Het is mogelijk om de uitnodigingsmail voor een ondertekenverzoek in beperkte mate aan te passen. Deze beperkingen zijn ingesteld om ervoor te zorgen dat e-mails, die vaak naar ondertekenaars worden verzonden, betrouwbaar blijven en goed aankomen.
Hieronder leggen we uit hoe je de uitnodigingsmail kunt aanpassen, afhankelijk van de methode waarmee je transacties aanmaakt:
Via het Signhost webportaal
Via de Signhost API
Belangrijk: De inhoud van het e-mailbericht dat je meestuurt bij een transactie, wordt niet opgeslagen in onze systemen en kan later niet worden geraadpleegd. Alleen het standaardbericht dat is ingesteld via de instellingen van je organisatie blijft zichtbaar.
Branding en e-mailadres afzender instellen
De branding en het e-mailadres van de afzender kunnen centraal ingesteld worden via het Signhost webportaal. Deze instellingen zijn van toepassing op alle transacties, ongeacht of deze via het webportaal of de API worden aangemaakt. Met branding kun je:
De opmaak en branding aanpassen aan de huisstijl van je organisatie.
Het e-mailadres van de afzender wijzigen naar een adres binnen je eigen domein (zoals bijvoorbeeld
contracten@jouwbedrijf.nl).
Aanpassingen via het Signhost webportaal
Als je de optie Versturen op uitnodiging kiest in het webportaal, kun je de volgende aanpassingen doen:
Eigen e-mailbericht meesturen: Je kunt tijdens het aanmaken van een transactie een eigen tekst invoeren. Dit is mogelijk:
Bij het aanmaken van de transactie.
Later via de transactie-instellingen.
Voeg personalisatie toe door de naam van de ondertekenaar in je bericht op te nemen met de syntax
{{Name}}. Hiervoor stel je bij de verificatiemethode "Krabbel" de naam in tijdens het aanmaken van de transactie.
Onderwerp aanpassen: Je kunt het standaardonderwerp wijzigen via de transactie-instellingen of bij het aanmaken van de transactie.
Aanpassingen via de Signhost API
Bij gebruik van de API kun je ook transacties aanmaken via Versturen op uitnodiging (door de parameter SendSignRequest op "true" te zetten). De uitnodigingsmail kan via de volgende instellingen worden aangepast:
Eigen bericht en onderwerp meesturen: Dit kun je doen via de parameters
SignRequestMessageenSignRequestSubject. Let op:Alleen plain text wordt ondersteund (geen HTML).
Enters kun je toevoegen met
\n. (alleen inSignRequestMessage)
Bij de optie Ondertekenen op locatie (door de parameter SendSignRequest op "false" te zetten) wordt een URL gegenereerd die je zelf kunt delen via de gewenste methode (zoals per e-mail of andere communicatiemiddelen).