Wel of niet paraferen bij digitale ondertekening?

Is het paraferen van een overeenkomst noodzakelijk in het kader van de rechtsgeldigheid of de bewijskracht?

Kort antwoord: Nee, er is geen Nederlandse wet die vereist dat elke pagina van een contract moet worden voorzien van een paraaf. Middels de ondertekendienst van Signhost zet u dus een rechtsgeldige elektronische handtekening. Deze elektronische handtekening wordt over het hele document geplaatst; het gebruik van een paraaf heeft daarom ook geen meerwaarde in het kader van bewijskracht.

In de praktijk zien we de paraaf echter nog wel met enige regelmaat terugkomen. Dit kan bijvoorbeeld onderdeel zijn van bepaalde traditionele (interne) procedures die worden gehanteerd door organisaties, welke zijn opgesteld ten tijde dat contracten nog werden voorzien van een ‘natte’ handtekening. Niet alleen de organisatie die de ondertekendienst gebruikt kan deze procedures hanteren, ook als de ontvangende partij gewend is om een op geparafeerd contract te ontvangen kan men genoodzaakt zijn om hier in mee te gaan. De ondertekendienst van Signhost biedt weliswaar een zogenaamde ‘paraafoptie’, maar formeel gezien kan het paraferen van contracten achterwege gelaten worden. Het digitaliseren van processen en het gebruik van de elektronische handtekening vragen om het gebruik van andere,

moderne procedures.

Rechtsgeldigheid

In de eerste plaats hebben we te maken met de rechtsgeldigheid. In Nederland geldt in beginsel bij het sluiten van een overeenkomst vormvrijheid. Dit betekent dat het sluiten van een overeenkomst dus bijvoorbeeld ook in mondelinge of elektronische vorm mag geschieden. Voor het overgrote deel van de overeenkomsten geldt deze vormvrijheid. Er zijn echter enkele specifieke soorten overeenkomsten waarvoor de wet een geschrift, en bepaalde gevallen ook een handtekening, als vormvereiste stelt.

Voorbeelden hiervan zijn de koop van een woning en het concurrentiebeding binnen de arbeidsovereenkomst. Een akte van cessie of een akte van overdracht inzake auteursrecht moet daarnaast ook altijd worden voorzien van een handtekening. Er is geen wet die verplicht dat elke pagina moet worden voorzien van een handtekening of een paraaf. Een paraaf is voor de rechtsgeldige totstandkoming van een overeenkomst dus geen vereiste.

Bewijskracht

In de tweede plaats hebben we te maken met de bewijskracht. Hiervoor werd al uitgelegd dat veel overeenkomsten vormvrij gesloten kunnen worden. Dit neemt niet weg dat veel organisaties kiezen voor het (digitaal) ondertekenen van een overeenkomst, terwijl dat geen vormvereiste is. Dit heeft alles te maken met de bewijskracht. Door het ondertekenen van een overeenkomst wordt aan het document dwingende bewijskracht toegekend. Dit houdt in dat in geval van een geschil de rechter het bewijsstuk niet zomaar naast zich neer kan leggen. De inhoud wordt als ‘waar’ aangenomen.

Voegt het paraferen van een overeenkomst iets toe aan de bewijskracht?

Bij het gewone ondertekenproces, waarbij het document wordt voorzien van een ‘natte’ handtekening, zou je kunnen stellen van wel. Immers, bij een dergelijk ondertekenproces wordt veelal gewerkt met het uitprinten en inscannen van documenten. Als alleen op de laatste pagina een handtekening wordt

gezet en er blijkt achteraf een pagina te ontbreken, dan kan er discussie ontstaan over welke pagina’s onderdeel vormen van de ondertekende overeenkomst. Het voorzien van alle pagina’s van een paraaf kan deze discussie voorkomen.

Bij het tekenen van een overeenkomst middels een geavanceerde elektronische handtekening speelt deze discussie niet. Immers, de elektronische handtekening wordt middels een elektronisch certificaat verzegeld en over het hele document geplaatst. Wijzigingen in het gehele document kunnen hierdoor worden opgespoord, dus ook als er een pagina uit het document gehaald zou worden. Hiermee wordt

immers de verzegeling doorbroken. Daarnaast wordt in de ‘transactiebon’ de gehele audittrail van het ondertekenproces vastgelegd, dus ook het moment van openen van het document en het plaatsen van de elektronische handtekening. Het paraferen van pagina’s bij het gebruik een geavanceerde elektronische handtekening heeft dus geen toegevoegde waarde wat betreft bewijskracht. Het gebruik van de paraaffunctie binnen het digitale ondertekenproces heeft dus puur een cosmetische functie.

Met het oog op bovenstaande kunnen we dus vaststellen dat het paraferen van documenten juridisch gezien niet nodig is bij het gebruik van de elektronische handtekening via de ondertekendienst van Signhost. Sterker nog, bij een geavanceerde elektronische handtekening wordt gebruik gemaakt van allerlei wiskundige technieken en elektronische certificaten om vast te kunnen stellen of er wijzigingen zijn aangebracht in het document. Daarnaast kan aanvullend gekozen worden voor extra verificatiemethodes om de identiteit van de ondertekenaar met zekerheid vast te stellen. Het gebruik van een ‘krabbel’ is geen vereiste bij de elektronische handtekening en wordt voornamelijk ingezet uit oogpunt van herkenbaarheid. De ‘krabbel’ zal mogelijk op termijn verdwijnen nu er steeds meer wordt toe bewogen naar het ondertekenen van overeenkomsten met een eID. Als de ‘krabbel’ verdwijnt, zal ook de paraaf achterwege blijven. Nu organisaties hun processen digitaliseren en o.a. de elektronische handtekening gebruiken is het ook van belang om de standaardprocedures tegen het licht te houden en te ‘digitaliseren’.

​