In dit artikel leggen we uit wat handtekeningdelegatie is en hoe het werkt voor zowel de verzender van een transactie als de ondertekenaar.
Voor verzenders: bekijk "Hoe sta je delegeren toe voor jouw ondertekenaar(s)"
Voor ondertekenaars: bekijk “Hoe delegeer ik een handtekening aan iemand anders?”
Wat is handtekeningdelegatie?
Met handtekeningdelegatie kan de oorspronkelijke ondertekenaar zijn of haar ondertekenverzoek doorsturen (delegeren) naar iemand anders, met behoud van het hoge vertrouwen en de audit trail waarmee je vertrouwd bent in onze dienst.
In de meeste gevallen weet je wie jouw transactie moet ondertekenen. Soms is dat echter niet het geval. In zulke gevallen is delegatie van ondertekenaars een goede oplossing:
Je weet niet wie de tekenbevoegde is, dus hiermee kan het verzoek intern naar de juiste persoon worden gedelegeerd.
Je stuurt verzoeken naar een gedeelde inbox en iemand moet ze doorsturen.
Een teamlid controleert het document eerst en stuurt het dan door naar de daadwerkelijke ondertekenaar.
De oorspronkelijke ondertekenaar ontvangt een ondertekenlink, en binnen het ondertekenproces kunnen ze de handtekening aan iemand anders delegeren. De nieuwe ondertekenaar (gedelegeerde) ontvangt een nieuwe ondertekenlink via een automatische e-mail verzonden door Signhost en kan ondertekenen met hun eigen gegevens.
Na ondertekening worden het ondertekende document en het transactiebewijs verzonden naar de oorspronkelijke ondertekenaar én de nieuwe ondertekenaar (gedelegeerde).
Hoe sta je delegeren toe voor jouw ondertekenaar(s)?
Let op: Wanneer delegeren is ingeschakeld, zijn sommige authenticatie- of verificatiemethoden, zoals SMS-verificatie, mogelijk niet beschikbaar. Dat is omdat de gedelegeerde ondertekenaar waarschijnlijk niet dezelfde contactgegevens heeft als de oorspronkelijke ondertekenaar.
Maak een nieuwe transactie aan
Tijdens het aanmaken van een nieuwe transactie kan de functionaliteit voor het delegeren van ondertekenaars per ondertekenaar in- of uitgeschakeld worden.
Stap 1: Vul de gegevens van de ondertekenaar(s) in zoals je normaal doet.
Stap 2: Selecteer “Geavanceerde opties”.
Stap 3: Schakel “Handtekening delegeren” in voor de ondertekenaar(s) voor wie je dit wil toestaan.
Stap 4: Maak je transactie af door andere ondertekenaars, een document en een optioneel uitnodigingsbericht toe te voegen. Verzend de transactie als je klaar bent.
Sta delegeren toe in standaardinstellingen
Als je altijd handtekeningdelegatie wilt aanbieden aan je ondertekenaars, kun je dit doen door je standaard transactie-instellingen te wijzigen en handtekeningdelegatie standaard in te schakelen.
Stap 1: Ga naar Instellingen in het menu en kies Transactie instellingen
Stap 2: Scroll naar beneden naar "Standaardopties voor ondertekenaars"
Stap 3: Schakel "Handtekening delegeren" in.
Stap 4: Kies “Opslaan” onderaan je scherm om de instellingen op te slaan.
Transactiedetails bij handtekeningdelegatie
De transactiedetails van een transactie waar delegeren is toegestaan, zien er net zo uit als een gewone transactie. Echter, wanneer een van de oorspronkelijke ondertekenaars zijn of haar handtekening aan iemand anders delegeert, zie je dit terug in de transactiedetails en de audit trail.
Gegevens van de ondertekenaar
Je ziet het e-mailadres van zowel de oorspronkelijke als de nieuwe ondertekenaar. Ook de verificatiemethode (Krabbel in dit voorbeeld) is voor beiden zichtbaar. De vervaldatum en (indien ingesteld) de volgende herinneringsdatum zijn alleen zichtbaar voor de gedelegeerde ondertekenaar.
Laatste activiteit
Onder "Laatste activiteit" kun je zien welke ondertekenaars betrokken waren bij de delegatie. Door de audit trail te openen kun je meer informatie zien.
Na het ondertekenen zie je nieuwe activiteiten voor de nieuwe ondertekenaar. De laatste activiteit voor de oorspronkelijke ondertekenaar zal “Handtekening gedelegeerd” zijn.
Ondertekenlink
De ondertekenlink voor de oorspronkelijke ondertekenaar wordt gedeactiveerd en is niet langer zichtbaar in het portaal. Voor de gedelegeerde ondertekenaar wordt een nieuwe unieke ondertekenlink aangemaakt en getoond in het portaal.
Hoe delegeer ik een handtekening aan iemand anders?
Stap 1: Je ontvangt een ondertekenlink. Open de link om naar de ondertekenomgeving te gaan.
Stap 2: Selecteer “Handtekening delegeren” onderaan het scherm.
Stap 3: Vul de naam en het e-mailadres van de nieuwe ondertekenaar in en geef de reden van het delegeren van de handtekening. De reden is alleen zichtbaar voor de nieuwe ondertekenaar. De nieuwe ondertekenaar krijgt een e-mail met de door jou opgegeven reden.
Stap 4: Druk op “Bevestigen” om het proces te voltooien.
Na het delegeren van een handtekening kan de link die je oorspronkelijk in het ondertekenverzoek hebt ontvangen niet meer worden gebruikt. Nadat het ondertekenen is voltooid, worden het ondertekende document en het transactiebewijs naar de oorspronkelijke ondertekenaar en de nieuwe ondertekenaar gestuurd.
Transactiebewijs
Nadat een transactie is ondertekend, bieden we het ondertekende document of de ondertekende documenten en het transactiebewijs aan alle betrokken partijen aan.
Het transactiebewijs geeft ook de delegatie van de ondertekenaar weer. Je beschikt over al het nodige bewijsmateriaal over het ondertekeningsproces. Naast het e-mailadres van de oorspronkelijke ondertekenaar vind je de naam en het e-mailadres van de gedelegeerde ondertekenaar. Er wordt ook een activiteit van de ondertekenaar weergegeven om het delegeren vast te leggen.
Ons supportteam staat klaar om je te helpen als dat nodig is. Je kunt ons bereiken via chat of e-mail: support@signhost.com