Les soumissions permettent de présenter une proposition de travaux à vos clients, de recueillir leur approbation électronique et d'automatiser les étapes suivantes du processus.
Contrairement à une tâche d'intervention, qui documente les travaux réalisés sur le terrain, une soumission sert à détailler les travaux proposés, leur coût estimé et les conditions applicables avant l'exécution des travaux.
Qu'est-ce qu'une soumission?
Le type de tâche Soumission est conçu pour présenter une offre de services à un client.
Alors que les appels de service et autres tâches d'intervention sont orientés vers l'exécution du travail et le suivi opérationnel, la soumission met l'accent sur :
La description des travaux à réaliser
Les produits et services proposés
Les prix à présenter au client
Les termes et conditions applicables
L'acceptation ou le refus électronique par le client
Une fois acceptée, la soumission peut automatiquement générer la tâche de suivi nécessaire à la réalisation des travaux.
Créer une soumission
Comme les autres types de tâches, une soumission contient plusieurs sections communes :
Date de rendez-vous
Ressource humaine
Sommaire
Description
Client
Emplacement
Les sections propres aux soumissions permettent ensuite de définir la façon dont la proposition sera présentée au client.
Section Soumission
La section Soumission permet de :
Déterminer quelles informations financières seront affichées au client
Choisir quels montants ou détails de prix doivent apparaître sur le document
Consulter l'aperçu de la soumission grâce au lien URL intégré
Ce lien vous permet de visualiser exactement ce que le client recevra.
Section Termes et conditions
La section Termes et conditions permet d'adapter le contenu contractuel de chaque soumission.
Selon votre configuration :
Des termes et conditions par défaut peuvent être configurés
Ceux-ci demeurent modifiables au besoin pour une soumission spécifique
Ajouter les produits à soumettre
Une fois les informations générales complétées :
Ouvrez l'onglet Facture de la tâche.
Ajoutez les produits et services proposés.
Ajustez les quantités, prix et descriptions au besoin.
Conseil : Vous pouvez personnaliser la description de chaque article afin de fournir davantage de détails au client et l'aider à prendre une décision éclairée.
Envoyer la soumission au client
Lorsque la soumission est prête :
Changez l'état de la tâche à Soumission - Envoyer au client.
ProgressionLIVE envoie automatiquement un courriel au client.
Le courriel contient un lien vers la soumission web.
Le client peut alors consulter l'ensemble de votre proposition directement en ligne.
Acceptation ou refus de la soumission
Au bas de la soumission web, le client dispose des options suivantes :
Accepter la soumission
Refuser la soumission
Signer électroniquement en inscrivant son nom
Une fois la réponse soumise :
L'état de la tâche est mis à jour automatiquement.
La soumission reflète le choix effectué par le client.
Création automatique de la tâche résultante
Lorsqu'une soumission est acceptée :
Une nouvelle tâche est créée automatiquement.
Un lien parent/enfant est établi entre la soumission et la nouvelle tâche.
La soumission devient une archive de l'offre acceptée.
La tâche créée peut ensuite évoluer indépendamment afin de refléter les travaux réellement effectués chez le client.
Attribution de la nouvelle tâche
Selon votre configuration, la tâche créée peut :
Être attribuée automatiquement à la même ressource humaine que la soumission
Être créée sans ressource assignée afin qu'un répartiteur puisse l'attribuer ultérieurement
Cette flexibilité facilite la planification en fonction des disponibilités réelles de votre équipe.
Rappels automatiques pour les clients
En plus de l'envoi initial de la soumission, il est possible d'utiliser les automatisations de ProgressionLIVE pour effectuer un suivi auprès du client.
Par exemple, si la soumission n'a pas été consultée ou signée après un délai déterminé, un rappel automatique peut être envoyé par :
Courriel
Message texte (SMS)
Ces rappels permettent d'augmenter le taux de réponse des clients et de réduire le nombre de suivis manuels effectués par vos équipes.
Les délais, le contenu du message et les conditions de déclenchement peuvent être configurés selon vos processus d'affaires.
Soumissions avec options
Il est également possible de présenter plusieurs options dans une même soumission à l'aide de la fonctionnalité de soumission avec options.
Cette approche permet au client de comparer différentes propositions ou différents niveaux de service à l'intérieur d'une seule soumission, plutôt que de recevoir plusieurs soumissions distinctes.
Les soumissions avec options peuvent être particulièrement utiles lorsque vous souhaitez :
Présenter différentes solutions pour un même besoin
Offrir plusieurs niveaux de service ou d'équipement
Permettre au client de choisir parmi plusieurs scénarios de travaux
Simplifier l'expérience client en regroupant les choix dans un seul document
Pour connaître le fonctionnement complet et les bonnes pratiques, consultez l'article suivant :
Note : Selon votre processus d'affaires, les soumissions avec options peuvent représenter une alternative avantageuse à la création de plusieurs soumissions distinctes.
Cas d'utilisation
Notifications internes automatiques
Le processus de soumission peut être intégré à d'autres automatisations de ProgressionLIVE.
Par exemple :
Lors d'une acceptation
Informer automatiquement un répartiteur afin de planifier rapidement un rendez-vous.
Envoyer une notification par courriel ou SMS à un gestionnaire ou représentant.
Lors d'un refus
Aviser automatiquement le représentant responsable.
Déclencher un suivi auprès du client pour comprendre les raisons du refus.
Préparer une version révisée de la proposition.
Rappels automatiques pour les clients
En plus de l'envoi initial de la soumission, il est possible d'utiliser les automatisations de ProgressionLIVE pour effectuer un suivi auprès du client.
Par exemple, si la soumission n'a pas été consultée ou signée après un délai déterminé, un rappel automatique peut être envoyé par :
Courriel
Message texte (SMS)
Ces rappels permettent d'augmenter le taux de réponse des clients et de réduire le nombre de suivis manuels effectués par vos équipes.
Les délais, le contenu du message et les conditions de déclenchement peuvent être configurés selon vos processus d'affaires.
Historique des versions de soumission
Dans certains contextes, un client peut demander plusieurs ajustements avant d'accepter une proposition.
Il est possible de configurer un mécanisme de conservation des versions :
Chaque itération de la soumission est enregistrée en PDF.
Les PDF sont sauvegardés comme pièces jointes dans la tâche de soumission.
Vous conservez ainsi un historique complet des propositions transmises au client.
Cette fonctionnalité facilite le suivi des négociations et la consultation des versions précédentes.
Bonnes pratiques
✅ Rédigez des descriptions claires et détaillées pour chaque article proposé.
✅ Vérifiez l'affichage de la soumission à l'aide du lien URL avant l'envoi.
✅ Adaptez les termes et conditions lorsque certaines situations l'exigent.
✅ Utilisez les notifications automatisées afin d'accélérer les suivis internes.
✅ Conservez l'historique des soumissions lorsqu'un processus de révision est fréquent dans votre organisation.
FAQ
Puis-je modifier une soumission après l'avoir envoyée au client?
Oui. Toutefois, si le client a déjà reçu la soumission, il est recommandé de valider votre processus interne avant d'apporter des modifications.
Selon votre configuration, vous pouvez également conserver un historique PDF des différentes versions de la soumission afin de garder une trace de chaque proposition envoyée.
Que se passe-t-il lorsqu'un client accepte une soumission?
Lorsqu'un client accepte une soumission :
Son approbation est enregistrée dans ProgressionLIVE.
L'état de la soumission est mis à jour automatiquement.
Une nouvelle tâche peut être créée automatiquement selon votre configuration.
Un lien est conservé entre la soumission et la tâche résultante.
Que se passe-t-il lorsqu'un client refuse une soumission?
Lorsque le client refuse la soumission :
L'état de la tâche est mis à jour automatiquement.
Des notifications internes peuvent être déclenchées selon votre configuration.
Il est possible de modifier la soumission ou d'en créer une nouvelle mieux adaptée aux besoins du client.
Comment le client signe-t-il la soumission?
À la fin de la soumission web, le client peut :
Consulter les informations de la proposition.
Sélectionner Accepter ou Refuser.
Inscrire son nom dans la section de signature électronique.
Soumettre sa réponse.
Puis-je présenter plusieurs options dans une seule soumission?
Oui. ProgressionLIVE permet de créer des soumissions avec options, ce qui permet de présenter plusieurs choix ou scénarios dans une seule proposition.
Cette approche est particulièrement utile lorsqu'un client doit comparer :
Différents équipements
Plusieurs niveaux de service
Divers scénarios de travaux
Des options de remplacement ou de réparation
Pour connaître les étapes de configuration et de fonctionnement, consultez l'article suivant :
Est-ce que le client voit tous les prix de la soumission?
Cela dépend des paramètres sélectionnés dans la section Soumission.
Vous pouvez contrôler quelles informations financières sont présentées au client avant l'envoi.
Puis-je personnaliser les termes et conditions pour une soumission spécifique?
Oui. Même lorsque des termes et conditions par défaut sont configurés, ceux-ci peuvent être modifiés au besoin pour une soumission particulière.
Où ajoute-t-on les produits et services à soumettre?
Les produits et services sont ajoutés dans l'onglet Facture de la tâche de soumission.
Vous pouvez notamment :
Ajouter les produits et services proposés
Modifier les quantités
Ajuster les prix
Personnaliser les descriptions affichées au client
Est-ce que la tâche créée après l'acceptation est liée à la soumission?
Oui. ProgressionLIVE crée un lien entre la soumission et la tâche résultante afin de conserver un historique complet du processus.
Peut-on envoyer des notifications internes lorsqu'une soumission est acceptée ou refusée?
Oui. Selon votre configuration, ProgressionLIVE peut envoyer automatiquement des notifications par courriel ou par SMS lors :
De l'acceptation d'une soumission
Du refus d'une soumission
Ces notifications peuvent être envoyées à un répartiteur, un représentant, un gestionnaire ou toute autre personne concernée.
Peut-on envoyer un rappel automatique à un client qui n'a pas encore signé sa soumission?
Oui. Grâce aux automatisations de ProgressionLIVE, il est possible d'envoyer automatiquement un ou plusieurs rappels lorsqu'une soumission demeure en attente d'approbation.
Les rappels peuvent être transmis par courriel ou par SMS après une période déterminée (par exemple 3 ou 7 jours suivant l'envoi de la soumission).
Cette automatisation permet d'améliorer le taux de réponse des clients tout en réduisant les suivis manuels effectués par votre équipe.
Puis-je voir la soumission avant de l'envoyer au client?
Oui. Un lien URL est disponible dans la section Soumission pour prévisualiser le document exactement comme le client le verra.
Est-il possible de conserver un historique des différentes versions d'une soumission?
Oui. Une configuration optionnelle permet de sauvegarder automatiquement un PDF de chaque version de la soumission dans les pièces jointes de la tâche.
Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque plusieurs révisions sont nécessaires avant l'acceptation finale.