Er zijn een aantal alternatieven voor het zetten van de handtekening door de directeur:
1. De directeur digitaal laten tekenen vanuit Signhost (op locatie). Bij Signhost kun je er voor kiezen om de handtekening niet via een link maar direct vanuit Signhost te laten tekenen. De aanbieder van het document kan in Signhost een document ter ondertekening klaarzetten door middel van de optie ‘ondertekenen op locatie’. Het document staat klaar in het tekenboek in Signhost en kan daar door de directeur ondertekend worden zonder dat hij of zij daarvan een e-mailbericht ontvangt;
2. Je kunt er voor kiezen om een gescande handtekening van de directeur vooraf te laten opnemen in de Word documenten en het document vervolgens te voorzien van een waarmerk. De directeur zet dan geen krabbel maar alleen een druk op de knop. Er verschijnt een waarmerk linksboven in het document uit naam van de organisatie en gebruiker. De locatie van het waarmerk is niet aan te passen. Het uploaden en plaatsen van het waarmerk zal een apart proces zijn. Uploaden van het gewenste document en druk op de knop “alleen waarmerken” kan door de directeur zelf gedaan worden.
Het gewaarmerkte document en transactiebewijs worden vervolgens naar het e-mailadres van het account verstuurd. Als de aanbieder van het document hier ook toegang tot heeft, kan hij of zij de gewaarmerkte documenten vanuit dit e-mailaccount verder verwerken. Voor de directeur is wel een extra account nodig op naam van de directeur met een privé of algemeen e-mailadres. Er zijn een aantal organisaties die het doen op deze manier.
Voordelen:
Druk op de knop in plaats van krabbel;
Geen berichten meer van verstuurde ondertekenverzoeken alleen de gewaarmerkte documenten en bijbehorende transactiebewijs
Let op!
De plek van het waarmerk is een vast gegeven in de linker bovenhoek;
Gebruik deze methode alleen bij overeenkomsten met een laag juridisch risico.
Het ontvangen van ondertekende documenten en transactiebewijs kan op dit moment nog niet uitgezet worden.
Om de inbox van de directeur zo min mogelijk te vervuilen met berichten van Signhost zou je intern een apart e-mailaccount voor de directeur kunnen laten aanmaken waar de te ondertekenen documenten naar verstuurd en ontvangen worden.
Ons support team helpt je graag verder via de chat of via support@signhost.com