bord
Survolez la section Minutes utilisées.
Activez ou désactivez l'option de dépassement.
Depuis la section Facturation
Accédez à la section Facturation.
Repérez l'option Autoriser les dépassements (Allow Overage) sous Utilisation actuelle (Current Usage).
Activez ou désactivez cette option selon vos besoins.
Important : Lorsque les dépassements sont désactivés, l'assistante ne pourra plus répondre aux appels une fois que toutes les minutes incluses à votre forfait auront été utilisées pour la période de facturation en cours.