Om de aanmeldingen in je praktijk op een veilige en efficiënte manier te beheren, kan je gebruik maken van de digitale aanmeld- en wachtruimte in QIT.
De eerste keer dat je naar deze digitale aanmeldruimte navigeert, zal je gevraagd worden om een aanmeldingsformulier aan te maken. We zetten alvast een voorstel van zo'n formulier voor je klaar, maar je kan dit volledig aanpassen naar je eigen noden en voorkeuren.
Het aanmeldingsformulier bevat een introductietekst, waarmee je potentiële cliënten kan verwelkomen en eventueel wat toelichting kan geven over de aanmeldingsprocedure. Aansluitend volgen een reeks vragen die relevant kunnen zijn voor de triage en interne of externe verwijzing van de aanmeldingen.
Er zijn diverse types vragen: kort antwoord, lang antwoord, meerkeuze met één of meerdere antwoordopties,... Per vraag kan je kiezen of de vraag verplicht te beantwoorden is. Op een eenvoudige manier kan je vragen toevoegen of verwijderen. Dit laatste doe je via het symbool van het vuilnisbakje.
Bij het toevoegen van vragen, kan je kiezen uit 2 mogelijkheden:
Vragen die verwijzen naar dossierinformatie: deze vragen zijn gelinkt aan velden die je ook in het QIT-dossier terugvindt. De antwoorden op deze vragen zullen automatisch worden ingevuld bij de aanmaak van een dossier.
Vragen die peilen naar andere informatie: deze extra velden kan je toevoegen om bijkomende informatie te verzamelen over o.a. beschikbaarheid, voorkeur therapeut of soort therapie. Deze informatie zal niet automatisch worden bijgehouden in het QIT-dossier.
Eens je het aanmeldingsformulier hebt afgewerkt, klik je op 'Bewaar' om het op te slaan.
Nu ben je klaar om de aanmeldingen centraal te beheren vanuit QIT. Als je al een lijst van bestaande aanmeldingen hebt, kan je deze manueel toevoegen aan QIT. Dit kan per cliënt afzonderlijk, met de 'Cliënt toevoegen'-knop. Of je kan ze in bulk importeren via een .csv import. Hiervoor gebruik je de 'Importeer cliënten'-knop.
Je kan op deze pagina ook de link kopiëren van je aanmeldingsformulier en delen met cliënten of verwijzers, of op je website publiceren. De link kan je ook steeds terugvinden onder 'Instellingen'.
De aanmeldingen worden overzichtelijk weergegeven in een tabel en gerangschikt op datum en tijdstip van aanmelding, met de meest recente aanmelding bovenaan. Elke aanmelding heeft een unieke ID, naam, moment van aanmelding, status, en eventueel een toegewezen hulpverlener.
Als je op een aanmelding klikt, opent zich een detailscherm met op de linkerkant de antwoorden van deze persoon op het aanmeldingsformulier. Je kan hier ook aanduiden aan wie je de aanmelding wilt toewijzen. Rechts vind je een tijdslijn waar alle activiteiten worden weergegeven die in de aanmeldingsfase hebben plaatsgevonden. Ook is er een tekstvak voorzien waar je opmerkingen kan noteren of info die je wilt delen met je collega's.
Bovenaan het scherm vind je de verschillende actiestappen die je kan ondernemen met betrekking tot deze aanmelding: extern verwijzen, op de wachtlijst zetten, verwijderen of opnemen en een dossier aanmaken.
Als je op 'dossier aanmaken' klikt, zal de ingevulde dossierinformatie uit je aanmeldingsformulier automatisch worden ingevuld in het dossier.
Als je een aanmelding opneemt of doorverwijst, zal de informatie nog 30 dagen toegankelijk blijven onder het Tabblad 'Afgerond'. Nadien worden alle gegevens om privacy redenen uit de aanmeldruimte verwijderd.
Wil je je aanmeldingen stoppen, je aanmeldingsformulier aanpassen, of een gepersonaliseerde bevestigingsmail opmaken? Dit kan allemaal in de instellingen.
