Hoe pas ik de automatische herinnering aan?
Het verzendinterval van de automatische herinnering is standaard ingesteld op 7 dagen. Deze herinnering wordt alleen verstuurd wanneer het ondertekenverzoek is aangemaakt via ondertekenen op uitnodiging en het document nog niet is ondertekend. getekend.
Voorbeeld: bij een interval van zeven dagen, wordt na ontvangst van het tekenverzoek (transactie) naar een ondertekenaar elke zeven dagen een herinnering verzonden, totdat deze het document heeft getekend of de transactie een andere eindstatus is bereikt (geweigerd, geannuleerd, verlopen).
Het kan als standaard worden ingesteld via ons portaal Instellingen > Transactie instellingen > Herinneringsinterval
Figuur 1 - Standaard herinneringsinterval instellen
Het kan ook los per transactie worden ingesteld. Dit kan per ondertekenaar door bij het toevoegen van de ondertekenaar te klikken op 'geavanceerde opties'.
Figuur 2 - Herinneringsinterval instellen per ondertekenaar, stap 1
Vervolgens verschijnt er een pop-up, waar je de 'Herinneringsinterval' kunt instellen:
Figuur 3 - Herinneringsinterval instellen per ondertekenaar, stap 2
Hoe pas ik de geldigheidstermijn van de ondertekening aan?
De uitnodiging om te ondertekenen wordt standaard 30 dagen aangeboden. Deze termijn is aan te passen naar minimaal 1 en maximaal 90 dagen.
Dit kan bij het aanmaken van de transactie via Transacties > Nieuwe transactie, linksonder op de pagina zie je de optie: 'Geldigheid transactie'.
Figuur 4 - Standaard staat de geldigheidstermijn op 30 dagen. Ook zie je op welke datum de transactie zal verlopen.
De geldigheidstermijn kan ook als standaard worden ingesteld via Instellingen > Transactie instellingen:
Figuur 5 - Standaard transactiegeldigheidsduur in dagen instellen
Hoe lang blijven documenten beschikbaar om te downloaden?
De documenten kunnen na ondertekening maximaal 30 dagen gedownload worden vanuit het portaal.
Hoe lang blijft metadata zoals emailadressen zichtbaar in het portaal?
Om de hoeveelheid opgeslagen gegevens te beperken, worden bepaalde transactiedetails na 90 dagen automatisch geanonimiseerd. Dit gebeurt vanaf het moment dat een transactie een eindstatus bereikt (zoals status 30). Na deze periode worden o.a. ondertekenaarsnamen, e‑mailadressen, en berichten verwijderd of gemaskeerd. Deze gegevens blijven beschikbaar in het transactiebewijs.
Het blijft mogelijk om transacties op transactie‑ID of referentie terug te vinden in het webportaal, maar andere zoekgegevens zijn dan niet meer beschikbaar. De audit trail blijft zichtbaar in het portaal, maar persoonsgegevens hierin worden eveneens geanonimiseerd.