De här tipsen är till för dig som publicerar innehåll på ert intranät. Målet är att göra det enkelt att skapa innehåll som fungerar oavsett om mottagaren läser på dator eller i appen.
Medarbetare tar del av information i olika situationer: ibland vid skrivbordet, ibland i farten. Ofta möter de innehållet via sök eller genvägar – utan extra sammanhang. Därför behöver innehållet vara tydligt, lätt att skumma och snabbt begripligt.
Använd tipsen som stöd när du skriver nyheter, uppdaterar innehåll eller publicerar statiskt innehåll.
Tips 1: Tänk på hur innehåll läses i desktop och app
Vad skiljer en desktop-användare från en app-användare? Jo, tar man emot budskap via en dator har man oftast längre tid för läsning, man får en överblick över budskapet och oftast är det planerad lästid. En app-användare har däremot inte lika lång tid på sig att ta emot och förstå budskapet utan färgas av korta besök, snabb orientering och fokus på detaljer.
Tänk på: Skriv alltid så att innehållet fungerar även om det bara läses i mobilen.
Tips på skrivprincip: KISS - Keep It Short and Simple
KISS innebär att du förenklar texten så mycket som möjligt utan att tappa betydelse. Detta är extra viktigt i mobil då läsaren ofta bara hinner skumma texten. Ju färre ord och ju tydligare struktur, desto bättre effekt.
Tips 2: Se till att innehållet står på egna ben
Medarbetare kan komma till innehåll via:
sök
delade länkar
genvägar eller notiser
De har inte alltid sett startsidan eller relaterade nyheter. Se därför till att varje sida eller nyhet går att förstå utan extra sammanhang.
Tips 3: Börja med det viktigaste
Lyft kärnbudskapet tidigt.
Lägg detaljer och bakgrund längre ner.
Undvik långa inledningar som fördröjer förståelsen.
Detta är extra viktigt för app-användare.
Tips på skrivprincip: BLUF - Botto Line Up Front
BLUF betyder att det viktigaste budskapet kommer först. Mobilanvändare fattar beslut på sekunder - därför måste kärnan av budskapet fram direkt. Detta minskar avhopp och fler får med sig det som är kritiskt.
Tips 4: Skriv nyheter som är lätta att ta till sig
Hur ska man tänka kring rubriker? Tänk på att rubriken bör vara...
Tydlig även utan ingress.
Beskriva vad det gäller och vem det berör.
Exempel:
Ny information - mindre bra då den inte beskriver vad det gäller eller vem det berör.
Nya riktlinjer för semesteransökan från 1 april - tydlig och bra rubrik!
Hur ska man tänka kring text och struktur?
Korta stycken.
Tydliga mellanrubriker.
En tanke per stycke
Tips! Undvik gärna täta textblock, särskilt högt upp i texten.
Och hur ska man tänka kring länkar och bilagor?
Beskriv gärna vad länkar leder till.
Kontrollera att innehållet fungerar i mobil.
Sammanfatta det viktigaste i texten - inte i bilagor eller länkar.
Tips 5: Anpassa personalguider och statiskt innehåll för snabb användning
Ställ dig frågorna:
När behöver jag den här informationen?
Vad vill jag hitta snabbt?
Säkerställ att detta finns med:
Tydliga instruktioner.
Lättillgängliga kontaktuppgifter.
Snabba svar.
Andra bra saker att tänka på kring skapandet av textsidor:
Använd beskrivande sidtitlar.
Se till att innehållet går att hitta via sök.
Undvik breda tabeller.
Använd luft mellan stycken och sektioner.
Tala om vart man vänder sig vid frågor.
Ange ansvarig person eller funktion tydligt (gärna genom att lägga med ett medarbetarkort på textsidan).
Tänk också på att alla inte jobbar mellan 08.00-17.00 - fundera över skiftbyten, rasttider och arbetsdagens rytm för era medarbetare. Timing kan ha stor påverkan på räckvidden!
Tips 6: Ställ kontrollfrågor innan publicering
Innan du publicerar – kontrollera:
Förstår man budskapet efter 5 sekunder?
Fungerar innehållet om det bara läses i mobilen?
Är detta relevant för mottagaren?
Kräver innehållet fler klick än nödvändigt?
Och försök att undvika dessa fallgropar:
Skriva innehåll som förutsätter desktop.
Långa bakgrundstexter före huvudbudskapet.
Otydliga rubriker som kräver sammanhang.
Viktig information gömd i bilagor.
Avslutningsvis
Använd tipsen som stöd – inte som regler. Allt innehåll ser olika ut, men genom att tänka på mottagarens situation och hur informationen faktiskt används blir intranätet mer relevant, begripligt och användbart för alla.
Lycka till med ert innehållsarbete!